Зарегистрирована в Министерстве юстиции Украины 16 ноября 1998 года под №728/3168

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к порядку инвентари­зации основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, учреждениями и организациями, со­держащимися за счет средств бюджетов всех уровней (далее — учреждения).

1.2. Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгал­терского учета путем их сравнения с факти­ческим наличием имущества.

1.3. Инвентаризации подлежит все иму­щество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по материально ответственным лицам. При инвентаризации в обязательном порядке проводится конста­тация наличия объектов.

1.4. Основными задачами инвентаризации являются:

ü выявление фактического наличия основ­ных средств, материальных ценностей, блан­ков строгой отчетности, денежных средств в кассах, на регистрационных, бюджетных, валютных и текущих счетах;

ü выявление неиспользуемых материальных ценностей;

ü соблюдение условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации матери­альных ценностей;

ü проверка реальной стоимости учитывае­мых на балансе материальных ценностей, сумм дебиторской и кредиторской задолжен­ности, в том числе но которой срок исковой

ü давности истек, н других статей баланса.

1.5. Учреждения обязаны проводить ин­вентаризацию:

1.5.1) зданий, сооружений и других не­движимых объектов не менее одного раза в три года;

1.5.2) музейных ценностей в соответст­вии со сроками, установленными Министер­ством культуры Украины;

1.5.3) библиотечных фондов- один раз в пять лет;

1.5.4) других основных средств, малоцен­ных и быстроизнашивающихся предметов:

в министерствах, других центральных орга­нах исполнительной власти, местных государ­ственных администрациях, их управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов — не менее одного раза в два года;

в других учреждениях — не менее одного раза в год.

Инвентаризация основных средств прово­дится не ранее 1 октября;

1.5.5) инвентаризация драгоценных метал­лов, драгоценных камней н изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в отходах и ломе, осу­ществляется два раза в год: по состоянию на 1 января и на 1 июля но местам их хранения и непосредственно на производстве;

1.5.6) капитальных работ инвентарного характера и капитальных ремонтов- не менее одного раза в год, но не ранее 1 де­кабря;

1.5.7) молодняка животных, животных, на откорме, птицы, кроликов, путных зве­рей и семей пчел— не менее одного раза в квартал;

1.5.8) готовых изделий, сырья и материа­лов, горючего, кормов, фуража и других материалов не менее одного раза в год, но не ранее 1 октября;

1.5.9) продуктов питания и спирта— не менее одного раза в квартал;

1.5.10) незавершенного производства и полуфабрикатов собственного производства

производственных (учебных) мастерских подсобных сельских и учебно-опытных

хозяйствах, незавершенных научно-исследо­вательских работ, которые выполняются по

договорам с предприятиями и организация­ми, - не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически — в сроки, уста­навливаемые соответственно министерствами, другими центральными органами исполни­тельной власти, местными государственными администрациями, исполнительными органа­ми местных советов;

1.5.11) денежных средств, денежных доку­ментов, ценностей и бланков строгой отчет­ности - не менее одного раза в квартал;

1.5.12) регистрационных, бюджетных, валютных и текущих счетов — по мере по­лучения выписок банков;

1.5.13) расчетов платежей в бюджет — не менее одного раза в квартал;

1.5.14) расчетов учреждения с вышестоя­щей организацией не менее одного раза в квартал;

1.5.15) расчетов с дебиторами и кредито­рами— не менее двух раз в год, расчетов в порядке плановых платежей и с депонента­ми — не менее одного раза в месяц.

1.6. В сроки, предусмотренные п. 1.5 настоящей Инструкции, подлежат инвента­ризации материальные ценности, не принад­лежащие учреждению — как находящиеся на учете (в арендном пользовании, па ответст­венном хранении и т. п.), так и неучтенные по каким-либо причинам.

1.7. Инвентаризация всех ценностей про­водится в установленные сроки, включая цен­ности, на предмет наличия которых проведе­ны внеплановые проверки в течение года.

1.8. Количество инвентаризаций в отчет­ном году, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, подлежащих ин­вентаризации во время каждой из них, опре­деляются руководителем учреждения, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

1.9. Проведение инвентаризации является обязательным:

ü перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме случаев, предусмотренных п.1.5;

ü при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

ü при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

ü после пожара или стихийного бедствия (наводнений, землетрясений и др.) — не­медленно после ликвидации пожара или стихийного бедствия;

ü в случае ликвидации учреждения;

ü согласно распоряжению судебных и след­ственных органов;

ü при передаче имущества учреждения в аренду;

ü при передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразде­лений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Инвентаризация может не проводиться в случаях передачи учреждений или их струк­турных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, другого центрального органа исполнительной власти (если инвентаризация была ранее про­ведена в сроки в соответствии с требованиями настоящей Инструкции).

1.10. Ответственность за организацию ин­вентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учрежде­ния.

Главный бухгалтер вместе с руководи­телями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвента­ризации.

1.11. Для проведения инвентаризации при­казом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного (старше­го) бухгалтера. Инвентаризационную комис­сию возглавляет руководитель учреждения или его заместитель.

Приказом устанавливаются также сроки начала и окончания работ по проведению инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учете.

1.12. В учреждениях, в которых в резуль­тате значительного объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, создаются также местные комиссии, возглавляемые руководителями со­ответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение инвента­ризации в структурных подразделениях этих учреждений. Запрещается назначать председа­телем местной инвентаризационной комиссии

в одном и том же учреждении одного и того же работника два года подряд. В состав местной комиссии включается работник бухгалтерии. Работу местных комиссий организует и кон­тролирует центральная комиссия.

1.13. Проведение инвентаризации в учреж­дениях, которые обслуживаются централизо­ванной бухгалтерией, оформляется (в части утверждения центральной инвентаризацион­ной комиссии и календарного плана проведе­ния инвентаризации) приказом руководителя учреждения, при котором создана централи­зованная бухгалтерия, а также утверждается распределение работников централизованной бухгалтерии в учреждениях для участия их в местных инвентаризационных комиссиях. На основании этого приказа руководители учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, назначают местные инвен­таризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), хорошо знающие объект инвентаризации и первичный учет. Местные инвентаризационные комиссии возглавляют­ся представителем руководителя учреждения, назначившего инвентаризацию.

1.14. Центральная инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию матери­альных ценностей и денежных средств, при­надлежащих централизованной бухгалтерии и учреждению, при котором она создана, а также средств в расчетах и бланков строгой отчетности и руководит работой местных инвентаризационных комиссий; в случае не­обходимости (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентари­зации и др.) проводит по решению руко­водителя учреждения повторные сплошные инвентаризации, рассматривает пояснения, полученные от лиц, которые допустили не­достачи или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дает предложения по порядку урегулирования выявленных недостач и по­терь от порчи ценностей.

Местные инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков ма­териальных ценностей, сверяют наличие указанных ценностей с данными бухгалтер­ского учета и составляют свои заключения о выявленных недостачах и излишках, вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.

Данные бухгалтерского учета, простав­ляемые в описях, скрепляются подписью работника бухгалтерии. Материалы инвен­таризации рассматриваются и утверждаются лицами, назначенными комиссией для про­ведения инвентаризации.

1.15. Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

ü своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя учреждения;

ü полноту и достоверность внесения в ин­вентаризационные описи данных о фактиче­ских остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, цен­ных бумаг и задолженности в расчетах;

ü правильность и своевременность оформле­ния материалов инвентаризации в соответст­вии с установленным порядком.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи неправильных дан­ных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при прове­дении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проверка остатков материальных ценно­стей в натуре членами комиссии проводится при обязательном участии материально от­ветственных лиц.

1.16. До начала инвентаризации в бухгал­териях необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче матери­альных ценностей, сделать соответствующие записи в реестрах аналитического учета и оп­ределить остатки на день инвентаризации.

На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть разло­жены по наименованиям, сортам, размерам и т.п. На материальных ценностях следует вывесить ярлыки с подробными съедениями, характеризующими эти ценности, с указани­ем их качества, количества, веса и меры.

