Формирование справочно-поискового аппарата

1. Тенденции развития справочно-библиографического аппарата

Справочно-библиографический аппарат (СБА) - это совокупность традиционных и электронных справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов и картотек, используемых при обслуживании читателей для поиска необходимой им информации. Он является основой всей деятельности библиотеки, и от его рациональной организации зависит оперативность, полнота и точность удовлетворения запросов читателей.

Состав СБА и наполнение его элементов зависят от статуса биб­лиотеки и направлений ее специализации, контингента обслуживае­мых читателей и их информационных потребностей, технической осна­щенности библиотеки и ее включенности в корпоративную библиотечно-информационную систему.

В составе СБА обычно выделяют:

• фонд справочных изданий;

• фактографические поисковые системы;

• каталоги;

• библиографические издания и картотеки (базы данных);

• единый алфавитно-предметный указатель или ключ к СБА.

Широкое внедрение информационных технологий и возможность ис­пользования компьютерных сетей связи существенно изменяют состав каждого из перечисленных элементов СБА и взаимоотношения между ними.

В фонде справочных изданий собирают универсальные и отрас­левые энциклопедии, толковые, языковые и терминологические слова­ре справочники законодательных материалов, юридические, страноведческие и статистические атласы; календари знаменательных дат; _путеводители и т. д. В общедоступных библиотеках особое внимание уделяется комплектованию фонда популярных справочных изданий по сельскому хозяйству, любительскому техническому творчеству, меди­цине и охране здоровья населения. Приобретаются также справочни­ки и справочные пособия в помощь учащимся (прежде всего обще­образовательных учебных заведений).

Изменения в комплектовании и использовании фонда справочных изданий вызваны двумя взаимосвязанными группами факторов: изме­нением читательского спроса и появлением большого количества элек­тронных источников.

Библиотекари всего мира констатируют резкое увеличение числа фактографических читательских запросов, многие из которых касают­ся деловой сферы. Это приводит к необходимости включения в состав СБА бизнес-справочников, в том числе фирменных, торгово-промыш­ленных, каталогов выставок и ярмарок, прейскурантов и прайс-листов. Поскольку платежеспособный спрос всегда рождает предложение, на информационном рынке предлагается все больше универсальных и дело­вых традиционных и особенно электронных справочников. В качестве примера последних назовем БД на CD-ROM «Мега энциклопедия Кирил­ла и Мефодия», «Брокгауз on-line», «Биографическая БД», расположен­ная на сервере компании Biography, «Большая Российская юридическая энциклопедия», «Промышленность России», «Российский генеральный ре­гистр производителей товаров и услуг», «Англо-русский словарь МультиЛекс» и многие другие.

Большинство электронных справочных изданий доступны через Ин­тернет. По компьютерным сетям связи возможен доступ и к много­численным фактографическим БД (организационно-фирменным, промыш­ленной продукции, инновационных предложений и предложений о де­ловом сотрудничестве и т. д.). Однако эти услуги являются платными. Чрезвычайно большие возможности открываются перед библиотека­ми, готовыми создать медиатеки - залы для работы с такими мультиме­дийными обучающими программами как знакомство с сокровищами России, музейными коллекциями, достопримечательностями городов и музеев мира. Библиотечные каталоги также претерпели существенные изменения, связанные с внедрением информационных технологий. Во-первых, электрон­ный каталог объединил поисковые возможности алфавитного, систематичес­кого и предметного каталогов, а также каталогов на различные виды изда­ний (нотные, картографические, изоиздания, аудиовизуальные материалы и тд.). Во-вторых, компьютерные сети связи и развитие корпоративных библиотечно-информационных систем привели к активному генерированию сводных электронных каталогов, доступных в онлайновом режиме. Кроме того, многие крупные научные библиотеки (РГБ, РНБ, ГПНТБ, БЕН, ГПНТБ СО РАН и другие библиотеки системы РАН, ВГБИЛ, ЦНСХБ, областные науч­ные библиотеки, библиотеки вузов и т. д.) разместили свои электронные каталоги в Интернете, обеспечив тем самым удаленный доступ к ним. С фор­мированием электронных каталогов в них начали включать и аналитическую роспись изданий. В связи с этим происходит размывание границ между ката­логами и картотеками, объединение их поисковых возможностей.

