Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке

У самой дирекции выставки во время ее проведения проходит масса деловых встреч и переговоров. Основные мероприятия зара­нее согласовываются и включаются в официальный график встреч и переговоров. Этот график обычно тщательно соблюдается и кор­ректируется только в исключительных случаях. Но бывают и не предусмотренные графиком встречи, и тогда для них выкраивается резервное время. Здесь решается масса вопросов и проблем, актуальных для выставочной организации в настоящий момент или в перспективе. Разнообразие тем переговоров дирекции не поддается простому перечислению, но важнейшие из них — переговоры о со­трудничестве, партнерстве и взаимодействии.

У всех организаторов выставок есть проблемы расширения вы­ставочных программ, выбора тематики новых выставок и учрежде­ния новых ярмарок, реконструкции старых или строительства но­вых выставочных павильонов. Всегда существуют проблемы полу­чения инвестиций или кредитов под новые проекты. Часто прямо на выставке проводятся переговоры о техническом переоснащении выставочного центра, приобретении более качественного современ­ного выставочного оборудования. Нередко ведутся переговоры об обмене опытом организации выставочного дела.

Деловые встречи дирекции, чаще всего, посвящаются решению вопросов взаиморасчетов и взаимозачетов с участниками настоя­щей выставки; оказания помощи на стенде, в демонтаже стенда и вывозе выставочных грузов после закрытия выставки, обсуждению возможностей участия организаций в выставках последующих пе­риодов. Помимо этого, дирекцией проводятся совещания по орга­низации анкетированных опросов участников и посетителей вы­ставки или совещания, посвященные формированию портфеля заявок на последующие выставки. Часть встреч посвящается об­суждению вопросов организации и проведения специальных ис­следований рынка товаров и услуг, представленных на выставке, анализу информационной, товарной, торговой и ценовой полити­ки фирм-участниц.

Крупные выставки посещают члены UFI, Союза выставок и яр­марок, торгово-промышленных палат, международных выставочных ассоциаций и союзов. С ними обсуждаются важнейшие проблемы развития выставочной деятельности, вопросы членства и участия в работе этих организаций, намечаются проекты совместных дейст­вий. Нередко дирекция выставки принимает делегации выставоч­ных организаций из других регионов и обсуждает с ними вопросы сотрудничества и координации совместных действий.

Работа научно-технического, коммерческого и справочно-информационного центров

Научно-технический центр. НТЦ выставки создается при оргко­митете и наряду с другими рабочими группами является его испол­нительным органом. Цели, функции и порядок его работы опреде­ляются специальным положением, утверждаемым оргкомитетом выставки.

В состав НТЦ включаются ведущие специалисты и ученые по определенным направлениям науки, техники и технологий. В пери­од подготовки выставки НТЦ участвует в рассмотрении заявок экс­понентов и отборе участников, в сборе информации об экспонатах и разработке тематического плана выставки. Его главная задача — обеспечить высокий научно-технический уровень проводимого ме­роприятия. Поэтому НТЦ проводит консультации фирм по подго­товке экспонатов для демонстрации на выставке. В период ее про­ведения специалисты НТЦ участвуют в научно-технических меро­приятиях (конференциях и семинарах), проводимых в рамках вы­ставки, и анализируют полученную информацию о последних дос­тижениях по тематике выставки. На основе полученной информации НТЦ подготавливает аналитические материалы о тенденциях и перспективах развития отрасли, отдельных направлений техники, о тенденциях в разработках и исследованиях.

НТЦ готовит рекомендации предприятиям и учреждениям по продаже и закупкам оборудования, технологий и образцов, пред­ставленных на выставке, или по направлениям сотрудничества и кооперации.

Часто специалисты НТЦ включаются в состав жюри или экс­пертных групп смотров-конкурсов, проводимых на выставке, и уча­ствуют в экспертизе образцов, представляемых на конкурс лучших товаров и услуг, в определении победителей, призеров и лауреатов по разным номинациям, а также в оформлении наградных доку­ментов и награждении участников выставки.

