Оформление в кадровой службе личной карточки по учету кадров формы Т-2

Личная карточка формы № Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Сотрудник кадровой службы должен знать, что правил по ведению личных карточек формы № Т-2, за исключением Инструкции, утвержденной указанным Постановлением, не существует, поэтому настоящие рекомендации нельзя рассматривать как обязательные требования.
Личная карточка по учету кадров заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на базе следующих документов:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1, № Т-1а);
- паспорта (иного документа, удостоверяющего личность);
- трудовой книжки (документа, подтверждающего трудовой стаж);
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
- сведений, сообщенных о себе работником.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов и на основании сведений, сообщенных о себе работником.
Ниже приведен пример заполнения личной карточки работника (форма № Т-2). Согласно законодательству РФ для ее заполнения может возникнуть необходимость предъявления дополнительных документов.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами (кодирование необходимо если применяется программное обеспечение по учету труда).
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма № Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.2007.
4. При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией.