Область применения. Вечер (частный, официал

10. Вечер

Вечер (частный, официальный — в ком­мерческих и политических целях); evenZ-мероприятия, ориентированные на конкретные целевые группы (клиенты, VIP-персоны, сотрудники)

11. Палаточный лагерь

Палаточный лагерь; формирование коман­ды; мероприятие как стимул к работе

Турне, спонсирование турне, evenZ-марке-тинг

Общественное мероприятие, тематическое заседание, собрание, муниципальное ме­роприятие, слет, съезд

Презентация, доклад, лекция

8.1. Семинар в фирме

Обучающие курсы имеют диапазон от обычного инструктажа группы коллег до семинара в фирме для сторонних клиентов. Такие курсы служат не только для передачи знаний, но также для привлечения и сплочения сотрудников, партнеров, клиентов и поставщиков.

Описанный в данном примере семинар имеет отношение к обу­чающему предложению предприятия индустрии программного обеспечения. Предложение учебных курсов в данном случае зна­чимо исключительно для представления собственной продукции программного обеспечения и проводится в собственных учеб­ных помещениях фирмы ее же сотрудниками.

Описанные здесь действия по планированию и проведению, ра­зумеется, могут быть перенесены на предложения других обу­чающих курсов в прочих сферах и использоваться как помощь в рассуждениях и принятии решений. Event-характер представлен­ного здесь фирменного семинара сводится главным образом к высокому качеству его проведения. Учебные занятия в индуст­рии программного обеспечения также могут предлагаться и дру­гими предприятиями или сервисными службами, важно, чтобы такого рода семинары рассматривались именно как event-меро- приятия и соответствовали требованиям участников к качеству и профессионализму преподавания.

304 8. Примеры

8.1.1. Инициирование

Первостепенной целью данного вида специализированных семи­наров является генерирование товарооборота. Другая, не менее важная цель — передать участникам знания, необходимые для того, чтобы они могли успешно работать со сложными продук­тами программного обеспечения и вместе с тем свести к ми­нимуму последующие расходы на поддержку ПО. Далее, такие предложения учебных курсов расширяют сферу применения прог­раммного обеспечения, повышают степень известности продукта ПО и значительно влияют на выбор клиентов и их решение о по­купке.

При планировании обучающих курсов должны приниматься во внимание следующие показатели.

• Еженедельно повторяющееся предложение по обучению.

• Продолжительность: 2 дня базового курса + 1 день расширен­
ного курса (учитываются по отдельности либо вместе).

• Место: собственное учебное помещение фирмы.

• Преподаватель: продукт-менеджер или опытный специалист
по технической эксплуатации продукта программного обес­
печения с хорошими педагогическими способностями.

• Максимальное количество участников: 6 человек.

• Целевая группа: разработчики ПО с определенными базовы­
ми знаниями.

• Методы обучения: комбинирование методик из области ком­
пьютерной поддержки и проведения семинарских занятий (ни­
каких учебных лекций в чистом виде).

• Покрытие расходов: собственное финансирование.

Инициирование и принятие решения о проведении на фирме семинара осуществляются сотрудниками руководящего звена, разработчиками соответствующей продуктовой линии и про­дукт-менеджерами или преподавателями. Инициирование начи­нается как минимум за 6-9 месяцев до проведения первого цик­ла занятий.

Старт

В пределах стартовой фазы, во-первых, определяется проектная команда, а во-вторых, начинается планирование отдельных участ­ков задач.

Проектная команда формируется следующим образом.

. 1. Семинар в фирме 305

Руководитель проекта

Продукт-менеджер соответствующего продукта ПО является руководителем проекта в целом и представляет интересы членов команды на переговорах. Он также играет значительную роль в структурировании семинара и берет на себя ответственность за проведение анализа затрат/прибыли или за установление цен (по согласованию с руководством предприятия).

i Обработка заказов

Соответствующий сотрудник, занимающийся обработкой за­казов, несет ответственность за общую организацию семинара, определение сроков его проведения (по согласованию с пре­подавателем), размещение и обслуживание слушателей учеб­ного курса и рассылку им необходимой информации о семи­наре (например, схемы подъездных путей, документов по семи­нару и т. д.).

> Преподаватель

На преподавателя возлагается основная ответственность за со­держательное структурирование и проведение семинара. Он также становится ответственным за распределение времени се­минарских занятий и за документацию, связанную с участни­ками.

