Режим работы выставки. Организация потоков посетителей

К открытию выставки дирекцией утверждается режим ее рабо­ты. Часы начала и окончания рабочего дня выставки в будни и праздничные дни, время обеденных перерывов, графики сменной работы основного персонала и вспомогательных служб вывешива­ются на видных местах. Заканчивается рассылка приглашений. В газетах и по радио сообщается об открытии выставки, и одновре­менно определяются места распространения входных билетов и ме­ры на случаи массового скопления людей у билетных касс и воз­никновения очередей. Обеспечение порядка при проходе посетите­лей на выставку возлагается на службы местной охраны или мили­цию. Отдельным приказом определяется организация работы служб безопасности выставки, охраны помещений, дежурных по разделам и павильонам. При возникновении непредвиденных ситуаций ди­рекция и служба безопасности должны действовать в соответствии со специальной инструкцией. Все это делается ради одной из важ­нейших забот дирекции — организации нормального движения людских потоков по выставке и обеспечения комфортных условий работы экспонентов. Для публичной и широко разрекламированной выставки — это достаточно трудно решаемая задача. Поэтому неко­торые специализированные выставки и ярмарки просто ограничи­вают свободный доступ публики, сосредотачивая все внимание пер­сонала выставки на организации информационной и коммерческой работы с «целевыми» посетителями и специалистами. Другие делят время работы выставки: с утра — для специалистов с приглашения­ми, с 13 часов для публики с входными билетами. Организация по­сещения выставки «целевыми» посетителями предусматривает не только их приглашение, но и предварительную дифференциацию. Из общей массы приглашенных вычленяются для обслуживания представители средств массовой информации, официальные лица, руководители торговых палат, банков, ассоциаций, союзов деловых людей и т.п. Здесь задача устроителей — обеспечить всех информа­цией, формирующей благоприятное общественное мнение о вы­ставке и организациях ее устроивших. Эта группа посетителей по­лучает основную информацию непосредственно от дирекции вы­ставки. Дирекция берет на себя роль гида по выставке и организует специальные маршруты осмотра, в зависимости от их практических интересов. Вторую группу «целевых» посетителей составляют лица и специалисты, не имеющие твердых намерений вступать в контак­ты с административной или коммерческой частью выставки. Это люди, пришедшие ознакомиться с выставкой в целом и получить информацию по некоторому узкому кругу специальных вопросов, связанных с конкретными фирмами, направлениями техники и об­разцами или услугами. Цель их посещения — ознакомиться с об­щим уровнем производства в той или иной области, сравнить про­дукцию своей фирмы с образцами конкурирующих фирм, получить информацию о возможностях поставки или экспорта. Эта группа посетителей получает информацию непосредственно от стендистов и является предметом заботы персонала фирм-участниц.

Еще одну группу составляют лица, заранее планирующие по­сещение конкретных фирм, пришедшие на выставку для оконча­тельного решения вопроса о закупках или заключении сделок, нуждающихся в детальной информации специального назначения и гарантиях достоверности этой информации. Они, как правило, стремятся встретиться на стенде с руководителями фирм или с их официально уполномоченными представителями. Им требует­ся точная (из первых уст) техническая и коммерческая информа­ция, условия транспортировки и хранения продукции, эксплуа­тационные характеристики, гарантии обеспечения требуемых ха­рактеристик.

Время и уровень обслуживания посетителей на стенде во мно­гом определяются плотностью потока посетителей. Это естествен­но. При ограниченном количестве персонала на стенде их условия работы задаются очередью за информацией и консультациями. Чем больше посетителей на стенде, тем меньше времени каждому из них будет вынужден уделять стендист, делая исключения толь-ко для тех, кто приглашен на встречу специально или интересен стендисту по каким-либо причинам. Да и посетители не очень любят очереди, многие просто проходят мимо тех стендов, где все стендисты заняты.

Надо помнить, что на распределение времени на осмотр разных разделов и поведение в них посетителей на выставке влияет не только длина, но еще и тип организации маршрута (прямой, спи­ральный, пересекаемый, принудительный, добровольный и т.д.). Некоторые посетители уже через 40—50 минут осмотра экспозиций ищут ближайший выход, другие, у которых есть кредитная карта, ищут возможность приобрести нечто полезное на выставке. Упорядочение потока посетителей, созда­ние рекреационных зон, расстановка указателей с учетом различной нагрузки на разные экспозиции, и другие меры приводят к благо­приятным последствиям в обслуживании посетителей на выставке. Для создания приемлемых условий работы экспонентов на выставке дирекция изыскивает различные способы регулирования потоков посетителей или прямо на входе на нее или на отдельных ее мар­шрутах. Это требует соответствующего умения оценки потоков лю­дей и знания некоторых рецептов реагирования на них. Это можно делать интуитивно, на глазок, но даже в этом случае нужно систе­матически получать информацию о плотности публики на маршру­тах, особенно в часы пик.