Ознайомлення з організацією обліку товарно-матеріальних цінностей

Склад матеріальних цінностей бюджетних установ досить широкий і різноманітний, тому для правильної організації їх обліку важливе значення має науково обгрунтована їх класифікація, оцінка та вибір одиниці обліку. У бюджетних установах основним є групування матеріалів за функціональним призначенням, яке покладено в основу організації обліку матеріальних цінностей:

Категорія «матеріали» у широкому розумінні цього терміна притаманна як сфері матеріального виробництва, так і бюджетним установам, основним продуктом діяльності яких є послуги. Під матеріальними запасами бюджетних установ розуміють різноманітні речові елементи, що використовуються у процесі господарської діяльності як предмети праці. Тобто матеріальні запаси — це частина майна, що:

а) використовується у виробництві продукції, виконанні робіт і наданні послуг;

б) призначається для продажу безпосередньо або після відповідної обробки;

в) використовується для управлінських потреб організації. На відміну від виробничої сфери, де всі виробничі запаси у

процесі використання переносять свою вартість на собівартість виготовленої готової продукції, вартість спожитих матеріалів у бюджетних установах здебільшого відноситься на їх фактичні видатки.

Для обліку виробничих запасів і господарських матеріалів планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено синтетичні рахунки класу 2 «Запаси»: 20 «Виробничі запаси»; 23 «Матеріали і продукти харчування». До кожного з цих рахунків відкриваються субрахунки за видами товарно-матеріальних цінностей.

На рахунку 20 «Виробничі запаси» обліковується обладнання, яке підлягає встановленню на об'єктах, що будуються або реконструюються, будівельні матеріали, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів, виділених на капітальне будівництво, матеріали для науково-дослідних робіт, а також спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами. До цього рахунка передбачено такі субрахунки:«Сировина і матеріали»;«Обладнання, конструкції і деталі до установки»;«Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами»;«Будівельні матеріали»;«Інші виробничі запаси».

Господарські операції з обліку руху матеріальних цінностей бюджетних установ

Одержано від постачальників (за купівельною вартістю): будівельні матеріали обладнання для монтажу на суму ПДВ Дт 204 202 801,802 Кт631 631 631

Оприбутковано лишки будівельних матеріалів, виявлені при проведенні інвентаризаціїДт204Кт701

Спеціальне обладнання для виконання договірних науково-дослідних робіт передано зі складу в лабораторію (науковому підрозділу)Дт823 Кт203

Списано використані на капітальне будівництво господарським способом за рахунок державних асигнувань: будівельні матеріали обладнання до установки Дт 801 801 Кт 204 202

Частина виробів навчальної майстерні, передана на склад для використання на власні потреби установиДт 231 Кт 241

Передано для власного використання м'ясо, отримане від забою тварин у підсобному сільському господарстві Дт 232 Кт 251

Одержано продукти харчування, оплачені за рахунок коштів державного фінансування з реєстраційного рахунка Дт 232 Кт 321,361

Списано господарські матеріали, витрачені на основну статутну діяльність установи

Дт801,802 Кт234

Списано нестачу продуктів харчування у межах норм природних втрат Дт681,701, 702 Кт 232

Списано різні господарські матеріали, витрачені на роботу навчальної майстерні за договором на сторону Дт821 Кт 234

Надійшли на склад матеріали для учбових цілей, оплачені в централізованому порядку вищим розпорядником Дт 231Кт 681, 682

Облік операцій з витрачання матеріалів, крім продуктів харчування, ведуть у накопичувальній відомості з витрачання матеріалів т. ф. № 396 (меморіальний ордер № 13). Записи у цю відомість здійснюють за кожним документом, зокрема у розрізі субрахунків. Після закінчення місяця підсумки субрахунків переносять до книги Журнал-головна.

Матеріальні цінності надходять до бюджетних установ від постачальників, установ закупників, підзвітних осіб, що закупили матеріали за готівку, від списання непридатних основних засобів та малоцінних і швидкозношуваних предметів, з власного виробництва, від благодійних установ, безоплатно від інших бюджетних установ, спонсорів, на спеціальні заходи за дорученням, як надлишки, виявлені при інвентаризації, як лишки матеріалів, що залишилися у розпорядженні установи після закінчення договірних науково-дослідних робіт тощо. Усі ці операції оформляють відповідними первинними документами: рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними і т. ін. У всіх цих документах обов'язково вказують: від кого надійшли матеріали або продукти харчування, їх найменування, сорт, масу (кількість), ціну, суму, дату надходження на склад; має бути підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності на відповідальне зберігання.

Надходження до установи матеріальних цінностей від постачальників оформляється таким чином. На необхідну кількість матеріальних цінностей бюджетна установа або установа - закупник укладає договір з постачальником-переможцем тендеру, яким визначається термін поставки матеріалів, їх найменування та якісні ознаки, кількість, порядок оформлення документів та розрахунку, порядок вивезення (доставки), права, обов'язки і відповідальність сторін.

Контроль за виконанням умов договору поставки здійснює відділ матеріально-технічного постачання, а де його немає — заступник керівника з адміністративно-господарської роботи. З цією метою ведуть відомості оперативного обліку виконання договорів поставки, в яких реєструють у хронологічному порядку виконання договірних умов кожним постачальником і з кожного договору зокрема (дата одержання матеріалів, їх асортимент, кількість, ціна — за договором і фактично). Бухгалтерія повинна здійснювати контроль за організацією такого обліку і повнотою оприбуткування цінностей, а відділ постачання — за своєчасною і повною оплатою рахунків постачальників.