Готовая библиографическая продукция, составляющая обязательную часть СБА, предлагается в настоящее время как в традиционном, так и элек­тронном виде. Многие библиографические БД также размещены в Интерне­те. Вместе с тем пополнение фонда библиографических изданий сопряжено с определенными трудностями, связанными с резким сокращением ассорти­мента издаваемых ретроспективных и текущих пособий (как научно-вспо­могательных и производственно-практических, так и рекомендательных), а также подорожанием текущих указателей литературы, особенно рефера­тивных. Доступ же к большинству реферативных БД является платным. Среди бесплатных библиографических источников, размещенных в Интер­нете и представляющих интерес для библиографов общедоступных и облас­тных универсальных научных библиотек, следует назвать БД ИНИОН РАН по гуманитарной тематике (электронная доставка полных текстов докумен­тов является платной услугой), БД по периодическим изданиям сервера «Га­рант-Парк», всемирно известную библиографическую базу данных Medline.

Сложившаяся ситуация заставляет координировать комплектование библиографических изданий в пределах библиотечной системы региона; создавать собственную библиографическую продукцию; серьезно анали­зировать результативность обращения к БД учреждений, предоставляю­щих библиографические услуги на платной основе.

Единый алфавитно-предметный указатель (АПУ), составляемый к систематическому каталогу и всем картотекам библиотеки, существенно облегчает поиск информации, как читателям, так и библиотекарям. Но и он в условиях автоматизации претерпевает существенные изменения. Превра­щаясь в электронный справочник, АПУ раскрывает содержание электрон­ного каталога; традиционных и электронных библиографических поиско­вых систем, создаваемых библиотекой; справочных изданий на CD-ROM. Его важнейшей частью становятся адреса электронных библиотек, катало­гов, БД, web-сайтов самых разных организаций, размещенных в Интернете.

Пополнению этой части электронного АПУ способствует использова­ние справочников по ресурсам Интернета, например, @RUS (Российский Интернет-каталог), List.ru (каталог ресурсов Интернета), Weblist, Созвез­дие Интернет, Улитка и др. Однако приходится учитывать, что из-за чрез­вычайной динамичности сетевых ресурсов, сведения о них, включенные в такие справочники, быстро устаревают.

- справочно-информационный фонд - это совокупность упорядоченных
первичных документов и справочно-поискового аппарата, предназначенных для удовольствия информационных потребностей;

- справочно-поисковый аппарат - это совокупность упорядоченных вторичных документов, создаваемых для поиска первоисточников;

- информационные ресурсы общего пользования - это совокупность информационных ресурсов государственных органов научно-технической информации, научных, научно-технических библиотек, а также коммерческих центров, фирм, организаций, которые занимаются научно-технической деятельностью и с владельцами которых заключены договоры
об их общем использовании;

- информационный рынок - это система экономических, организационных и правовых отношений относительно продажи и покупки информационных ресурсов, технологий, продукции и услуг.

1. Система каталогов. Виды и формы традиционных каталогов.

Широта тематики, многообразие видов документов, а также существен­ные различия в запросах читателей библиотек обусловливают необходимость создания и постоянного совершенствования справочно-библиографического аппарата библиотек, важнейшей частью которого является система биб­лиотечных каталогов. Совокупность планомерно организованных, взаимо­связанных и дополняющих друг друга отдельных видов библиотечных ката­логов называется системой библиотечных каталогов.

Библиотечный каталог - это перечень библиографических запи­сей документов, имеющихся в фонде одной или нескольких библиотек, раскрывающий состав или содержание библиотечных фондов. Каталог может иметь карточную или машиночитаемую форму, существовать на микроносителях или в форме книжного издания.

Библиотечные каталоги, как любая информационно-поисковая си­стема, выполняют знаково-коммуникативную, информационно-поисковую и педагогическую функции. Знаково-коммуникативная функция библио­течных каталогов помогает дистанционному общению «потребитель — каталог — автор». Каталогизатор является интерпретатором информа­ции, заключенной в документе, владеющим методами создания библио­течного каталога, с помощью которого осуществляется дистанционное общение разделенных в пространстве, а зачастую и во времени, автора и читателя. Информационно-поисковая функция реализуется в процес­се разыскания документов в ответ на запрос читателя. Библиотечные каталоги выполняют и педагогическую функцию, способствуя интел­лектуальному и профессиональному развитию личности читателя.

