2015-06-14
606
Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо законодательных актов, также методическими нормативными документами, регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций, записей и т.п.).
Важнейшее место среди таких документов занимают нормативные акты, касающиеся работы с трудовыми книжками, бланками трудовых книжек (ч. 2 ст. 66 ТК РФ):
· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013);
· Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Оформление основных кадровых документов до недавнего времени было унифицировано, и все российские кадровики в своей деятельности были обязаны использовать формы первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В настоящее время такая обязательность законом не предусмотрена, однако во избежание ошибок и нареканий при проверках их целесообразно использовать, предварительно утвердив отдельным приказом руководителя или приложением к учетной политике организации (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
ГОСТ Р 6.30–2003 закрепляет общие правила составления и оформления документов в унифицированной системе организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов; распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020 000). Со всеми этими видами документов работают в службе кадров.
Вопросы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также «Основными правилами работы архивов организаций» (одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002). В Основных правилах освещаются делопроизводственные вопросы (требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения, порядок формирования дел в делопроизводстве); организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; подготовка дел к передаче в архив – оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки, составление описей, передача в архив), а также вопросы работы с документами в архиве.
Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, этот документ незаменим для организации архива.
Служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03–33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Поскольку кадровикам нередко приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п., рекомендуется иметь текст Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В них изложен порядок адресования корреспонденции, а также допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Важно также и знание правил вручения корреспонденции (иногда адресат по какой-либо причине пытается уклониться от получения), а также порядка отправки писем с уведомлением о вручении.
Кадровику целесообразно иметь представление о нормах времени или выработки, предусмотренных для этих видов работ.
Существует большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками управленческого аппарата, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 72; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991; и др.). Они рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности; в них указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, описывается содержание работы, освещаются вопросы организации труда, режима труда и отдыха, рационального оборудования рабочих мест, санитарные нормы.
