Жалпы ереже

1.1. _________________________________________________ істер

ұйымның атауы

номенклатурасы бөлімнің іс жүргізуінде басталған құжаттардың жүйеге келтірілген тізбесі.

Істер номенклатурасы құжаттардың іске қалыптастырылуының тәртібін, іс жүргізудегі есепті, олардың жүйелілігін қамтамасыз ету үшін жасалады.

Сонымен қатар, істер номенклатурасы тұрақты (мәңгі) және ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақтау істерінің тізімдемесін жасауға негіз және іс жүргізудегі негізгі есептік құжат болып табылады, ал ведомствалық мұрағатта уақытша сақтау (10 жылға дейін) істерін есепке алу үшін пайдаланылады.

Орындалған құжаттардың іске топтастырылуы, істердің индекстелуі және олардың сақталу мерзімі¹ барлық бөлімдер үшін міндетті болып табылады.

1.2. Ұйым қызметі мен құрылымында түбегейлі өзгеріс болмаса істер номенклатурасы 5 жыл бойы жарамды. Егер ондай өзгерістер болып жатса, істер номенклатурасы қайта жасалады.

Істер номенклатурасы жыл сайын міндетті түрде мемлекеттік мұрағатпен келісіліп тұруы керек. Егер істер номенклатурасының құрамы өзгермесе, ол туралы мемлекеттік мұрағатқа жазбаша хабарланады, осыдан соң келесі іс жүргізу жылына қалдырылады. Істер номенклатурасында болымсыз ғана өзгеріс болса ол анықталып, мемлекеттік мұрағаттың келісуіне ұсынылады. Істер номенклатурасын мемлекеттік мұрағатқа кезекті рет тапсыруда оны пайдалану бойынша нұсқау қайта басылмаса да болады.

Істер номенклатурасы мемлекеттік мұрағатпен келісіледі және ұйым басшысымен бекітіледі. Істер номенклатурасы бекітілген соң бөлімдер өздеріне сәйкес тарауларының көшірмесін іс жүргізуде қолдану үшін алады.

Істер номенклатурасы 4 дана болып басылады. Бір данасы құжаттаманы басқару қызметінде немесе «Басшылық» тарауында сақталады және тұрақты сақталатын құжат болып табылады. Екінші дансы көшірмелер түрінде бөлімдерге таратылады, үшінші данасы есептік құжат ретінде ведомствалық мұрағатқа

_______________________

1 – Жаңа нормативтік құжаттардың шығуымен сақталу мерзімінің өзгеруі мүмкін

беріледі, төртінші данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі.

Істер номенклатурасы «Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-құқықтық бірлестіктеріндегі (кәсіпорындарындағы), мекемелеріндегі және ұйымдарындағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері» (А., 1992) талаптарына сай, ұйым іс-әрекеті барысында пайда болған құжаттар құрамын, мазмұнын және көлемін зерделеу негізінде жасалады. Істердің сақталу мерзімін анықтау үшін «Сақталу мерзімі көрсетілген мемлекеттік комитеттер, министрліктер, ведомствалар және басқа мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар іс-әрекеттерінде пайда болған тұрпатты құжаттар тізбесі» (М., 1989) және құжаттардың ведомствалық тізбесі пайдаланылады.

Қазақстан Республикасының (Қазақстан Республикасы Президентінің 1995 жылғы 26 сәуірдегі №2235 Жарлығы), «Бухгалтерлік есеп туралы» (Қазақстан Республикасы Президентінің 1995 жылғы 26 желтоқсандағы №2732 Жарлығы) және «Банклер және банкілік іс-әрекеттер туралы» (Қазақстан Республикасы Президентінің 1995 жылғы 31 тамыздағы №2444 Жарлығы) салық заңдарына сәйкес есептік құжаттардың ең аз сақталу мерзімі 5 жылға дейін ұзартылған.

Ұйым іс-әрекеті барысында «... тұрпатты құжаттар тізбесінде» қарастырылмаған құжаттар пайда болады, сондықтан мұндай істердің сақталу мерзімі осы номенклатурамен ғылыми және практикалық маңызына қарай, мұндай құжаттар санатының мазмұныны алдын-ала зерделеуден соң, сонымен қатар, қажетті бөлімдердің мамандарының кеңестерін есепке ала отырып анықталады. Бұл істердің сипаттау мақаласында тізбе бойынша бапты көрсетпей сақталу мерзімі көрсетіледі.

Сақталу мерзімін есептеу іс жүргізу жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан басталып есептеледі.

Мысалы, 200, жылы іс жүргізу аяқталған жылдың сақталу мерзімі 2001 жылдың 1 қаңтарында басталады.

2. Істер номенклатурасының құрылымы

Істер номенклатурасы құрылымдық принциппен жасалған. Істер номенклатурасының тарауларының аттары бөлімдер аттары болып келеді, олар штаттық кестеге сәйкес орналасады.