Организация каталогов - процесс, включающий определение структуры каталога, процессы его внешнего и внутреннего оформления и разработки документации, в том числе средств рекламирования.

Ведением каталога называются процессы расстановки карточек, редактирование и внесение исправлений, внутреннее и внешнее офор­мление уже функционирующего каталога.

Процесс организации и ведения каталогов включает следующие операции:

1. Составление паспорта каталога;

2. Оформление и тиражирование карточек;

3. Оформление каталогов;

4. Составление пособий в помощь использованию и рекламирова­нию каталогов;

5. Ведение каталогов;

6. Редактирование и внесение исправлений.

Организация каталогов начинается разработкой «Положения о си­стеме каталогов» и положений об отдельных видах каталогов. Одни и те же разделы Положения наполняются разным содержанием в зависимос­ти от того, какому каталогу оно предназначается. Одним из источников для составления положения об отдельном каталоге является паспорт ка­талога. В паспорте указывают наименование каталога, его объем (в ящи­ках или карточках), дату организации каталога, методы группировки библиографических записей, читательское назначение, отражаемые фон­ды, методические материалы, вспомогательные пособия к каталогу и дру­гие паспортные данные.

В отделе должны быть инструктивные и методические материалы, в которых отражаются основные технологические процессы обработки до­кументов и организации каталогов. К инструктивно-методическим мате­риалам относятся ГОСТ 7.1-2003 и 7.80-2000 по составлению библиогра­фических записей, рабочие таблицы ББК, списки предметных рубрик, по­собия по систематизации, предметизации документов, составлению биб­лиографических записей, словари, справочники, энциклопедии, а также Нормы на технологические процессы каталогизации.

После окончания научной обработки документов оформляются кар­точки для каждого из каталогов. В отечественных каталогах используется принцип «единой карточки», при котором библиографическая запись каждого документа производится один раз и содержит одни и те же данные независимо от вида каталога. Для полного отражения издания в справочно-библиографическом аппарате библиотеки определяется необходимый тираж карточек, которые тиражируются с помощью пишущей машинки, компьютера, способом высокой печати или тиражирования оригиналов с фотонабора.

При организации конкретного каталога добавляют специфичен сведения, например, каталожные индексы на карточках для СК, предметные рубрики для ПК, пометки о добавочных записях на карточках АК.

2.1. Алфавитный каталог

Алфавитный каталог (АК) — это библиотечный каталог, в кото­ром библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авто­ров или заглавий документов.

АК является обязательной частью системы каталогов каждой библиотеки. С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов:

1. Имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его адрес (шифр).

2. Какие произведения данного автора имеются в библиотеке.

3. Какие переиздания данного произведения имеются в фондах.

4. В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и т. п.

5. Какие выпуски входят в ту или иную серию.

6. Запрос на книгу, заглавие которой известно читателю.

7. Запрос на библиографическое уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи, например, в каком году вышло данное издание, каково место издания, было ли оно переработано и дополнено и др.

В ЦБС существует центральный АК, отражающий фонд библиоте­ки и фонды всех ее библиотек-филиалов. Он может быть служебным и читательским.

Служебный АК является связующим звеном со всеми каталогами биб­лиотеки. На карточках с основными библиографическими записями указы­ваются полный классификационный индекс, предметные рубрики, сведе­ния о добавочных записях, количестве экземпляров данного издания и их инвентарных номерах и в каких подразделениях ЦБС они находятся.

Читательский АК содержит библиографические записи последних изданий или лучших переизданий каждого документа. На карточке по мере необходимости ставится штамп «Имеются и другие издания». На­ряду с основными библиографическими записями в читательский ката­лог включаются добавочные записи и вспомогательные карточки, рас­ширяющие информационно-поисковые функции АК.

При отсутствии служебного каталога читательский АК может вы­полнять функции читательского и служебного.

