Принципы формирования целевых команд и организация их работы

Под командой мы понимаем особого рода рабочую группу, создающуюся либо на определенный срок, либо в качестве постоянной организационной единицы для решения задачи, которую нельзя решить в одиночку, и находящуюся в одном ряду с другими производственными подразделениями.

Работа командой представляет единство таких элементов, как самостоятельное мышление и действия каждого в отдельности, их включение в общую командную работу ради решения поставленной задачи.

Важнейшим условием успешной работы командой является определенный внутренний настрой, который должны иметь отдельные члены команды, чтобы достигнуть плодотворного взаимодействия.

Работающий в команде должен забыть интересы своего отдела и участка, где он числится работающим, и сконцентрироваться на поставленной перед ним временной командой задачей. Он должен освободиться от ведомственного мышления. Оно не совместимо с духом команды.

Занятый в команде должен знать, что работа осуществляется в полной анонимности. Не отдельное лицо заслуживает «честь и славу», а все, что наработано группой, принадлежит ей, как единому целому. Результат работы отдельного члена команды принадлежит всей команде и способствует повышению результативности ее труда.

Работающий в команде, должен без предупреждения и высокомерия относиться к мнению других членов команды. Работа в команде предполагает готовность к сотрудничеству, открытость по отношению к новым идеям и отказ от упрямого настаивания на своей точке зрения.

Команда является, таким образом, особым случаем делегирования ответственности. Если в традиционной структуре задача и относящиеся к ней полномочия возлагаются на одно лицо, которое и должно решить эту задачу, то при работе командой задание дается группе.

Команда отличается от других рабочих групп статусом ее членом команды внутри группы, ролью так называемого руководителя команды и положением начальника, на которого замыкается группа.

Команда может составляться как из сотрудников одного уровня, так и различных уровней и участков предприятия. На срок работы в составе команды они равноправны. Положение, которое занимает лицо на предприятии, его должность не имеют значения для работы в команде. Каждый член команды имеет одинаковые права и обязанности, вытекающие из сущности работы командой.

а) Обязанности отдельного члена команды:

- каждый член команды обязан употребить свои силы, знания и возможности для достижения поставленных перед командой целей;

- никто из команды не должен ставить свою активность в зависимость от того, следует группа его рекомендациям или нет. Более того, он должен быть готов подчиниться решению большинства, даже если оно противоречит его собственным идеям, за исключением тех случаев, когда, по его мнению, в команде возникла экстремальная ситуация, за которую он не хочет нести ответственность. В этом случае свое «особое мнение» он должен занести в протокол.

Недопустимы ситуации, когда член команды пытается блокировать неприемлемое для него решение, угрожая отказом от работы.

Каждый член команды обязан быть лояльным по отношению к коллегам. Он должен чувствовать себя человеком, которому доверяют командные решения.

Каждый член команды обязан признавать других как равноправных партнеров. Он должен объективно проверять их идеи и высказывать по ним свою точку зрения. Терпимость является одним из важнейших условий успешной работы командой.

Каждый член команды обязан информировать остальных членов обо всем, что необходимо знать для выполнения поставленной задачи.

Никто из команды не может препятствовать сотрудничеству своими чувствами или обидчивостью. Он также не должен руководствоваться симпатиями или антипатиями.

б) Права отдельного члена команды.

Каждый член команды имеет право на то, чтобы:

- свободно высказывать свое мнение и требовать его объективной и деловой проверки;

- мысли, которые он высказал во время работы в команде, не стали известными третьим лицам. Он не может подвергаться опасности, которую несет с собой критики начальником его высказываний во время работы командой;

- получать информацию от остальных членов команды;

- высказанные им мысли могли использоваться другими членами команды на стороне только в том случае, если это не наносит вреда выполнению поставленных перед командой задач или если на это было получено специальное разрешение;

- в процессе сотрудничества в команде соблюдать этические принципы корректного поведения.

Особенность работы в команде состоит в том, что задание дается не отдельному лицу, а группе.

При работе командой применяются те же принципы, которые отличают ответственность за руководство от ответственности за действия:

- начальник команды несет ответственность за руководство, т.е. отвечает за исполнение своих управленческих обязанностей по отношению к команде;

- команда, как единое целое, несет ответственность за все действия.

