Бронирование гостиницы

Пример запроса

— Дата и продолжительность мероприятия.

— Время начала и конца мероприятия (дата заезда-выезда).

— Число участников.

— Примерная программа мероприятия (когда перерывы на чай-кофе, когда обед).

— Нужно ли будет обеспечить напитки и еду.

— Будет ли банкет или фуршет.

— Нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения.

— Какое оборудование будет использовано (возможно, вы его арендуете у владельца площадки, возможно, привезете свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет).

— Реквизиты компании-заказчика (то есть вашей).

— Контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон (то есть ваши).

В случае если речь идет о гостинице, при необходимости вы можете также спросить о визовой поддержке.

Особые требования

Оцените также, какие у вас есть особые требования к месту проведения и насколько выбранное место соответствует этим требованиям.

Вот что надо узнать в первую очередь:

— наличие охраны;

— возможность доставки к месту проведения мероприятия;

— наличие парковки (и, возможно, парковщика);

— пропускная способность зала на вход и выход;

— доступность зала (насколько сложна планировка здания);

— легкость передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;

— наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки:

- услуг кейтеринга/ресторана для организации питания;

- услуг бизнес-центра (например, если вам понадобится срочно отправить факс, что-то ксерокопировать или воспользоваться Интернетом).

В случае необходимости пропишите эти условия в договоре, оговорите сроки платежей и другие условия.
ПЕРСОНАЛ

Путевой лист [1]

НАЗВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ ____________

ДАТА ____________

Действие	Есть/нет	Дата
1. Рассылка приглашений по факсу		_______ (за 2 недели до мероприятия)
2. Запрос у тренера материалов (дата)		_______ (за 2 недели до мероприятия)
3. Заказ аудитории		_______ (дата заказа, место)
4. Тех.оборудование: Проектор Экран Компьютер	_____ _____ _____
5. Отправка регистрационного письма		_______ (за неделю до мероприятия)
6. Обзвон участников (1-2 дня после рассылки регистрационного письма) Итого участников_____________		_______
7. Печать материалов		_______
8. (за 2 дня до мероприятия)
9. Уточнить рассадку у консультанта, когда известно кол-во участников,		_______ (за 2 дня до мероприятия)
10. Отправить консультанту список участников		_______ (за 2 дня до мероприятия)
11. Для Бизнес-центра (название семинара + список на охрану утром за день до мероприятия) _____________________________________________________________________________________________
12. Благодарственное письмо		_______ (не позднее недели ПОСЛЕ мероприятия)

НЕ ЗАБЫТЬ!	Есть/нет
· Список участников - для участников (за день до мероприятия печатается для всех участников с контактными данными) - для регистрации + планшетка · Печать сертификатов и бэджей · Две бутылки воды на стол преподавателя · Блокноты, анкеты, пакеты, книга отзывов, ручки, кружки · Плакат · Реклама других мероприятий · Регистрация участников: раздать материалы, бухгалтерские документы, бэджи · Общее фото и раздача сертификатов (во время второго кофе-брейка)

Дата ______________ ФИО ______________________

Пример мотивационного письма

Дорогие коллеги,

до главного события месяца, а именно, презентации модели Passat в России остаются считанные дни. Проделана колоссальная работа и, надеюсь, все готово для блестящей реализации проекта.

Что не забыть:

- проверить еще раз готовность всех служб (др. отделы дилерского предприятия, агентства, технические службы);

- проверить наличие рекомендованных элементов по чек-листу Passat.

Что может помочь для написания официальной речи:

- CD с презентацией модели, который все продавцы получают на обучении (можно сделать хорошую нарезку из презентации части 1, 2).

- Что еще нужно прочитать перед презентацией всем сотрудникам, которые будут работать на мероприятии:

- пресс-кит по модели. Здесь есть все: описание модели, техническая информация и история в датах и деталях).

Перед началом мероприятия проверьте все. Залог хорошей презентации — в живом ритме и внимании к мелочам. Важно все. Любое слово. Внимание. Штрих. Любая мелочь. Нет, неправильно: мелочей не бывает! Желаю всем успешных мероприятий и новых впечатлений от нового бестселлера в модельном ряду Volkswagen.

P.S. С сегодняшнего дня начинается мой региональный рейд и первые презентации модели, поэтому по всем вопросам я доступна на мобильном xxx-xx-xx

С наилучшими пожеланиями,

менеджер по маркетингу дилерских предприятий ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус»