Проблемы, принципы и пут совершенствования коммуникаций

В широком смысле слова коммуникация- это общение. Коммуникация может рассматриваться как контакт сознательно устанавливаемой взаимозависимости. В коммуникации прослеживаются такие понятия как форма сообщения, форма связи, акт общения, основанный на взаимопонимании, а также сообщение информации одним лицом другому или ряду лиц. Массовой коммуникацией считают процесс сообщения информации с помощью технических средств массовой коммуникации.

В системе организационного управления под коммуникацией понимают информационные связи между работниками производства и управления. Это своего рода средство, с помощью которого в единое целое объединяется организационная деятельность. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, происходят изменения в системе управления, а информация приобретает эффективность по реализации целей организации. Основным требованием к каждому сотруднику является то, что он ответственен за хорошую коммуникацию. Информацию передает и руководитель, и подчиненный, оба они ее и получают. Каждому работнику системы управления прежде всего надо знать, когда, что и кому сообщать, когда, что и от кого получать и какие при этом следует использовать средства, методы и формы.

Подчиненные и руководители могут быть либо генераторами информации, либо каналами передачи. В системах управления имеются участки с большой плотностью информации, со средней и с малой. При этом наблюдается дублирование, частичное совпадение, смесь второстепенных и важных сведений, отсутствие необходимых данных и в связи с этим неудовлетворительные управленческие решения.

Попытки создать единую информационную систему предприятия без учета конкретных потребностей руководителей обречены на неудачу.

К сожалению, потребность в информации у руководителей различна, а иногда неопределенная. К тому же информационную систему необходимо корректировать при появлении в ней новых работников, особенно руководителей.

Особенность информационного процесса состоит в том, что на передачу данных по уровням сверху вниз и наоборот требуется много времени. Чтобы сократить это время, в отдельных случаях, с информацией знакомится вначале исполнитель, а затем его руководитель.

Основные проблемы коммуникации включают: -готовность установить коммуникацию; -определить причины, мешающие коммуникации;

-выбрать метод коммуникации; -оценить характер перекрестной коммуникации; -решить вопрос сочетания устной и письменной форм коммуникации. Существующие формы коммуникаций зачастую созданы без четких целей, поэтому они не совсем рациональны. Для решения проблемы готовности коммуникации необходимо использовать логику, уяснить цель, предпосылки, определить варианты, выбрать сообщение, выбрать средства коммуникации и того, кто должен передавать сообщение. Причинами, мешающими коммуникации, являются:

1.Плохая формулировка сообщений - расплывчатость «^туманность
данных, неудачно выбранные и ничего не значащие слова, небрежные
упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей,
плохая структура предложений, недостаток лексических средств, порази
тельные повторения, жаргон, банальность и т.д.

2.Ошибочная интерпретация сообщений. Часто бывает недостаточ
но передать информацию слово в слово, ее следует выразить в словах, по
нятных сотрудникам, или сопроводить разъяснениями, которые понятны
потребителю информации.

3.Потери при хранении и передаче информации. Практика показы
вает, что последовательная передача сообщений уменьшает их точность. В
устном сообщении, например, при каждой последующей передаче теряет
ся до 30% информации. Часть смысла теряет и письменное сообщение. В
памяти сотрудника сохраняется всего 50% полученной им информации, а
у руководителя- 60%. Здесь, очевидно, необходимо повторение сообще
ний.

4.Невнимательность и отсутствие желания читать и слушать сооб
щение. Это хроническая слабость человека. Все хотят говорить, но не хо
тят слушать и читать. Отсюда возникают споры по уже решенным вопро
сам, неуважение к точке зрения других, желание показать свои знания.

5.Неопределенность в толковании сообщения. Часто бывают несо
общенными отдельные предположения. Это имеет место при получении
задания или делегировании полномочий. Кажущаяся ясность руководите
ля обращается неясностью у подчиненного, что вызывает у него неуверен
ность, отсрочку исполнения или неправильное исполнение.

6.Адаптация или период перехода к реализации сообщений. Обыч
но перемены воздействуют на людей по-разному и часто требуется время
для полного осмысливания сообщений.

7.Недоверие к автору сообщений. Такое наблюдается в случае, ко
гда руководитель принимает недостаточно продуманные, нелогичные
решения, плохо выбирает терминологию, направляет большое количество
отменяющихся или изменяющихся сообщений, которые следуют за
первоначальным.

8. Преждевременная оценка сообщений, предвзятость в оценке.
Другими словами, вместо того, чтобы сохранить нейтральную позицию во
время обмена мнениями, слушающий уже принял свое решение. Такая
оценка прекращает передачу информации и оставляет у автора сообщения
чувство безнадежности.