3. Істер номенклатурасын пайдалану тәртібі

3.1. Істер номенклатурасында істерді екі қайтара индекстеу қолданылады. Әр іске бөлімнің индексінен және істің реттік номерінен тұратын индекс беріледі (01-02, 02-03). Істің индексі істер номенклатурасының бірінші графасында орналасады.

3.2. 2 графада істердің атаулық және авторлық белгілері бойынша аттары жазылады. Номенклатураның тарауларында істер мен құжаттар құжаттар сұрақтары мен түрлерінің маңыздылық дәрежесі бойынша, логикалық ретпен бөлімдегі жұмыс учаскесін құжаттардыруға сәйкес орналасады.

Істердің атауларында іс түрі ретінде «құжаттар» термині қолданылады, атау соңында жақшаның ішінде құжаттың негізгі түрі көрсетіледі.

3.3. 3 графа «Істердің, томдардың саны» нақты іс жүзінде жүргізілген істер бойынша күнпарақ жылының соңында толтырылады. Жыл көлемінде қандай да бір іс басталмай қалса ескерту графасына «қалыптастырылған жоқ» деген белгі қойылады. Іс жүргізу жылының аяқталуы бойынша істер номенклатурасының соңында жеке-жеке тұрақты және уақытша сақтау істеріне басталған істердің (томдардың, бөлімдердің) сандары туралы қорытынды жазба жасалады.

3.4. 4 графада істердің сақталу мерзімі мен бап нөмірлері көрсетіледі.

3.4.1. Ұйым іс-әрекетінің негізгі бағыттарын көрсететін құжаттар үшін «тұрақты» сақтау мерзімі бекітілген, яғни бұл құжаттар мемлекеттік сақтауда мәңгі сақталады.

Кейбір құжат түрлеріне қойылған «СТК» белгісі құжаттардың бір бөлігі ғылыми-тарихи маңызға ие болуы мүмкін дегенді білдіреді. Бұл істердің құрамынан жекелген істер алынып, тұрақты сақтауға қалтырылуы мүмкін.

Құжаттардың ғылыми-тарихи маңызы жоқ болса ғана, тек мемлекеттік мұрағат мамандары құжаттардың құндылығына сараптама жасағаннан кейін, «СТК» белгісін алып тастауға жол беріледі.

Сақталу мерзімі 75 жыл – «В» СТК (жеке істер, жеке карточкалар) тағайындалған құжаттар үшін сақталу мерзімі істің аяқталу сәтіне адамның жасын есепке ала отырып («В» әріпімен белгіленген) анықталады. Іс жүргізу аяқталған соң істі сақтау ұзақтығы 75 жылдан «В» мәнін шегергендегі сан болып табылады, мұндағы «В» істің аяқтау сәтіндегі адамның жасы.

«Қажеттігі өткенге дейін» белгісі (ҚӨД) құжаттардың практикалық маңызының шектеулілігін білдіреді. Оның сақталу мерзімін ұйымның өзі анықтайды.

Істер номенклатурасымен тағайындалған сақталу мерзімін азайтуға тыйым салынады. Қызметкерлер ауысқан жағдайда істер номенклатурасына кірген істер акт бойынша беріледі. Сондай-ақ, өз бетінше құжаттар мен істерді жоюға да тыйым салынады. Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 27 бабы 1 тармағына сәйкес (1998 жылғы 22 желтоқсандағы) «мұрағат ісі бойынша заңның бұзылуына кінәлі жеке және заңды тұлғалар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауапкершілкке тартылады».

3.5. 5 «Ескерту» графасында істердің қалыптастырылу сұрақтары, бірнеше істерді бастаудың дұрыстығы айтылады, сақталу мерзіміне қосымша ескертпелер жасалады.

Ескертулердің маңыздылығын еске ала отырып, істер номенклатурасын кезекті рет басқанда оны міндетті түрде көрсету керек.

3.6. Орындалған құжаттар қатаң түрде істер номенклатурасына сәйкес қалыптастырылады.

Қолданылған әдебиеттер тізімі:

1. Қазақстан Республикасындағы бірлестіктердегі (кәсіпорындардағы), мекемелердегі және ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері (Алматы, 1992 жыл);

2. Сақталу мерзімі көрсетілген мемлекеттік комитеттер, министрліктер, ведомствалар және басқа мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар іс-әрекеті барысында пайда болған тұрпатты құжаттар тізбесі (М., 1998).

3. Основные правила работы ведомственных архивов (Ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері) (Москва, 1986 жыл);

4. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов «Курс делопроизводства» (Іс жүргізу курсы) (М., Н., 1997).

5. В.И. Андреева «Образцы документов по делопроизводству» (Іс жүргізу бойынша құжаттар үлгілері) (М., 1998).

6. «Организация работы с документами» (Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру) оқулығы (., 1998).