Организация АК начинается с составления его паспорта, в ко­тором указывается дата создания АК, его назначение, охват фондов, методика составления библиографических записей со ссылкой на ГОСТ 7.1-2003, применения добавочных записей и перечисления вспо­могательных пособий к каталогу. Так, в общедоступных библиотеках к АК создается вспомогательная картотека заглавий произведений худо­жественной литературы, поиск по которой производится, если неизве­стен автор, но известно заглавие произведения.

К организации АК относятся определение его структуры, разработка документации и совокупность процессов внутреннего и внешнего оформления.

В основу организации АК положен алфавитный признак, при кото­ром библиографические записи располагаются в алфавитном порядке заголовков индивидуального и коллективного авторов и заглавий документов Добавочные записи, ссылочные и справочные карточки расставляют в общем алфавите. Если расстановочные слова различных видов записей тождественны, то карточки расставляют в следующем порядке:

1. Записи под заголовком индивидуального автора;

2. Записи под заголовком коллективного автора;

3. Записи под заглавием.

Для более четкой организации АК в него вводится элемент логи­ческой расстановки, например, при расстановке библиографических записей произведений одного автора сначала расставляются БЗ на со­брания сочинений в порядке убывающей полноты изданий (полное собрание сочинений, собрание сочинений, сочинения и т. д.). Во вто­рой группе — отдельные произведения автора. Внутри этой группы записи располагаются в алфавите слов заглавий. В этой же группе располагается критическая литература о произведениях данного автора непосредственно после соответствующей библиографической записи.

Третья группа включает добавочные записи документов о жизни и творчестве автора, начинающиеся заголовком типа «Толстой Л. Н.,о нем».

Оформление — один из этапов работы по организации АК. Оно вклю­чает внешнее и внутреннее оформление. Внешнее оформление — это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики в каталоге нумеру­ются арабскими цифрами либо по горизонтали (слева направо), либо по вертикали (сверху вниз) с помощью ярлыков. В общедоступных библио­теках более целесообразной и чаще применяемой является нумерация по горизонтали «слева направо». Ящики снабжаются этикетками, которые помещают в металлическую или пластмассовую рамку. Этикетка — это надпись, отражающая материал, содержащийся в ящике. На этикетке могут быть указаны буквы, слоги или слова, которыми начинаются биб­лиографические записи первой и последней карточек ящика, например:

А - Айтматов Ч.

Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Они показывают порядок расположения записей, тем са­мым наглядно демонстрируя правила их расстановки. В среднем разде­лители размещают через 60-70 карточек. Разделители всегда ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить. По форме разделители делятся на центральные, боковые и малые боковые.

Центральные разделители имеют широкий выступ посередине. Они используются для выделения массивов карточек, внутри которых тре­буется дальнейшая детализация. Это могут быть группы записей с со­впадающими заголовками, комплексы изданий коллективного автора, другие значимые материалы.

Боковые разделители имеют выступ в 2/3 ширины карточки и в зависимости от расположения выступа делятся на правосторонние и лево сторонние. Боковые разделители рекомендуется применять для оформления групп библиографических записей, не требующих дальнейшей детализации. Кроме того, они могут применяться в комплексе с центральным разделителем. Ими можно оформлять и группы записей внутри авторского комплекса.

В зависимости от информации, приведенной на разделителях, различают буквенные, слоговые и словесные разделители.

Словесные разделители, как правило, оформляются на разделите­лях с широким выступом, а буквенные и слоговые — на боковых.

Словесные разделители делятся на авторские и заглавий. Разно­видностью авторских разделителей являются биографические, на ко­торых приводятся основные сведения об авторе, его произведениях годы жизни, псевдонимы и т. д.

Запись делается на выступе разделителя и при необходимости может быть продолжена на всем поле разделителя. На разделителях любого вида и формы могут быть размещены сведения справочного характера: пере­чень псевдонимов и криптонимов автора, схема расположения записей в случаях отклонения его от строгого алфавитного порядка; ссылки и справки.

В целях сохранности этикеток и разделителей производят их ла­минирование, то есть покрытие пленкой.

К оформлению АК относится создание надшкафных надписей и средств информации, размещенных непосредственно на каталожных шкафах, например: