Обсуждение

Обсуждение проводится в форме одного или нескольких собраний, каждое из которых продолжается не более двух часов. В один день рекомендуется проводить не более одного собрания. Если обсуждение не укладывается в запланированное число собраний, то назначаются дополнительные собрания. Для проведения собрания необходимо присутствие ведущего, хотя бы одного из инспекторов и, как правило, автора. Однако, ведущий может по своему усмотрению провести собрание в отсутствие автора, если тот болен или по какой-либо иной причине не может присутствовать на собрании, при условии, что ни один из инспекторов не обнаружил несоответствий, или их замечания очевидны и не требуют разъяснений со стороны автора, или с автором установлена телефонная связь. Если собрание было начато в отсутствие автора, а в дальнейшем возникла необходимость его присутствия, ведущий должен прервать и отложить собрание.

Собрание откладывается, если ни один из инспекторов не подготовился к обсуждению. Ведущий также может по своему усмотрению отложить собрание, если не подготовился или отсутствует хотя бы один из инспекторов.

В ходе обсуждения ведущий синхронизирует работу участников, зачитывая инспектируемый документ либо последовательно называя разделы или абзацы текста или элементы диаграмм, либо каким-то иным способом обеспечивает синхронный просмотр документа всеми участниками. По мере продвижения по документу инспекторы прерывают ведущего в тех местах, к которым у них имеются замечания. В случае отсутствия разногласий ведущий фиксирует несоответствие и продолжает продвижение по документу. При инспектировании документов небольшого объема ведущий, по своему усмотрению, может не синхронизировать просмотр документа всеми участниками, а просто опрашивать участников о наличии замечаний; такой опрос может быть совмещен с заполнением списка контрольных вопросов (см. ниже).

Если мнения участников по высказанному замечанию расходятся, то ведущий управляет дискуссией, последовательно предоставляя слово всем желающим высказаться, причем автор пользуется правом внеочередного предоставления слова. Если в результате дискуссии изменилась формулировка замечания, то ведущий записывает эту новую формулировку, затем зачитывает ее, и, если все участники с ней согласны, продолжает продвижение по документу.

Результатом дискуссии может также быть признание отсутствия проблемы. В этом случае ведущий убеждается в том, что все с этим согласны, и продолжает продвижение по документу.

Участники должны стремиться обозначить проблемы, но не искать их решения. Достижение консенсуса по спорным вопросам также не является целью дискуссии. Если имеется расхождение во мнениях, то должны быть зафиксированы все альтернативные мнения. Ведущий должен прервать дискуссию, если оценивает ее как непродуктивную.

Все участники обязаны уважительно относиться к оппонентам, не перебивать говорящего и высказываться тогда, когда ведущий предоставит им слово. Не допускаются параллельные обсуждения узким составом – каждый участник обязан адресовать свои высказывания всему собранию, а не соседу.

Необходимо также избегать критики и оценки квалификации коллег. Целью инспекции является повышение качества инспектируемых документов, а не оценка квалификации автора или других участников инспекции. Ведущий формальной инспекции не обладает преимуществом перед другими участниками обсуждения, он лишь организует этот процесс и фиксирует его результаты в бланке инспекции.

В ходе обсуждения необходимо в бланке инспекции проставить ответы на контрольные вопросы и зафиксировать замечания. Для этого ведущий последовательно зачитывает контрольные вопросы. При отсутствии у всех инспекторов замечаний, нарушающих сформулированное в вопросе свойство, против вопроса ставится отметка (галочка или крестик) в графе “Yes” или «Да»; в противном случае отметка ставится в графе “No” или «Нет», а в графе “Замечания” (или аналогичной) перечисляются номера соответствующих замечаний, записанных в таблице для замечаний, которая помещена в конце бланка инспекции.

Отметка в графе “N/A” (“Неприменимо”) ставится только в том случае, когда сформулированное в соответствующем вопросе свойство не может быть оценено для данного объекта инспекции; в этом случае в графе “Замечания” записывается обоснование невозможности оценить данное свойство.

Если при проведении повторной инспекции используется бланк от предыдущей инспекции, в котором уже проставлены ответы на контрольные вопросы, то эти ответы не исправляются, а в таблице для замечаний против зафиксированных ранее несоответствий делаются отметки об их устранении. В случае обнаружения новых несоответствий замечания записываются в таблицу после записанных ранее, а следующая повторная инспекция обязательно назначается в полной форме.

В конце обсуждения участники принимают решение о возможности принятия объекта инспекции в имеющейся версии, либо о необходимости внесения исправлений и проведения повторной инспекции в полной или сокращенной форме. Объект инспекции может быть принят в имеющейся версии только при отсутствии несоответствий. Решение о проведении повторной инспекции в сокращенной форме принимается только в том случае, если все участники с этим согласны. Если хотя бы один из участников настаивает на полной форме повторной инспекции, то повторная инспекция должна проводиться в полной форме. Мнение ведущего учитывается наравне с мнениями других участников. Принятое решение фиксируется ведущим на бланке инспекции и заверяется подписями всех участников, включая представителя службы качества, если он присутствовал на собрании.

Теоретически возможна ситуация, когда автор не согласен ни с одним из зафиксированных замечаний, а инспекторы настаивают, что несоответствия имеют место. В таком случае невозможно принять решение об изменении статуса инспектируемых документов, поэтому инспекция должна быть отложена, а решение проблемы вынесено за рамки процесса формальной инспекции.

На бланке инспекции также фиксируется продолжительность собрания и время, затраченное каждым из участников на подготовку.

Процедура формальной инспекции проекта может допускать отмену обсуждения и собрания, если ни у одного из инспекторов нет замечаний. Это возможно либо при проведении инспекции одним инспектором, одновременно являющимся ведущим, либо при использовании автоматизированной системы поддержки проведения формальных инспекций, которая обеспечит ведущего информацией о несоответствиях, обнаруженных каждым из инспекторов, и о том, что каждый из них подтвердил завершение изучения объекта инспекции. В этом случае заполнение бланка инспекции производится ведущим самостоятельно.