Принципы беседы и обсуждения с сотрудниками

В рамках руководства, как средства управления, используются различные формы ведения беседы, которые имеют четкие различия в зависимости от целевых установок разговора.

Есть два вида служебной беседы:

- критика и поощрение;

- служебное совещание.

Начальник прибегает к служебной беседе или совещанию в случаях, когда он:

- дает указания своим сотрудникам;

- сообщает им решения, затрагивающие права и обязанности сотрудников;

- хочет побудить сотрудников выполнять решения;

- хочет получить информацию от своих сотрудников;

- осуществляет критику и объявляет поощрения. Руководитель на служебном совещании выступает не в качестве

партнера, а в качестве начальника, действующего на основе формальных отношений «Начальник - Подчиненный».

Перед каждой беседой, начальник должен точно для себя определить:

- хочет ли он использовать инициативу и идеи своих сотрудников;

- хочет ли он, чтобы сотрудники выполнили уже принятые им решения.

Решение, принятое начальником, является указанием дальнейших действий сотрудников, и обязывает к выполнению даже в том случае, если сотрудник не убежден в его правильности. При этом начальник должен веско обосновать свое решение так, чтобы у сотрудников не возникало чувства, что с его мнением не посчитались.

Обоснование решения не должно приводить к обсуждению доводов, приведенных начальником. Было бы неправильно, если бы решение еще раз было поставлено сотрудниками под сомнение, и контраргументы, выдвинутые ими на совещание, снова бы стали обсуждаться. Теперь больше не говорят, а действуют, в соответствии с решением начальника. Однако, сотрудники имеют возможность задавать вопросы, чтобы обсудить детали выполнения принятого решения. При этом сотрудники могут быть выслушаны только в случае появления новых существенных аргументов, поскольку последние при определенных обстоятельствах могут принести к изменению решения.

По поставленным вопросам начальник высказывает свое мнение, не возвращаясь к обсуждению. Если из решения начальника вытекают различные мероприятия, необходимые для его осуществления, то служебное совещание переходит непосредственно в совещание сотрудников.

Если в процессе служебного совещания сотрудники получают задание, то должны быть письменно отражены ответы на следующие вопросы:

1. Понятно ли сформулировано задание?

2. Кто должен исполнять задание?

3. К какому сроку задание должно быть исполнено?

При выдаче указаний, начальник поступает следующим образом:

- излагает, о чем идет речь;

- обосновывает необходимость своего решения;

- предоставляет возможность сотруднику изложить свою точку зрения и задать вопросы;

- останавливается на этих вопросах. При необходимости уточняет сказанное и останавливается на деталях;

- определяет, как должен действовать каждый сотрудник в отдельности;

- при необходимости определяет сроки исполнения указания. Аналогично начальник передает своим сотрудникам указания

вышестоящего руководства. В этом случае, он должен защищать и обосновывать это указание, даже если оно противоречит его собственному мнению. Иначе он поставит под вопрос принцип единства управления.

На совещании руководитель должен четко изложить информацию и сообщить сотрудникам все необходимое, чтобы они смогли правильно ее понять во взаимосвязи с производственной деятельностью. Начальник должен понимать, что он несет ответственность за ошибки, вызванные недостатком информации с его стороны. В таком случае, неправильное поведение работника будет объясняться не его собственной виной, а ошибкой руководителя, не предоставившего достаточное количество информации.