Виды номенклатуры дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится памятью учреждения, хранителем информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Таких документов накапливается много. Чтобы их можно было легко найти, документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную папку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами, которая закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел - систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.

При хорошо составленной номенклатуре документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать никаких затруднений.

Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Кроме того, номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учет6ным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Виды номенклатуры дел.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями(ведомствами) в целях унификации группировки документов определенной категории предприятий, организаций с однотипным характером деятельности и составом документов.

Как правило, типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли).

Типовые номенклатуры дел носят обязательный характер, примерные - рекомендательный.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения или его структурного подразделения и разрабатывается на основе типовой и примерной.

При составлении индивидуальной номенклатуры должна быть учтена специфика формирования дел конкретного предприятия.

Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел (оба вида номенклатур относятся к индивидуальным). Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.