Деловая беседа – самая распространенная форма делового общения. Успех в проведении деловой беседы зависит от качества ее подготовки. Специалисты считают, что из десяти бесед, которые подготовлены заранее, семь проходят успешно, а из десяти неподготовленных – только три.
Выделяют следующие этапы подготовки к деловой беседе.
1. Обоснование делового предложения
На этом этапе необходимо продумать ответы на следующие вопросы:
В чем суть вашего предложения?
Как оно появилось?
Как связано ваше предложение с различными сторонами деятельности организации?
Какие выгоды получит организация от принятия вашего предложения?
Каковы минусы вашего предложения для организации?
2. Получение информации о собеседнике
Для решения этой задачи необходимо установить контакт с людьми, которые являются его коллегами или подчиненными. Косвенным источником информации могут служить различные социальные сети. Наиболее важными являются следующие вопросы:
Какова компетентность собеседника в обсуждаемом вопросе?
|
|
Каковы его полномочия в принятии решения по обсуждаемому вопросу?
Какова его возможная позиция по обсуждаемому вопросу? Каков его стиль коммуникации? (Если ваш собеседник относится к категории «трудных», то знание об этом позволит вам выработать нужный настрой и избежать провала).
Кроме того, установление контакта с собеседником может облегчить знание его возраста, семейного положения, образования, сферы интересов, политических взглядов.
3. Формирование позитивного отношения к собеседнику
Если собеседник неприятен вам по каким-либо причинам, то даже при попытке контролировать себя, ваше отношение к нему все-таки проявится в определенный момент беседы (как правило, невербально). Собеседник может почувствовать вашу неприязнь, и это отразится на его поведении и отношении к вам. Кроме ухудшения общей психологической атмосферы беседы это приведет к тому, что вам сложнее будет убедить собеседника, поскольку он будет чувствовать себя настороженно по отношению к вам.
Для создания позитивного настроя необходимо использовать ряд приемов, которые описаны ниже в упражнении «Изменение отношения».
4. Подготовка материалов и документов
Материалы и документы помогают собеседнику войти в курс дела, иллюстрируют сказанное и выступают в качестве дополнительных аргументов. Наличие таких материалов характеризует вас, как серьезного делового партнера.
Если в результате деловой беседы планируется подписание договора или заявления, то бланки должны быть готовы заранее. При благоприятном исходе деловой беседы можно будет сразу же закрепить достигнутые договоренности.
|
|
5. Планирование результатов деловой беседы
При проведении деловой беседы необходимо четко понимать, каковы ее цель и результат. Например, цель: вызвать у руководителя интерес к вам как ценному сотруднику. Результат: руководитель записал ваши координаты или назвал конкретную дату вашей следующей встречи (или подписал ваше заявление).
Четко осознаваемые цель и результат будут направлять ваши действия в нужном направлении.
Дополнительно необходимо ответить на вопросы:
Каковы цель и результат вашего собеседника?
Какой исход беседы максимально устроит вас, какой является неприемлемым и что можно считать компромиссом?
При проведении деловой беседы рекомендуется использовать так называемый Вы-подход, который показывает вашему собеседнику, что для вас важны его потребности, и вы можете посмотреть на обсуждаемые вопросы с его позиции. Примером использования Вы-подхода могут служить следующие фразы:
Вы хотите …
Это должно быть для вас интересно …
Вам будет интересно узнать …
Вопросы для самоконтроля
1. Перечислите основные этапы подготовки деловой беседы.
2. Как может повлиять на ход беседы ваше негативное отношение к собеседнику?