1.17. Лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, до начала инвен­таризации дают расписку в том, что все приходные и расходные документы па товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, ступившие на хранение, оприходованы, а сбывшие — списаны.

1.18. Инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться первое число месяца. Если инвентаризация ценностей в каком-либо месте их хранения не может быть закончена за один день, она может быть начата раньше и закопчена после первого числа. В этом случае данные инвен­таризации должны быть скорректированы по состоянию на первое число месяца.

Если инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не закончена в тот же день, то помещение следует опечатать в конце рабочего дня инвентаризационной комиссией. Печать к моменту инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе ин­вентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим при­чинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

1.19. Инвентаризация основных средств, материальных ценностей и денежных средств проводится по их местонахождению и но ма­териально ответственным лицам, на храпении у которых эти ценности находятся. В таком же порядке проводится инвентаризация не­завершенного капитального строительства, незаконченного капитального ремонта и не­завершенного производства.

Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т. п., исходя из ус­тановленных единиц измерения. Определе­ние веса (объема) материалов, хранящихся насыпом, можно производить на основании технических расчетов, о чем в описях дела­ется соответствующая отметка.

Наименования инвентаризованных ценно­стей и объектов (предметов) и их количество отражаются в описях но субсчетам, номенк­латуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На ценности, не принадлежащие учреж­дению, но находящиеся в его распоряжении, составляются отдельные описи с распределе­нием на арендованные, принятые па ответст­венное хранение и т.п.

1.20. При проведении инвентаризации основных средств и других материальных

ценностей выявляются все неиспользуемые в учреждении ценности, которые могут быть реализованы. Порядок реализации преду­смотрен Типовой инструкцией о порядке списания основных средств бюджетных уч­реждений, утвержденной совместным прика­зом Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства эко­номики Украины от 02.12.97г. № 126/137, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 19.12.97г. под № 608/2412.

1.21. Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записываются в инвентари­зационные описи отдельно по местонахож­дению ценностей и лицам, ответственным за их храпение.

Эти описи составляются в двух экземп­лярах.

При смене материально ответственных лиц составляются три экземпляра описи.

Описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комис­сии, а материально ответственные лица пи­шут на каждой описи расписку следующего содержания:

«Все ценности, поименованные в дан­ной инвентаризационной описи с №__ по №__, проверены комиссией в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, на­ходятся на моем ответственном хранении».

Описи могут быть заполнены как от руки, гак и с помощью средств вычислительной и другой оргтехники. Описи, составленные от руки, заполняются чернилами или ша­риковой ручкой четко и ясно. Какие-либо исправления и подчистки не допускаются. На каждой странице описи прописью указывают­ся число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, запи­санных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. п.) эти ценности показаны. В тех случаях, когда материально ответственные лица выявят после инвен­таризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентариза­ционная комиссия выполняет проверку ука­занных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных оши­бок в установленном порядке. Исправления

должны быть указаны и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах описи незаполненные строки прочеркиваются.

1.22. В случае смены материально ответ­ственного лица в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче.

1.23. Материальные ценности, получен­ные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентари­зационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименова­нием «Материальные ценности, полученные во время инвентаризации». В описи указы­ваются: когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью пред­седателя инвентаризационной комиссии де­лается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти ценности.

1.24. На больших складах при длительном проведении инвентаризации, в исключитель­ных случаях и только с письменного разре­шения руководителя и главного бухгалтера учреждения, в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускать­ся материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные ценно­сти, отпущенные во время инвентаризации». Оформление описи должно осуществляться в таком же порядке, как и при поступлении материальных ценностей во время инвента­ризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвента­ризационной комиссии.

1.25. Объекты (предметы) основных средств, материалов, других материальных ценностей, которые на момент инвентариза­ции будут находиться не в учреждении (ав­томобили, морские и речные суда, которые ушли в дальние рейсы; машины и оборудо­вание, отправленные на капитальный ремонт и т. п.), следует проинвентаризировать до момента их временного выбытия из учреж­дения.