9.Неуверенность в достоверности сообщений возникает у руково
дителя, когда его подчиненные думают, что информация недостаточно
важна, чтобы ее сообщить или боятся полного сообщения, чем они умыш
ленно вводят руководителя в заблуждение.

10. Умалчивание информации. Это часто делают руководители из-за
лени, медлительности, умышленно, чтобы сбить с толку подчиненных.

Для организации эффективной коммуникации следует руководствоваться следующими принципами:

1.Принцип ясности означает: сообщение обладает ясностью, если оно
выражено таким языком и передано таким образом, что может быть поня
то получателем.

2.Принцип целостности- ориентирует на конечные цели управленче
ских сообщений. Он гласит: цель управленческих сообщений - содейство
вать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудниче
ства, направленного на достижение целей организации.

Следствием данного принципа является устранение случаев пропуска уровней управления при передаче информации за исключением экстренно необходимых.

3. Принцип стратегического использования неформальной организа
ции - заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация
бывает тогда, когда руководители используют неформальную организа
цию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации.
Принцип состоит в том, что руководитель обращается к подчиненному
лично, или посредством других, чтобы тот ознакомился с ситуацией, кото
рая может не попасть в его поле зрения.

Перекрестная коммуникация строится на личной инициативе на всех уровнях по горизонтальным каналам. Она служит для ускорения передачи информации и лучшего ее понимания. Перекрестные взаимосвязи бывают как внутри подразделения, так и между подразделениями, находящимися на одном или разных уровнях иерархии.

Требования к совершенствованию перекрестной коммуникации:

1.Руководителям следует поощрять перекрестные взаимосвязи.

2.Подчиненным следует воздерживаться от принятий решений, не
входящих в их полномочия.

3.Подчиненные должны информировать руководителей о их межпод-
разделенческой деятельности.

4.Руководители должны направлять подчиненных в их перекрестных
взаимосвязях.

Для устранения недостатков, имеющих место в перекрестных связях, рекомендуется:

1.Повысить информированность руководителей нижнего уровня.

2.Учитывать, что связи более эффективны, когда они идут от непосред
ственного руководителя.

3.Информация движется вверх эффективнее, когда подчиненные знают
цель своей работы и когда руководитель более доступен.

4.В перекрестных связях должна превуалировать устная информация.

При несовершенной организации перекрестной связи в организациях создаются группы сотрудников, конкурирующих между собой и снижающих эффективность управления. Пути совершенствования коммуникационных характеристик.

I. Выбор обоснованной области использования письменных и устных сообщений.

Письменные сообщения имеют преимущества в том, что сохраняются, тщательно формулируются и иногда экономят время и деньги. Недостатком их является то, что люди невнимательны при составлении сообщений, что приводит к необходимости разъяснений устных и письменных. Однако, следует учитывать, что письменные сообщения служат сохранению информации в юридических целях. Достоинством устной коммуникации является возможность быстрого и полного обмена информацией, так как имеется обратная связь - можно задавать

вопросы и сразу уяснять. Недостатки: многие не задают правильных вопросов и не получают поэтому исчерпывающих ответов. Устная коммуникация не экономит время на собраниях и конференциях. Кроме того, в устных сообщениях коммуникация может осуществляться с подтекстом. Этим особенно пренебрегают молодые специалисты. При этом надо учитывать, как было сказано, что не сказано, что важно и не важно по знакам руководителя. По этим данным следует формировать свое воображение.

2.Контроль за процессом обмена информацией предусматривает разде
ление сообщений по приоритету, чтобы сосредоточить внимание руково
дства на важных вопросах. Контроль обычно осуществляется в форме ре
гулярных отчетов, хотя регулярные отчеты обладают недостатком - мно
гословны, неуместны, нечитаемы. Лучше разрешать подчиненным при пе
редаче сообщений представлять объяснительную информацию. Кроме то
го, должна быть строгая периодичность отчетов и встреч с подчиненными,
учитывая их полезность.

3.Кодирование сообщений. Этот путь весьма необходим в сложных сис
темах, но обладает недостатком- дополнительно искажает информацию.

4.Борьба с информационной перегрузкой. Современные информацион
ные системы страдают от информационной перегрузки. Из-за этого опре
деленная информация пропускается без переработки, происходят отсрочки
в обработке с надеждой сделать это в будущем. Фильтруется информация

в соответствии со способностью работника определить ее существенность, а иногда и для ухода от решения задачи.

Одним из способов разрешения данной проблемы является развитие и поддержание специализированных каналов информации. Это делается путем децентрализации полномочий, группировкой деятельности по ее видам и информации системы.

Основной рекомендацией руководителю по улучшению коммуникаций является повышение ответственности за информацию, которую они запрашивают и передают, а также более точное определение того, что сообщать и использовать наиболее эффективный способ передачи информации.