Механізм вчинення розкрадання грошей даним способом полягає в тому, що бухгалтер у змові з касиром підробляє в авансових звітах різні реквізити, наприклад, строк перебування особи у відрядженні. Крім того, привласнювати грошові кошти по відрядженнях можуть і інші особи, які насправді не були у відрядженні. Це стосується випадків, коли за наказом працівника підприємства направляються у відрядження кілька працівників і на всіх них оформлюються документи, а фактично від'їжджає менше осіб. Маючи при собі посвідчення про відрядження на всіх працівників, особи, які дійсно перебувають у відрядженні, ставлять відповідні позначки в місці перебування на всіх посвідченнях. Після закінчення терміну відрядження працівники, які не були у ньому, беруть у провідників поїзда або у пасажирів проїзні документи, які додаються до авансових звітів. Найчастіше такі зловживання здійснюються наприкінці кварталу або року, коли має місце економія коштів, призначених для службових відряджень.
Для виявлення вищезазначеного способу розкрадання аналізуються дані таких документів:
· посвідчення про відрядження;
· журнал реєстрації службових відряджень;
· касова книга, касовий звіт;
· видатковий касовий ордер;
· авансові звіти з усіма виправдувальними документами;
· відомості зустрічних перевірок з підприємствами, куди виїжджали у відрядження відповідні працівники;
· пояснення осіб, у тому числі и тих, хто має службові відносини з працівниками, і (дійсно чи фіктивно) перебували у відрядженні.
Крім того, перевіряється, чи не підписували працівники підприємства службових документів у дні, коли вони «були» у відрядженні. При перевірці списання грошей по касі особливу увагу необхідно приділяти аналізу документів на видачу грошей, а також бухгалтерських записів у регістрах бухгалтерського обліку по рахунках 372 «Розрахунки з підзвітними особами» та 30 «Каса».