Иногда дирекция выставки возлагает на НТЦ подготовку и про­ведение научно-технических конференций, семинаров, лекций и докладов на выставке.

Коммерческий центр. Для координации торгово-посреднической деятельности, правовой помощи при заключении контрактов и до­говоров, а также для оценки торгового оборота выставки дирекция выставки организует коммерческий центр со следующими функ­циями:
• обеспечение условий для проведения коммерческих перегово­ров;
• привлечение местных деловых кругов на выставку и по­мощь им в изучении коммерческих предложений участни­ков выставки;
• сбор и анализ информации о заключенных сделках;
• руководство всей рекламной работой, если в организации от­сутствует специальный рекламный отдел.

Обычно коммерческий центр координирует свою деятельность с работой рекламного отдела. А когда такового нет, коммерческий центр берет на себя организацию работ по публикации серии мате­риалов о выставке в средствах массовой информации; разработку и издание рекламных проспектов и буклетов, листовок, плакатов и афиш, их рассылку и расклейку в специально отведенных местах; изготовление и установку технических средств наружной рекламы типа «бегущая строка», растяжки и транспаранты, световые табло и щиты и т.п.

Пресс-центр выставки. Существенный интерес для экспонентов и деловых кругов, участвующих в мероприятиях, представляет пресс-центр выставки. Именно пресс-центр занимается аккредита­цией корреспондентов, освещающих работу выставки. Он подготавливает пресс-релизы для пресс-конференции, проводимой перед ее открытием, и обеспечивает информацией средства массовой ин­формации о мероприятиях на выставке. Пресс-центр выставки ока­зывает помощь журналистам в сборе информации на стендах, в ор­ганизации и проведении интервью с руководством выставки и ее участниками; в подготовке репортажей с выставки в газетах, журна­лах, на радио и телевидении.

Иностранным участникам пресс-центры выставок оказывают помощь в установлении контактов с местными и центральными средствами массовой информации, в организации пресс-конференций и брифингов. Кроме того, пресс-центр выставки ак­тивно участвует в проведении «национальных дней» их стран и дру­гих сопутствующих выставке мероприятиях.

Справочно-информационный центр. Информационное обслужи­вание посетителей выставки обеспечивает создаваемая информаци­онно-справочная служба или информационный центр, размещае­мый, как правило, при входе на выставку. Его задача — распро­странять официальный каталог выставки и другие информационно-рекламные материалы о выставке, отвечать на вопросы посетителей о планировке выставки и размещении на ней стендов фирм-участниц, различных служб выставки и ее администрации. Сегодня информационные центры выставок для оперативного обслуживания посетителей оснащаются ксероксами, телекоммуникационным обо­рудованием, компьютерами с разнообразными базами данных экс­понатов прошлых выставок и настоящих экспозиций, характери­стиками организаций и их товаров и услуг, прайс-листов и тому подобными информационными материалами. На практике встре­чаются случаи совмещения функций информационных и коммерче­ских служб на выставке. И тогда такая служба называется инфор­мационно-коммерческим центром.

Прием почетных гостей и экскурсий. Информационно-рекламные и культурные программы на выставке

Во время работы выставки главный методист отвечает за орга­низацию заказных экскурсий и прием почетных гостей. Он прини­мает заявки от организаций, учреждений и предприятий на кон­кретную дату и согласует с ними категорию и число экскурсантов, время начала экскурсии, тему, маршрут и время, отводимое на нее. Он обеспечивает коллективные посещения выставки и заказные экскурсии экскурсоводами или гидами-переводчиками, составляет графики их работы, определяет состав смен экскурсоводов и гидов-переводчиков. Отработка экскурсоводами вариантов маршрутов для разных категорий экскурсантов проводится накануне выставки. А во время выставки главный методист согласовывает действия экс­курсоводов и гидов с действиями стендистов и демонстраторов на стендах.

