Лекция 4. Электронная документация: определение и особенности

Документ является основным способом представления информации. Электронный документ — это бумажный документ, введённый в компьютер для обработки. Финансовые электронные документы могут снабжаться электронной подписью. Электронные документы бывают структурированными, и тогда они находятся в базах данных, и неструктурированными, содержащими тексты на естественном языке.

В общем же принято считать под электронным документом (ЭД) структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является "регистрационная карточка", состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нём. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

· более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

· более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

· более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

· возможность контекстного поиска;

· новые возможности защиты документов;

· упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;

· принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).