Принципы обмена информацией

12.23.1. Информация сверху вниз

Информирование сверху вниз является одной из важнейших обязанностей начальника.

12.23.2. Основная информация

Начальник обязан при поступлении на работу нового сотрудника давать ему основные сведения. Это одноразовое действие и производится с целью ознакомления.

1) Общие сведения могут быть различными в зависимости от должности сотрудника.

Они содержат данные:

- о целях предприятия;

- об экономическом положении;

- о месте предприятия на рынке;

- об отношении к конкурентам;

- о социальных учреждениях.

Кроме того, сюда входят сведения о том, какие правила предоставления информации посторонним лицам и общественности о планах и делах предприятия, должны соблюдаться всеми сотрудниками. Работник должен знать, что именно ему следует отвечать посторонним лицам, когда они задают определенные вопросы.

2) Информация об организационной структуре.

Сюда входит описание и схема всех подразделений предприятия, конкретного подразделения, в которое входит сотрудник, его структуры и линий соподчинения.

Нового сотрудника информируют об организационной структуре предприятия в целом, а также о тех подразделениях, с которыми ему придется взаимодействовать при выполнении возложенных на него задач (штабные и линейные подразделения, служба быта).

3) Информация о стиле руководства на предприятии.

Начальник должен информировать нового сотрудника о том, какие принципами руководства пользуются на предприятии. Руководитель должен также проинформировать нового сотрудника о его правах и обязанностях, а если он будет временно выполнять функции начальника, то о соответствующем круге полномочий.

4) Информация о профессиональных задачах сотрудника.

Сотрудник должен знать, что входит в круг его профессиональных задач. Начальник должен убедиться, что сотрудник понял все правильно, он должен обсудить со своим сотрудником изложенные в описании должности пункты и в случае необходимости дать разъяснения.

При информировании сотрудника о его участке работы необходимо ориентировать его о тех подразделениях, с которыми ему нужно будет взаимодействовать или поддерживать контакты.

12.23.3. Текущая информация

Начальник обязан информировать сотрудника обо всех происшествиях и решениях, которые ему важно знать. Только таким образом можно добиться правильных действий и решений со стороны сотрудника.

Сюда относятся:

- решения, важные для деятельности сотрудника на его участке работы (например, изменение целей, определение частных целей, плановых заданий), если они затрагивают сферу деятельности сотрудника;

- новые технологии, проекты, тенденции развития, планируемые изменения, специальные мероприятия и т.д.;

- цифровые данные о расходах, браке и объеме выпускаемой продукции;

- сроки совещаний, в которых должен принимать участие сотрудник, ожидаемые задания, планы;

- результаты совещаний, командировок, ярмарок; наблюдения за конкурентами и клиентами;

- результаты исследований собственных штабов; данные, сообщаемые в специальной литературе;

- жалобы, имеющие принципиальное значение.

Выполнение обязанностей по текущему информированию сотрудника со стороны начальника имеет особое значение для успешной деятельности предприятия. Многие ошибки сотрудников объясняются отсутствием необходимой информации сверху.

При передаче информации необходимо учитывать следующее:

1) Информирование сверху вниз, как и любое другое информирование, является обязанность, а не пожеланием. Начальник должен сам обратиться к сотруднику.

Сотрудники, перед принятием важного решения, не должны вначале спрашивать у начальника, нужно ли им учитывать какие-либо новые данные? Это бы противоречило принципу распределения ответственности.

2) Обязанность информировать сотрудников не исключает проявление собственной инициативы сотрудника.

В сомнительных случаях, когда имеется основание предположить, что начальник не проинформировал сотрудника об изменениях ситуации, он должен сам обратиться к нему и спросить.

В таких случаях сотрудник не должен ждать, пока его проинформирует начальник. Он обязан попытаться сам получить необходимую информацию. Сотрудник имеет право и обязан обращаться к своему начальнику.

3) Информация о результатах работы сотрудника.

Начальник обязан через определенные промежутки времени сообщать сотруднику о результатах оценки его работы. Сотрудник имеет право знать результаты служебной проверки его деятельности. Даже если нет повода для поощрения или критики, он все равно должен знать, как оценивает начальник его работу и поведение.

Сотрудник также должен быть проинформирован о том, какую пользу предприятию принесла его работа. Это способствует развитию инициативы и желания к дальнейшей работе.

Начальник не должен отделываться лишь общими рассуждениями, а конкретно ответить, какого он мнения о работе сотрудника и его поведении. Он должен обозначить, какие перспективы у него имеются, даже если сотрудник не имеет возможностей для дальнейшего роста, это необходимо с ним обсудить. Но начальник не должен говорить с сотрудником о его коллегах и их достижениях.