Но самая ответственная задача главного методиста выставки — обеспечить на высоком уровне прием почетных гостей — высоко­поставленных лиц и официальных правительственных делегаций. Именно поэтому на крупных выставках для их обслуживания соз­даются специальные группы сопровождения. В состав группы включаются специалисты и руководители предприятий, хорошо знающие самые разнообразные проблемы, демонстрируемые и ре­шаемые с помощью настоящей выставки. Кроме того, члены груп­пы сопровождения почетных гостей обычно в совершенстве владе­ют двумя-тремя иностранными языками. Здесь нужно не только удовлетворить интересы почетных гостей, но и соблюсти прото­кольную часть встречи. Если это делегация финансистов и про­мышленников, перед осмотром выставки для нее организуется 5— 10-минутный брифинг со специалистами соответствующего направ­ления. Если это правительственная делегация, встречать ее и со­провождать по выставке должно лицо соответствующего ранга и компетенции. Все особенности посещения должны быть рассмот­рены заранее, а порядок встречи гостей и показа выставки согласован с соответствующими службами. Время приема делегаций обыч­но жестко ограничено. В условиях лимита времени с методической точки зрения главное здесь — показ выставки с наиболее важной стороны, выделение наиболее значительных экспозиций и экспона­тов, демонстрация наиболее привлекательных идей и предложений. Подробная и детальная информация по какому-либо вопросу пре­доставляется только в случае персональной просьбы члена делега­ции. Это творческая работа, каждый раз требующая соответствую­щей ориентации и своего подхода. По окончании экскурсии или приема делегации главный методист анализирует удачные и не­удачные стороны их проведения, снабжает экскурсовода на будущее дополнительными материалами, аргументами и доводами.

Существенную часть работы главного методиста выставки со­ставляет реализация программы информационно-рекламных меро­приятий. К важнейшим из них относятся презентации фирм, участ­вующих, в выставке. Презентации фирм проводятся или прямо на стенде или в специально предусмотренном деловом центре выстав­ки. О презентации фирмы сообщается афишами, рассылкой при­глашений, в объявлениях по местной радиотрансляционной сети. Содержательную часть презентации определяет представляемая фирма, но порядок, время и место презентации обязательно согла­суется с дирекцией выставки, чтобы она могла оказать необходи­мую техническую помощь организаторам презентации.

К презентационным мероприятиям относятся и «национальные дни» стран, участвующих в выставке. Но в отличие о презентации отдельных фирм «национальные дни» представляют собой расши­ренный комплекс мероприятий, начинающийся с официальной части — поднятия на флагштоке перед павильоном национального флага. Открывается «национальный день» торговым представителем или послом данной страны. При их участии проводятся официаль­ные встречи и приемы, организуются выступления участников вы­ставки, проходит знакомство с научными, техническими и эконо­мическими достижениями на стендах или на семинарах и деловых встречах. «Национальный день страны» обязательно сопровождает­ся культурной программой, состоящей из выступлений ансамблей, кинопросмотров, театрализованных или концертных представле­ний, конкурсов, лотерей, а иногда и спортивных состязаний.

Практически на всех выставках и ярмарках теперь проводятся мероприятия научно-технического характера. Крупные или извест­ные в какой-нибудь области науки и техники фирмы обычно про­водят семинары для участников выставки, технической и научной общественности. Напрмиер, труба электросварная гост представлена на выставке. На них ведущие специалисты фирмы делают доклады о состоянии и перспективах развития данной отрасли и новых направлениях исследований и разработок. В конце докладов специалисты отвечают на вопросы участников семинара, раздают информационные материалы.

Сами организаторы выставки обычно устраивают научно-практические конференции, посвященные проблемам развития от­расли науки и техники, представленной на выставке. Например, на международной московской выставке «Выставочный сервис» уже трижды проводились конференции на тему «Современные тенден­ции и перспективы развития выставочно-ярмарочной деятельно­сти». Проблемам экономики, финансов и инвестирования органи­заторы выставки обычно посвящают встречи «за круглым столом» для представления друг другу заинтересованных организаций. Встречи деятелей культуры и кино-концертные мероприятия на самой выставке, как правило, составляют основу ее культурной программы. Но, кроме этого организаторы предлагают участникам посещение местных театров, концертных и спортивных мероприя­тий, организуют экскурсии по достопримечательным местам, музе­ям и художественным галереям ближайших окрестностей.

Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов

Работа дирекции выставки с персоналом экспонентов начинает­ся еще до открытия выставки, а фактически — с момента их появ­ления на территории выставки. В плане мероприятий должен быть предусмотрен инструктаж персонала стендов. Они должны знать все о режиме работы выставки, правилах поведения на стендах и порядке обращения в дирекцию выставки, в случае необходимости.

По прибытии на выставку персонал экспонентов обычно реги­стрируется или отмечает командировочные удостоверения. Жела­тельно сразу же выяснить, кто будет старшим на стенде, с кем в случае необходимости нужно будет поддерживать контакты. Лицам, ответственным за работу персонала на стенде, сообщается, где главный офис дирекции выставки, где на территории выставки рас­положены телефоны-автоматы, банк, служебные проходы и лестни­цы, лифты, недорогая столовая, пресс-центр, пункты сдачи поте­рянного имущества, неотложной медицинской помощи, туалеты. В обязанности дирекции входит инструктаж лиц, ответственных за работу стендов, а они, в свою очередь, должны проинструктировать свой персонал о режиме работы выставки и требованиях по соблю­дению правил и инструкций, в том числе по пожарной и техниче­ской безопасности. Можно помочь им заранее определить по пла­нировке стенда, где лучше повесить свою верхнюю одежду, а где одежду посетителей, пришедших на переговоры. Дирекция должна предупредить о том, что стенд никогда не должен оставаться без присмотра, и предложить составить графики дежурств на стенде, подсказать, что лучше их сделать посменными, и не более трех ча­сов каждая по продолжительности, после чего у людей должен быть хотя бы получасовой перерыв.

В это же время выясняются дополнительные потребности и нужды экспонентов, решаются вопросы их удовлетворения. Впол­не возможно, что экспоненту могут потребоваться технические средства демонстрации информации (диапроектор, кодоскоп, ви­деомагнитофон и т.п.) и демонстраторы. Если это возможно, то все предоставляется по дополнительной заявке. В случае, если де­монстраторами будут выступать сами стендисты, их нужно проин­структировать о правилах пользования аппаратурой, подсказать последовательность действий и показать, как сопровождать их комментариями.

Лицу, ответственному за работу персонала на стенде, вручается список местных телефонов организаторов выставки и всех необхо­димых служб, например, телефонов персонала по обслуживанию: аудиовизуальных средств, по ремонту стендов и реставрации по­врежденного оформления, также при необходимости предоставляется юридическая консультация онлайн бесплатно. Обязательно сообщается, куда обращать­ся, если вдруг прекратится подача на стенд электрической и других видов энергии.

Такая информация должна быть заготовлена в достаточном ко­личестве экземпляров. Во-первых, у каждого ответственного на стенде лица должна быть папка с такой информацией. Во-вторых, ее должно хватить на случай ротации персонала стендов в течение выставки.

Обычно большая часть работы на выставке возлагается на глав­ного методиста дирекции. Работа главного методиста выставки со стендистами во многом зависит от него самого, его опыта и заинте­ресованности в успешном проведении выставки. У главного мето­диста и его помощников должен быть свой план работы с персона­лом стендов в период выставки. Некоторые методисты еще перед открытием выставки организуют семинары для стендистов, на ко­торых объясняют особенности данной выставки, консультируют, как лучше вести рекламно-информационную работу, как принимать почетных гостей, как заказать переводчика; инструктируют о пра­вилах торговли со стенда при централизованном обеспечении кас­совыми аппаратами.

Все виды технической помощи экспонентам обеспечивают спе­циальные службы. У них на выставке тоже должны быть графики работы смен, они должны быть обеспечены всем необходимым и в случае поступления заявки или телефонного звонка немедленно реагировать на запросы экспонентов. Особая четкость в работе тре­буется от служб охраны помещений и службы безопасности. Спи­ски их ответственных лиц и номера телефонов для экстренных слу­чаев должны быть у персонала стендов всегда на видном месте.