• Системный администратор

Системный администратор несет ответственность за общее ап­паратное обеспечение и технику, необходимую при проведе­нии семинара.

> Ответственный за сервис/угощение/прочее

Данному сотруднику, главным образом, поручается подготов­ка к семинару (например, печать семинарской документации, приобретение шариковых ручек, изготовление именных таб­личек), приведение в должный вид семинарского помещения по окончании занятий (уборка, демонтаж оборудования и т. д.), обслуживание обучающихся во время перерывов, организа­ция угощения (привозные обеды) и многое другое, требующее навыков исполнителя-универсала.

» Маркетинг

Чтобы должным образом обнародовать предложение проведе­ния семинара, в начальной подготовительной фазе должны быть запланированы и реализованы меры коммуникации по привлечению слушателей. Основная ответственность здесь ло-

306 8. Примеры

жится на отдел маркетинга, сотрудники которого согласовы­вают отдельные действия с продукт-менеджером и руководи­телем проекта.

В целом планирование семинара в фирме предполагает распре­деление задач по следующим направлениям:

• Продолжительность семинара

При определении общей продолжительности семинара руко­водствуются прежде всего объемом учебного материала. Что­бы исключить повторные приезды участников, расширенный курс им следует предлагать сразу по окончании базового кур­са. При установлении сроков учебного процесса следует при­нять во внимание наличие для отдельных групп так называе­мых «провальных сроков» (понедельник до обеда и пятница после обеда). Далее необходимо проследить, чтобы дни про­ведения семинара не наложились на сроки проведения ярма­рок, конгрессов и т. д.

• Обстановка / техническое оснащение семинара
Участники семинара многого ожидают от оформления учебного
помещения и общей атмосферы. Профессиональное оформле­
ние рабочей обстановки может содействовать восприятию участ­
никами делового имиджа предприятия. Участникам семинара
необходимо комфортно ощущать себя в месте проведения заня­
тий, чтобы иметь возможность полностью углубиться в сосре­
доточенную и напряженную работу. Помещение должно быть
функциональным и свободным от проникновения посторонних
шумов, комфортабельным и уютным, в нем должно быть удоб­
ное для пользования оснащение, свободный доступ свежего
воздуха, чистое санитарное оборудование и обстановка в туале­
тах, специально отведенные места для отдыха во время перемен
(разделенные на зоны для курящих и некурящих) и, желатель­
но, терминалы с доступом в Интернет. Наряду с обустройством
обстановки значительную роль для семинара играет эффектив­
ное техническое оснащение учебных помещений. В распоря­
жении должны быть по меньшей мере учебные компьютеры
для каждого участника, компьютер для преподавателя, экран,
диапроектор, таблицы, магнитные диски, доска для развеши­
вания наглядных материалов, стол для преподавателя.

• Угощение

Под этот пункт попадают обеспечение участников семинара напитками (соки, вода, кола и т. д.), обслуживание во время

. 1. Семинар в фирме 307

перемен (кофе, чай, фрукты и т. д.), а также обеды и, если в этом есть необходимость, ужины. Напитки и еда, предлагае­мые на переменах, должны иметься в достаточном количестве и подаваться вовремя, сразу по окончании очередного заня­тия. Также планом должно предусматриваться, где могут уст­раиваться обеды и, при необходимости, ужины. Находящиеся в распоряжении столовые следует проверить на предмет на­личия в меню блюд особого спроса (например, для вегетариан­цев) и уровня обслуживания. Слушатели учебного курса долж­ны иметь возможность быстро выбирать для себя еду на пере­мене, чтобы не допустить опозданий на занятия или их отсроч­ки. В норме обеденный перерыв не должен превышать полуто­ра часов.

• Организация регистрации участников /размещения В рамках организации регистрации и размещения должны пла­нироваться составление и печать приглашений, рассылка пи­сем с информацией об условиях регистрации, рассылка уведом­лений о подтверждении регистрации и документации по се­минару:

— приглашения к участию в семинаре должны содержать по
меньшей мере следующую информацию: сроки проведе­
ния занятий; место; характеристика содержания и цели;
необходимые базовые знания; текущие расходы; фами­
лия преподавателя. Приглашения или сообщения о прове­
дении семинара вместе с соответствующими регистрацион­
ными бланками могут доставляться непосредственно ото­
бранному кругу лиц, публиковаться в печати (в специаль­
ных журналах и т. д.) либо передаваться через Интернет.
Имеет смысл система информирования и учета через Ин­
тернет в режиме онлайн;

— после успешно осуществленной регистрации. Во-первых, в
них подтверждаются сроки, и далее необходима рассылка
уведомлений, подтверждающих регистрацию заказа на про­
ведение семинара, а во-вторых, таким образом возможно
передать еще и дополнительную информацию, например,
схему подъездных путей и рекомендации относительно фор­
мы одежды;

— примерно за одну-две недели до начала занятий участники
получают общую информацию об учебном курсе, подроб­
ный план-график проведения семинара, расписанный по
часам, и при необходимости дополнительные сведения.

