II. Соблюдение формальностей переписки

Нередко люди склонны пренебрегать формальностями. На самом деле мы сбережем много времени и сил как одной, так и другой стороны, если будем фиксировать плоды своей деятельности. Ведь каждый документ является отображением очередного важного шага, связанного с судьбой ребенка!

Действия родителей должны обязательно начаться с письменного заявления, зарегистрированного в канцелярии соответствующего ведомства. Родители всегда должны помнить, что любой сотрудник может быть переведен на другую должность, пойти на повышение и т. д. И если не останется письменного документального подтверждения истории вопроса, то новый человек, оказавшийся на этой должности, вынужден будет все начать с начала.

Составив письменное заявление (в нескольких экземплярах), необходимо сдать его в канцелярию ведомства и получить входящий номер на заранее заготовленной копии, которая останется у родителей. В крайнем случае, если делопроизводство в учреждении не отвечает принятым стандартам, на копии необходимо получить подпись сотрудника, принявшего заявление, с датой его приема. Если по каким-либо причинам у родителей отказываются принять заявление, то его необходимо отправить по почте с уведомлением о вручении; пришедшее семье уведомление о вручении будет свидетельством того, что письмо достигло адресата.

Итак, официально подать заявление можно одним из 2-х способов: отнести в канцелярию ведомства либо отправить по почте, но — с обязательным соблюдением необходимых формальностей, описанных выше.

Законом установлена необходимость письменного ответа в течение 1 месяца на каждое ваше обращение, поэтому независимо от способа передачи заявления — «из рук в руки» или по почте — вы вправе ожидать от адресата ответного письма.

И, конечно же, вам необходимо оставлять себе копии всех документов, возникших в процессе переписки. Никакие устные заявления во внимание не принимаются и не приближают взаимодействующие стороны к решению проблемы.