Требования к номенклатуре дел

Каждая организация (ее структурное подразделение) должна иметь номенклатуру дел, независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура дел.

Номенклатура дел оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 97 и нормативных документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, в процессе деятельности предприятия.

При составлении номенклатуры дел можно использовать положения или уставы об учреждении, предприятии и их структурных подразделениях, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений, описи дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения, справочные картотеки.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности предприятия или структурного подразделения.

Дела общественных организаций учреждения (профсоюзной и т.п.) включаются в номенклатуру дел учреждения, при котором они созданы.

Номенклатура дел утверждается в установленном порядке, действует в течение ряда лет и подлежит составлению и утверждению заново в случае коренного изменения функций и структуры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата).

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет секретарь или лицо, ответственное за работу с документами, подписывает её составитель. Такая номенклатура дел не утверждается, но согласовывается с архивом предприятия. Затем номенклатура дел подразделения передается в канцелярию, где на основе номенклатур дел составляют сводную номенклатуру дел всего предприятия.

Сводную номенклатуру дел подписывает также составитель, утверждает руководитель предприятия, согласовывают с архивным учреждением, и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов и наименования (заголовки) дел.

Наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре предприятия. В номенклатуре, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделами являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней по их значимости.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.

Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения(направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или предприятия.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дополнительно, под резервными номерами, которые должны быть предусмотрены с этой целью в каждом разделе номенклатуры.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей).

В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, передачи их в архив, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, передачи дел в другое предприятие для продолжения и т.п.