308 8. Примеры

Еще в процессе регистрации с каждым участником должно особо оговариваться, нужна ли ему централизованная заяв­ка на гостиницу или он может позаботиться о номере для себя сам. При выборе подходящего размещения нужно учи­тывать необходимый уровень комфорта и удобное место­положение отеля.

• Планирование/проведение семинара

Данное направление охватывает планирование времени и со­держания, а также само проведение семинара. При составле­нии плана-графика необходимо принять во внимание следую­щие моменты: отведение достаточного времени для перемен; начало семинара в первый день занятий не раньше 10.00 ча­сов (прибытие слушателей в тот же день); продолжительность ежедневных занятий не должна превышать 6—7 часов; вклю­чение в план семинарских занятий дополнительного времени для задаваемых вопросов и ответов на них; в последний день семинара необходимо еще раз уточнить сроки отъезда. Семи­нар в целом должен быть структурирован по содержанию и ло­гически выстроен таким образом, чтобы тематика могла про­рабатываться по отдельным блокам от перерыва к перерыву. Далее должно быть согласовано использование подобающих вспомогательных и наглядных средств, позволяющих разнооб­разить занятия и улучшающих их усвоение. Учетные документы на участников должны четко соответствовать ходу семинара и содержать достаточно места для внесения участников в списки. Это единственные записи, к которым слушатели смогут обра­титься по окончании семинара. И наконец, данное направле­ние должно включать обработку отзывов о семинаре, чтобы последующие семинары приводить в соответствие с запроса­ми участников.

• Маркетинг/сбыт

Эта сфера деятельности отвечает за планирование подходящих мер по маркетингу или сбыту с целью донесения до клиентов предложения об участии в семинаре. Должны быть разработа­ны соответствующие концепции маркетинга, например inbox-маркетинг, реклама через СМИ, и подобающие концепции сбыта, такие, как предложение в одном пакете продукта и обу­чающих курсов или специальные акции. В данной области по согласованию с руководством проекта осуществляется также установление цен на отдельные предложения по обучению.

8.1. Семинар в фирме 309

8.1.3. Подготовка

В пределах фазы подготовки определенные выше области за­дач распределяются по ответственным членам команды. Чле­ны команды либо выполняют возложенные на них задачи сами, либо делегируют их соответствующим образом далее. Однако делегирование полномочий не освобождает от самой ответст­венности.

Планирование еуея/-мероприятия в этой фазе намечается схема­тично и распределяется по отдельным областям задач.

• Продолжительность семинара и установление сроков:

— двухдневный основной курс и однодневный расширенный
курс (разделение подлежит учету);

— семинар проводится еженедельно, со вторника по четверг;

— вторник — 10.00—17.30; среда — 8.30—17.30; четверг —
09.30-17.30 (данный день может учитываться отдельно).

• Обстановка и техническое оснащение семинара:

— выбор подходящего помещения в здании фирмы, которое в
итоге будет использоваться для проведения семинарских за­
нятий;

— исходя из размеров имеющегося помещения для проведе­
ния семинаров устанавливается количество участников при
максимальном их числе 6 человек;

— если учебное помещение не может освещаться естественным
дневным светом, должно применяться искусственное осве­
щение в соответствии с Германским промышленным стан­
дартом (DIN);

— создание надлежащего микроклимата путем обеспечения
свободного доступа свежего воздуха и применения конди­
ционеров. К закупке кондиционеров должны быть приате-
чены соответствующие эксперты;

— исключение шума и шумовых помех;

— выбор и приобретение подходящей для семинара мебели;

— выбор и приобретение необходимой для семинара техники
(экран для проекции слайдов, таблицы, доски, магнитные
доски, приспособления для развешивания наглядных мате­
риалов, стол для преподавателя);

