Сохранность основных средств

Ревизия сохранности основных средств. Прежде всего, при ревизии, проводимой по этому направлению, нужно проверить условия сохранности основных средств. При такой поверке устанавливаются:

1)качество осуществления инвентаризаций;

2)своевременность и полнота закрепления основных средств
за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов;

3)достоверность учетных данных о наличии основных средств
на 1-е число месяца начала ревизии;

4)наличие основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризаций проводит­ся документальный контроль:

• соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;

• порядка подведения итогов инвентаризаций;

• решений по урегулированию выявленных расхождений;

• правильности отражения результатов инвентаризации на сче­тах бухгалтерского учета.

При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется документальный и фактический контроль.

В первом случае происходит проверка:

• приказов, которыми утвержден список материально ответственных лиц;

• договоров о материальной ответственности. Во втором случае происходит проверка:

• наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;

• наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;

• работы охранных систем.

При проверке достоверности учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документаль­ный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств; при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Глав­ной книги, данные первичных документов и технической документа­ции - с данными инвентарных карточек.

По результатам проверки условий сохранности основных средств делаются соответствующие выводы, в зависимости от которых дают­ся необходимые рекомендации.

Выборочная проверка документального оформления учета основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) оценивает соблюдение пра­вил ведения картотеки или инвентарных книг. Как мы уже говорили, в ходе ревизии записи в карточках учета основных средств сверяются с данными первичных учетных документов. Записи в инвентарных карточках сопоставляются с данными технических паспортов.

Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синте­тического учета основных средств. Для этого ревизионная комиссия (ревизор) по данным инвентарных карточек или инвентарной книги подсчитывает стоимость всех основных средств и сопоставляет полу­ченную сумму с остатком по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и остатком по статье «Основные средства» в балансе.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бух­галтерского учета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных ин­вентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) уста­навливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:

• проводится один раз в три года обязательная инвентаризация
основных средств;

• сменились материально ответственные лица;

• установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• произошло стихийное бедствие.

При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достовер­ность и точность данных о фактических остатках основных средств, правильность указания отличительных признаков основных средств, а также правильность оформления результатов инвентаризации, на­ложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учет­ные формы и регистры.

Организация и проведение инвентаризации основных средств. Инвен­таризацию специалисты-ревизоры проводят в соответствии с требо­ваниями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина Рос­сии от 13 июня 1995 г. № 49.

До начала инвентаризации оформляется приказ, в котором ука­зываются сроки ее проведения, определяется состав инвентаризаци­онной комиссии, назначается ее председатель.

Во время инвентаризации основных средств члены ревизион­ной комиссии (ревизор) заполняют опись формы № ИНВ-1, где про­ставляют инвентарный номер, наименование объекта основных средств.

В инвентарной описи проставляются фактические данные о на­личии объектов основных средств и учетные данные. Фактические данные проставляются непосредственно при инвентаризации, учет­ные данные выводятся на день инвентаризации. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подле­жащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и при­чин непригодности этих объектов.

Отдельные описи составляются на арендованные основные сред­ства и на основные средства, находящиеся на ответственном хранении. В последнем случае дается ссылка на документы, подтвержда­ющие принятие объектов на ответственное хранение. Описи должны быть подписаны ревизионной комиссией (ревизором) и материально ответственным лицом.

В ходе инвентаризации нужно выяснять, на всех ли объектах основных средств имеются инвентарные номера, как обеспечивается их охрана и как организован технический уход за ними. Особое вни­мание следует обращать на хранение бездействующих и находящихся в резерве машин и механизмов. Такие объекты основных средств не­редко остаются без присмотра под открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.

Важно определить, все ли основные средства закреплены за мате­риально ответственными лицами..

Комиссия проверяет также наличие документов, подтверждаю­щих нахождение зданий, сооружений, другой недвижимости, земель­ных участков, водоемов и иных объектов природных ресурсов в соб­ственности организации.

Оформление результатов инвентаризации основных средств. По за­вершении инвентаризации члены инвентаризационной комиссии и ма­териально ответственные лица подписывают инвентаризационную опись формы № ИНВ-1. Инвентаризационная опись должна быть составлена не менее чем в двух экземплярах, содержать все необходи­мые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. При наличии исправлений их вносят во все экземпляры описей.

При выявлении отклонения данных о фактическом наличии основных средств от учетных данных составляются сличительные ведомости формы № ИНВ-18. Недостачи, выявленные в ходе инвен­таризации, отражаются в сличительной ведомости в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Оценка выявленных неучтенных объек­тов основных средств проводится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе отдельными актами. На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен­дованные), составляются отдельные сличительные ведомости.

По каждому факту выявления несоответствия между фактиче­скими и учетными данными материально ответственные лица пишут на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, в том числе результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспе­чения сохранности основных средств. В нем на основании составлен­ных сличительных ведомостей ревизионная комиссия (ревизор) дает выводы по результатам инвентаризации и предложения по устране­нию выявленных недостач, списанию недостач, оприходованию из­лишков и т.д.

Выявленные недостачи основных средств подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих основных средств ревизионная комиссия (ревизор) тщательно прове­ряет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего по­рядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих основных средств, порядка погашения этой задолженности и отражения в уче­те всех операций по списанию.