Протокол. На расширенных заседаниях и собраниях организации, в которых нет постоянно действующего коллегиального органа

На расширенных заседаниях и собраниях организации, в которых нет постоянно действующего коллегиального органа, участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали - 80 человек». На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке «При­сутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, формулируются вопросы в предложном падеже. После каждого вопроса с новой строки указываются форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия в родительном надеже. Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется, например:

Повестка дня:

О рассмотрении плана работы педагогического совета на 2008-2009 учебный год. Информация директора колледжа Иванова И.И.

Если на заседании рассматривается более одного вопроса, то они нумеруются арабскими цифрами, например:

Повестка дня:

1. О выборах секретаря педагогического совета.

Информация директора колледжа Иванова И.И.

2. Об итогах учебно-воспитательного процесса за 2007- 2008 учебный год и задачи педагогического коллектива на 2008-2009 учебный год.

Информация методиста Петровой С.С, заместителя директора Сидоровой О.И.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета).

Изложение ведется в первом лице (без местоимения «Я»). В тексте выступления каждая новая мысль начинается с красной строки. Если текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы дается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ»! Например:

1. СЛУШАЛ И: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Оформление текста этого раздела осуществляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел кроме текстов выступлений включаютсявопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Онначинается с глаголав неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», « одобрить » и т.д.) и строится по схеме:

Ø действие

Ø исполнитель

Ø срок исполнения (рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждениякакого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена следующим образом:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1....

2.2

Текст постановляющей части, не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается одно решение независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Например:

ПОСТАНОВИЛИ:

Рассмотренный план работы педагогического совета на 2008-2009 учебный год рекомендовать к утверждению.

Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой. Например:

ПОСТАНОВИЛИ:

1. …

2. ….

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текстов выступлений. Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. При возникновении принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения.

В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый (согласовываемый, одобряемый) коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание. Например:

РЕШИЛИ:

Одобрить прилагаемый проект «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» и направить его на согласование в облисполкомы.

Так как протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами. В подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель, секретарь).

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, а в наиболее важных случаях — постановлений и решений.

В организациях, действующих по принципу единоначалия, протоколы в ряде случаев подлежат утверждению руководителем организации, наиболее важные принятые решения проводятся в жизнь приказами.