— выбор и приобретение необходимого оборудования для элек­
тронной обработки данных. Чтобы иметь возможность про­
водить выездные семинары/консультации, приобретаются

также переносные компьютеры (лэптопы) и локальные ра­диосети;

— использование подходящих возможностей сброса инфор­
мации для программного обеспечения, позволяющих после
каждого семинара возвращать систему в исходное состоя­
ние;

— выбор зон для отдыха на переменах и размещения столиков
для еды и барных стоек;

— обслуживание участников семинара во время перемен, вклю­
чая предложение им соков, воды и фруктов;

— выбор подходящего ресторана поблизости от места прове­
дения мероприятия и поставки из него различных блюд (обе­
ды, общее меню);

— расходы — берет на себя организатор семинара.

• Организация регистрации и размещения:

— подготовка приглашений на семинар; ведение документа­
ции по регистрации и учет данных о подтверждении реги­
страции, по возможности в онлайновом режиме или через
Интернет;

— рассылка приглашений на семинар потенциальным участ­
никам;

— выбор подходящей гостиницы вблизи от места проведения
семинара и получение проспектов или онлайн-информа-
ции;

— участники могут самостоятельно бронировать номер в гос­
тинице либо доверить решение вопроса с размещением ор­
ганизатору мероприятия;

— расходы на размещение возлагаются на участников семи­
нара.

• Планирование содержания и времени:

— определение содержания и целей семинара. Они должны
быть опубликованы совместно с условиями проведения се­
минара или сообщены слушателям семинара в письменной
форме в рамках рассылки приглашений;

— разработка документации по семинару и бланков отзы­
вов;

— ознакомление с планированием семинара ответственных за
обслуживание во время перемен, чтобы тем самым обеспе­
чить своевременное угощение участников в отдельных пе­
рерывах между занятиями.

8.1. Семинар в фирме 311

• Маркетинг/сбыт:

— распространение предложения о проведении семинара по­
средством inbox-маркетинга (руководство по тематике се­
минара прилагается к упаковке продукции);

— предложение выбора учебных курсов (по срокам и темати­
ке) в Интернете и профессиональных журналах;

— специальные акции на стадии пуска по предложению про­
ведения семинара (например, продукт программного обес­
печения предлагается в одном пакете с семинарскими за­
нятиями по льготной цене).

Подготовительная фаза завершается вехой «точка невозвраще­ния». Фаза оканчивается с рассылкой первых приглашений или принятием первых практических мер по маркетингу и сбыту. С этого момента остановка планирования сопряжена с повышен­ными издержками и с нанесением серьезного ущерба имиджу.

Пуск

«Стартовый выстрел» к началу семинара в фирме дается за один или два дня до первого дня занятий. С этого момента все без ис­ключения помещения и их оснащение тщательно проверяются на предмет полной готовности и чистоты. Все техническое обо­рудование проверяется на функциональность.

Служба обработки заказов еще раз сверяет все зарегистрирован­ные заявки и бронь на гостиничные номера и в очередной раз связывается с участниками.

Несмотря на то что первый день семинара начинается только в 10.00, последние приготовления должны быть завершены уже к 08.00, и руководитель семинара к этому часу должен быть в пол­ной боевой готовности, поскольку многие посетители могут при­быть раньше.

8.1.5. Event

Эта фаза является решающей для успешной реализации плани­рования и подготовки. Запланированное мероприятие проводит­ся следующим образом.

• Руководитель семинара или преподаватель приветствует участ­
ников — каждого персонально — и знакомит их с местом прове­
дения занятий.

• Начало семинара и выполнение конкретных программных
пунктов, включая обслуживание на переменах, угощения, куль­
турную программу.

• Раздача участникам бланков отзывов о семинаре и сертифика­
тов; официальное окончание мероприятия.

• Руководитель семинара / преподаватель персонально прощает­
ся с каждым участником.

Несмотря на интенсивное планирование и тщательную подго­товку event, в данной фазе также не исключены и сбои. Ниже приводятся отдельные факторы нарушений и сбои, на которые следует обратить внимание:

• Степень готовности ответственного за исправность техники
на всем протяжении семинарских занятий, позволяющая ре­
шать возможные технические проблемы по ходу дела.

• Степень готовности ответственного за организацию регистра­
ции и размещения, дающая возможность разъяснять вопросы,
возникающие у участников семинара, и проблемы данной об­
ласти задач.