1.26. В межинвентаризационный период в учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности про­ведения инвентаризаций и выборочные ин­вентаризации, которые проводятся в межин­вентаризационный период, выполняются инвентаризационными комиссиями по распо­ряжению руководителя учреждения.

1.27. Министерства и другие централь­ные органы исполнительной власти могут разрабатывать собственные нормативно-пра­вовые акты с учетом особенностей отрасли по применению настоящей Инструкции по согласованию с Главным управлением Госу­дарственного казначейства Украины.

2. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

2.1. До начала инвентаризации следует проверить:;

наличие и состояние реестров учета (карточек, книг, описей и др.);

наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;

наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду, на хранение, во временное пользование. При отсутствии документов следует обеспечить их получение или оформление данных. Оценка таких объектов произво­дится в соответствии с действительной вос­становительной стоимостью и оформляется соответствующими актами.

4. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ, ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ И ДРУГИХ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ

4.1. Инвентаризация материалов, продук­тов питания, топлива, продукции подсобных (учебных) сельских хозяйств и производ­ственных (учебных) мастерских, других материальных запасов проводится но местам хранения и отдельно по материально ответ­ственным лицам. Материальные запасы при инвентаризации записываются в описи по каждому отдельному наименованию г указа­нием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счета, веса или меры).

4.2. На выявленные при инвентаризации непригодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указываются причины, степень и ха­рактер порчи материальных ценностей, а так­же виновные лица, допустившие их порчу.

4.3. Тара вписывается в опись по видам, целевому назначению и качественному соста­ву (новая, бывшая в употреблении, требую­щая ремонта и т. п.).

На ставшую непригодной тару инвента­ризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

5. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МОЛОДНЯКА ЖИВОТНЫХ И ЖИВОТНЫХ НА ОТКОРМЕ

5.1. Молодняк крупного рогатого скота и животные на откорме включаются в опись отдельно с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и др.

5.2. Животные на откорме учитываются в групповом порядке, включаются в описи по возрасту и половым группам с указанием коли­чества голов и живого веса в каждой группе.

5.3. Опись составляется по видам живот­ных отдельно в фермах, цехах, отделениях, бригадах в разрезе учетных групп и матери­ально ответственных лиц.

6. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАЛОЦЕННЫХ II БЫСТРОИЗНАШИВАЮЩИХСЯ ПРЕДМЕТОВ

6.1. Малоценные и быстроизнашивающие­ся предметы инвентаризуются по их местонахождению и по материально ответственным лицам.

6.2. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся в опись по наименованиям в соответствии с номенклатурными номерами и в единицах из­мерения, принятых в бухгалтерском учете.

6.3. При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, вы­данных в личное пользование работникам, допускается составление групповых инвента­ризационных описей с указанием в них ответ­ственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с проставлением подписи в описи.

6.4. Белье, постельные вещи, одежда и обувь одного наименования, близкие по раз­мерам, качеству материала и цене, заносятся в опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

6.5. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и на ремонт, следует записывать в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций учреждений, предоставляю­щих эти услуги.

6.6. Малоценные и быстроизнашиваю­щиеся предметы, ставшие непригодными, но не списанные, в инвентаризационную ве­домость не вписываются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин непригодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. При этом в описях делаются отметки о непригод­ности.

6.7. По малоценным и быстроизнашиваю­щимся предметам, которые учитываются в оперативном порядке, описи не составляют­ся, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сравнения с ведомостью оперативного учета. Выявленная при этом недостача пред­метов оформляется актом.

7. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННЫХ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТ

7.1. В бюджетных научно-исследователь­ских учреждениях и учебных заведениях инвентаризуются незаконченные работы, выполняемые по договорам с предприятиями и организациями.

7.2. При проведении инвентаризации не­обходимо установить:

наличие договора с заказчиком;

правильность определения сметной стои­мости выполненных работ по каждой теме на дату инвентаризации;

правильность отражения фактических рас­ходов по теме и наличие неиспользованных материальных ценностей;

причины резкого или необоснованного от­клонения фактических расходов от сметной стоимости;

учет расходов по законченным и оплачен­ным заказчиком работам.

7.3. Инвентаризация проводится но темам (договорам), при этом инвентаризационной комиссией выверяется сметная (договорная) стоимость выполненной части каждой темы, а в бухгалтерии — фактические расходы.

7.4. Заключения инвентаризации рас­сматриваются инвентаризационной комис­сией научного учреждения и оформляются протоколом, в котором указываются меры, направленные на выявление недостатков.

8. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ (УЧЕБНЫХ) МАСТЕРСКИХ

8.1. В производственных (учебных) мас­терских к незавершенному производству от­носятся заготовки (детали, узлы, агрегаты) и изделия, обработка и сборка которых еще не закончены; готовые изделия, не полно­стью укомплектованные и не переданные на склад.

Перед началом инвентаризации необхо­димо сдать на склад все ненужные для про­изводства материалы, купленные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.

Заготовки незавершенного производства и полуфабрикаты, находящиеся в мастерских, следует привести в порядок, который обес­печил бы удобство и правильность подсчета их количества.

Проверка остатков заготовок незавершен­ного производства (деталей, узлов и др.) проводится путем фактического подсчета, перевешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждой мастерской с указанием наименования за­готовок, стадии или степени их готовности, количества или объема.

8.2. Материалы и купленные полуфабри­каты, которые находятся на рабочих местах

и не подвергнуты обработке, в описи инвен­таризации незавершенного производства не включаются, а подлежат инвентаризации от­дельно и записываются в отдельные описи.

9. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА В ПОДСОБНЫХ (УЧЕБНЫХ)

СЕЛЬСКИХ ХОЗЯЙСТВАХ

9.1. В подсобных (учебных) сельских хозяйствах при учреждениях в незавершен­ное производство включаются расходы под озимые посевы, на -вспашку зяби, подготовку пара, парников и теплиц, а также расходы для закладки садов, ягодников и виноград­ников.

Инвентаризация проводится по каждому виду незаконченных работ, при этом инвен­таризационной комиссией проверяются нату­ральные показатели и фактические расходы. Фактические расходы определяются путем выборки из первичных документов и учетных регистров (нарядов, требований на семена и материалы, путевых листов и др.).

10. Инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности в кассе учреждения

10.1. При инвентаризации кассы учреж­дения следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украины, утвержденным поста­новлением Правления Национального банка Украины от 02-.02.95г. №21, с изменениями и дополнениями.

11. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ

11.1. Инвентаризация регистрационных, бюджетных, валютных и текущих счетов, расчетов с бюджетом, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и дру­гими дебиторами и кредиторами заключается в сверке документов и записей в реестрах учета и проверке обоснованности сумм, от­раженных на соответствующих счетах. Ко­миссия устанавливает сроки возникновения задолженности по этим счетам, реальность задолженности и виновных лиц, в случаях пропуска сроков исковой давности.

11.2. Всем дебиторам учреждения-креди­торы должны передать данные об их задол­женности, которые предъявляются инвента­ризационной комиссии для подтверждения реальной задолженности. Дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня получения доку ментального подтверждения подтвердить за­долженность или заявить свои возражения. На счетах расчетов с дебиторами и кре­диторами должны оставаться только согла­сованные суммы. Если до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие расхождения или расхождения не установле­ны, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой из сторон в своем балансе в суммах, которые вытекают из их бухгалтерских записей и признаны ею вер­ными.

11.3. Инвентаризационная комиссия пу­тем документальной проверки должна также установить:

ü правильность расчетов с банками, с фи­нансовыми, налоговыми органами, внебюд­жетными фондами, с вышестоящим учреж­дением, другими учреждениями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы;

ü задолженность подотчетных лиц. а так­же правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и хищениям и принятые меры по взысканию этой задолженности;

ü правильность и обоснованность сумм де­биторской, кредиторской и депонентской за­долженности, включая суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности. Суммы креди­торской и депонентской задолженности, срок исковой давности которых истек, подлежат списанию с бухгалтерского учета в порядке, определенном Государственным казначейст­вом Украины;

ü реальность задолженности рабочим и слу­жащим по заработной плате, по расчетам с рабочими и служащими по безналичным перечислениям;

ü приняты ли меры для взыскания деби­торской задолженности в установленном порядке.

11.4. Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом.

В акте указываются наименование проинвентаризированных субсчетов и суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов и кредиторской и дебиторской задол­женности, по которой истек срок исковой давности. В указанных видах задолженности к акту следует приложить справку, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что

учитывается задолженность, с какого време­ни и на основании каких документов.

11.5. По суммам дебиторской задолженно­сти, но которой истек срок исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

Дебиторская задолженность, относительно которой срок исковой давности истек, списы­вается по решению руководителя учреждения на изменение результата исполнения сметы доходов н расходов за прошлый год.

Списание долга вследствие неплатежеспо­собности должника не является основанием для отмены задолженности. Задолженность следует отражать за балансом не менее пяти лет с момента списания для отслеживания возможности ее взыскания в случае измене­ния имущественного состояния должника.

Тщательно следует проверить и отразить в справке суммы дебиторской задолженности, списанные с баланса вследствие неплате­жеспособности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество, как, например:

обоснованность списания этой задолжен­ности;

правильность учета списанной задолжен­ности по балансу;

осуществление надзора за возможностью ее удержания в случаях изменения имуще­ственного состояния должников.

12. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА И НЕЗА­КОНЧЕННЫХ КАПИТАЛЬНЫХ РЕМОНТОВ

12.1. Наличие и объем незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов устанавливаются при инвентаризации путем проверки их в натуре. В составляемых при этом актах указываются наименование объекта, списание и объем вы­полненных работ по каждому объекту и виду работ, сметная и фактическая стоимость.

12.2. Инвентаризационная комиссия долж­на проверить:

не имеется ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, которое передано для монтажа, но монтаж которого фактически не начат. При выяв­лении такого оборудования необходимо сде­лать соответствующие исправления в учете и отчетности;

состояние законсервированных и временно приостановленных строительных объектов.

строительных объектов. В каком случае следует выявить причины и основания их консервации. На законченные объекты, которые по каким-либо причинам не введены в эксплуатацию, составляются отдельные акты.

На объект прекращенного строительства, а также на проектно-разведочные работы по незаконченному строительству, подлежащие списанию с баланса, составляются отдельные актыI, в которых указываются все данные о характере выполненных работ и их стоимость согласно смете, с указанием причин прекращения строительства.

На незаконченный капитальный ремонт зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов составляется отдельный акт, в котором указываются: наименование находящегося в ремонте объекта, опись и процент выполнения работ, сметная и фактическая стоимость выполненных работ.

13. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ЗАБАЛАНСОВЫХ СТАТЕЙ

13.1. Инвентаризация забалансовых статей проводится в порядке, установленном для инвентаризации статей баланса.

14. ПРОВЕРКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТА­ТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

14.1. После окончания инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгал­терию для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и ценовые показатели по данным бухгалтерского учета ставятся напротив соответствующих данных описи и путем сравнения выявляются расхождения между данными инвентаризации и данными учета.

14.2. Результаты инвентаризации ценно­стей, принадлежащих другим организациям, с приложением копии описи сообщают их владельцам. На последней странице описи также следует сделать отметку о проверке цен, таксировку и подсчет результата за под­писями лиц, проводивших эту проверку.

14.3. Инвентаризационная комиссия прове­ряет правильность определения бухгалтерией результатов инвентаризации и свои заклю­чения и предложения отражает 15 протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

В протоколе приводятся подробные данные о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, а также излишках, и указывается, какие приняты меры к виновным лицам.

Не позднее чем за десять дней после окончания инвентаризации протоколы инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения; в централизован­ных бухгалтериях протоколы центральной инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия.

Материалы инвентаризации и решения по регулированию расхождений утверждаются руководителем учреждения с включением результатов в отчет за тот период, в кото­ром закончена инвентаризация, а также и в годовой отчет.

14.4. Срок хранения документов по ин­вентаризации (инвентарных описей, актов, протоколов заседаний инвентаризационных комиссий) в учреждениях составляет три года при условии завершения ревизий согласно Перечню типовых документов, образующих­ся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденно­му приказом Главного архивного управле­ния при Кабинете Министров Украины от 31.03.97г. № 11-а. В случаях возникновения споров, разногласий, возбуждения уголов­ных дел хранятся до вынесения соответ­ствующего решения.

15. ПОРЯДОК РЕГУЛИРОВАНИЯ ИНВЕНТАРИ­ЗАЦИОННЫХ РАЗНИЦ

15.1. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируют­ся учреждением в следующем порядке:

ü основные средства, материальные ценно­сти, ценные бумаги, денежные средства и другое имущество, выявленные в избытке, подлежат оприходованию и зачислению со­ответственно на увеличение финансирования учреждения с дальнейшим установлением причин возникновения излишков и виновных в этом лиц;

ü убыль материальных ценностей в преде­лах утвержденных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя учреждения на уменьшение финансирования. Нормы естественной убыли могут применяться только в случае выявления фактических недостач и после зачета недостачи ценностей излишками при пересортице. При отсутствии норм естественной убыли убыль рассматри­вается как недостача сверх нормы;

ü недостача ценностей сверх норм есте­ственной убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на счет виновных лиц по ценам, по которым исчисляется размер ущерба от хищений, недостач, уничтожения и порчи материальных ценностей;

ü потери и недостачи сверх нормы естествен­ной убыли материальных ценностей, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, зачисляются на уменьшение финансирования.

15.2. В случаях взыскания ущерба с винов­ных лиц, причиненного хищением, недостачей или утратой, определение сумм убытком осу­ществляется в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96г. № 116 «Об утверждении Порядка определе­ния размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценно­стей» и Законом Украины «Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, унич­тожением (порчей), недостачей или утратой драгоценных металлов, драгоценных камней или валютных ценностей».

15.3. При установлении недостач н потерь, возникших вследствие злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач н потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск.

15.4. Недостачи материальных ценностей сверх норм естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия (наводнения, пожара и др.), а также если конкретные виновники не установлены, то потери от нераскрытых хищений списываются с балан­сов на уменьшение финансирования только после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия необхо­димых мер для недопущения фактов потерь

в дальнейшем в следующем порядке:

по сметам министерств, других централь­ных органов исполнительной власти, мест­ных государственных администраций, их управлений и отделов, исполнительных ор­ганов местных советов независимо от суммы но каждому случаю недостач или порчи материальных ценностей — соответственно, с разрешения руководителей министерств, других центральных органов исполнительной власти, председателей местных государствен­ных администраций, начальников управлений (отделов), председателей исполнительных органов местных советов;

по сметам учреждений, содержащихся за счет бюджета;

а) на сумму до 75 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан включительно но каждому случаю недостач или порчи материальных ценностей — с разрешения руководителя учреждения;

б) на сумму от 75 до 150 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан вклю­чительно по каждому случаю недостач или порчи материальных ценностей — с разре­шения руководителя вышестоящего учреж­дения;

в) на сумму более 150 не облагаемых нало­гом минимумов доходов граждан по каждому случаю недостач или потерь материальных ценностей- с разрешения руководителей министерств, других центральных органов исполнительной власти, председателей мест­ных государственных администраций, пред­седателей исполнительных органов местных советов.

В документах, которые учреждения пред­ставляют для оформления списания недостач сверх норм естественной убыли и потерь от порчи материальных ценностей, следует указать меры, принятые для предупреждения таких потерь.

15.5. Списание с баланса учреждения расходов на прекращенное строительство, расходов на проектно-разведочные работы по неосуществленному строительству про­изводится на основании документов инвен­таризации.

Приложение 4