При этом если речь идет о команде, на которую возложены задачи по консультированию, то это ответственность за консультирование, а если команда обладает правом принятия решения, то ответственность за принятое решение.

Каждый отдельный член команды несет ответственность только перед командой как единым целым, а не перед руководителем команды и наоборот. Каждый в отдельности несет свою долю в общей ответственности команды.

Если команда большинством голосов принимает решение, которое отдельные члены команды считают недопустимой ошибкой, за которую они не хотят отвечать, то они должны четко заявить об этом команде. В этом случае информируется начальник команды, который принимает решение о возможном исключении из состава команды соответствующего лица или о новом составе команды.

Если объединяются коллеги одного уровня или участка для совместной работы над решением задачи, касающейся сферы их деятельности, то они работают командой, а именно специально созданной командой. В большинстве случаев они существует короткое время, иногда достаточно одной встречи.

Такое создание команды считается нормальным производственным процессом. Оно происходит без нарушения производственной деятельности и не требует проведения организационных мероприятий. Подобная команда не нуждается ни в разрешении руководства предприятия, ни в прямом начальнике. Здесь необходимо вести себя так же, как и при нормальном сотрудничестве между штабом и линией, которое не нуждается в специальном разрешении или уведомлении. Результаты работы могут носить только информационный характер.

По-другому обстоит дело, если для решения проблемы собираются коллеги одного уровня, но с различных участков работы. И здесь речь идет о команде, образующейся на короткое время. Однако тот факт, что затрагиваются различные сферы полномочий предприятия, меняет все дело.

Сотрудники, которых их коллега попросил войти в состав команды, обязаны проинформировать об этом своих начальников. Однако намерение коллег, работающих на различных участках, объединиться в команду, не требует специального разрешения. К обязанностям каждого сотрудника относится установление непосредственного контакта с другими подразделениями предприятия в целях горизонтального информирования и координации на одном уровне, если это имеет отношение к выполняемым им задачам. Сотрудничество с коллегами в специально созданной команде относятся сюда же.

Однако если речь идет о задачах, выходящих за рамки нормального сотрудничества при существующей организационной структуре, вышестоящий начальник или руководство предприятия обязаны создать соответствующую команду.

Команду, созданную на длительный срок или постоянно, следует рассматривать как новое подразделение. Оно не может быть создано одним лицом. Принятие соответствующего решения входит в компетенцию руководства предприятия.

Руководство предприятия принимает решение о создании команды сроком на один год.

При этом необходимо учитывать следующее:

- если руководство предприятия принимает решение об использовании команды, то оно должно одновременно принять решение о том, какая цель должна быть поставлена перед этой командой и какие задачи она должна решать;

- при этом стоит определить, являются ли эти задачи линейными или штабными;

- если они являются штабными, то команда будет выполнять консультационные или информационные функции. Иначе говоря, она будет самостоятельным штабным подразделением и станет заниматься подготовкой решений, которые необходимо принять. Это наиболее распространенная форма команды;

- если команда будет иметь линейные функции, то ей будут даны полномочия по принятию решений. Эта форма выбирается тогда, когда приходят к убеждению, что команда располагает лучшим предпосылками для принятия решения, чем любое другое подразделение. Такое можно наблюдать на примере работ комиссий по технике безопасности, рационализаторству, социальным вопросам;

- цель и задачи, поставленные перед командой, закрепляются в описании рабочего места. При этом одновременно определяются отношения подчиненности команды как единого целого.

Руководство предприятия определяет членов команды и решает, должна ли работа в команде быть для них основной или служить только формой совместительства. В исключительных случаях оно вмешивается в компетенцию соответствующих начальников и сотрудников. Перед тем, как принять решение, руководство предприятия обязано проконсультироваться с соответствующим начальником и выяснить, может ли предстоящая работа в команде выполняться наряду с решением повседневных задач.

Если работа в команде важнее, то надо решать, как быть с текущей работой: перепоручить ли на время другому лицу, свести к минимуму или же прекратить ее на определенный срок вообще?

Специально созданная команда распускается, как только она выполнит поставленные задачи.

Перед тем как принять решение о создании команды, необходимо тщательно взвесить все ее преимущества и недостатки.