Режим работы табличного процессора, освоение приемов работы, операций копирования, перещения, вставки, удаления, заполнения

Табличный процессор имеет несколько режимов работы, наиболее важные из них:

1. Режим готовности – режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. По умолчанию выделена ячейка с адресом A1. Для выделения другой ячейки необходимо подвести указатель мыши на нее и кликнуть левой клавишей мыши.

Интервал (блок, диапазон) ячеек – это прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Она задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие. Например, A2:G4. Выделение несмежного диапазона ячеек производится с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.

2. Режим ввода данных. Для ввода данных достаточно выделить любую ячейку и начинать вводить данные с клавиатуры. Так же можно выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши на любой ячейке, в которой в свою очередь появится курсор и данные с клавиатуры можно вводить.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и укорить процесс ввода данных: копирование (повторный ввод) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.

Для копирования данных следует выделить ячейку. Подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения (знак «+») и перетащить рамку выделения по всем тем ячейкам, в которые вы хотите скопировать данные. Копирование данных можно также осуществить командой Правка – заполнить и указать направление копирования.

Автозаполнение заполняет выделенные ячейки выбранными последовательностями.

Функция ввода прогрессии позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т.п.

3. Командный режим – выбор команд из главного меню (файл, правка, формат и т.п.) или нажатие клавиш F10. Табличный процессор располагает большим числом команд, каждая из которых имеет различные параметры.

Команды можно разбить на следующие типовые группы:

– команды для работы с файлами;

– команды редактирования (перемещение, удаление, копирование, поиск, замена, отмена);

– команды форматирования;

– команды для работы с окнами;

– печать;

– сервис (макросы, установка защиты, экспорт и импорт данных);

– получение справочной информации;

– использование графики;

– команды для работы с электронной таблицей как с базой данных.

4. Режим редактирования – достигается нажатием клавиши F2. Двойной щелчок левой клавиши мыши по ячейке или установка курсора в строке ввода (строке формул).

Данные электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы.

В Excel существует несколько вариантов копирования, заполнения и вставки:

· копирование только значений (не формул);

· копирование только форматов;

· полное копирование значений, форматов иформул.

При копировании или перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются, чтобы относительное смещение оставалось прежним. При переносе формулы на некоторое число позиций каждая относительная ссылка в этой формуле заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, т. е. действует правило относительной ориентации ячеек.

При вырезке и вставке формул относительные ссылки, как правило, не настраиваются.

Копирование и заполнение ячеек часто используются для упрощения ввода однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются команды меню Заполнить,а также маркер автозаполнения.

Автозаполнение - процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющейся последовательностью (рядами) данных или постоянными значениями с помощью протаскивания мышью маркера заполнения.

Маркер заполнения - небольшой черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек. Маркер заполнения используется для копирования или автозаполнения соседних ячеек данными выделенного диапазона по правилам, зависящим от содержимого выделенных ячеек.

Если выделены строка или столбец целиком, то маркер заполнения выводится в левом нижнем углу заголовка строки или в правом верхнем углу столбца, а не в конце выделения. Копирование и перемещение в Excel могут производиться как с помощью мыши, так и с использованием буфера обмена.

Перемещение, копирование и вставка фрагментов с помощью буфера обмена производятся так же, как в документах Word:

· с использованием команд меню копировать(или Вырезать),а затем команды правка Вставить или Специальная вставка(при использовании команды Специальная вставка на экране появляется диалоговое окно, в котором можно задать режимы вставки);

· с помощью соответствующих команд контекстного меню;

· с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов Копировать, Вырезать, Вставить.

При выполнении команды ПРАВКАÞВырезатьвыделенный блок не исчезает, как в Word, а вокруг него появляется мерцающая рамка. После этого нужно указать (выделить) тот блок или ячейку, куда должна быть выполнена вставка, и только после этого происходит перемещение.

В Excel, как и в других приложениях Windows, выделенный блок ячеек можно переместить или скопировать методом перетаскивания ("Drag-and-Drop"). Результат перетаскивания аналогичен результату использования команд Копировать и Вставить,

только в этом случае не происходит помещения выделенного фрагмента в буфер обмена.

Чтобы воспользоваться методом перетаскивания, нужно выполнить следующие действия:

· выделить ячейку или блок смежных ячеек;

· поместить курсор мыши на любую линию контура ячейки или блока так, чтобы он превратился в наклоненную стрелку;

· нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить (буксировать) блок на другое место.

Эту же операцию можно выполнить методом специального перетаскивания с помощью правой кнопки мыши.

Копирование производится аналогично при нажатой клавише Ctrl.

Перемещение или копирование ячеек с одного листа на другой производится с помощью мыши при одновременно нажатых клавишах Altили Ctrl+Alt.

В Excel копировать и размножать содержимое ячеек (горизонтальные и вертикальные блоки) по столбцам и строкам можно также с помощью маркера заполнения, перемещая установленный на нем курсор мыши. Для этого нужно:

· выделить ячейку или копируемый блок;

· подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения. Когда указатель мыши примет вид черного тонкого перекрестья, нужно нажать левую кнопку мыши и тащить маркер до тех пор, пока внешняя граница выделения (рамка) не охватит необходимый диапазон.

Листы рабочей книги, подобно ячейкам, строкам и столбцам, можно вставлять, удалять, копировать и перемещать внутри рабочей книги или в другую рабочую книгу. Для перемещения и копирования рабочих листов через буфер обмена используют контекстное меню или команду меню Переместить/скопировать лист. Переместить лист можно также путем перемещения (перетаскивания) его ярлычка.

Данные электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы. Варианты копирования, заполнения и вставки:

- копирование только значений (не формул);

- копирование только форматов

- полное копирование значений, форматов и формул. При копировании и перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются.

При вырезке и вставке формул относительные ссылки, как правило, не настраиваются.

Копирование и заполнение ячеек используется для упрощенного ввода однотипных данных и формул. Для этого используется команда меню ПРАВКА=>Заполнить и маркер автозаполнения.

Автозаполнение - процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющееся последовательностью данных (рядами) или постоянными значениями.