Теоретичні відомості

Досить часто після введення інформації в електронну таблицю її необхідно впорядкувати тим чи іншим чином. З цією метою в Excel використовується команда Главная, Редактирование, Сортировка и фильтр або Данные, Сортировка и фильтр, Сортировка, яку потрібно виконати після виділення діапазону даних, які потрібно відсортувати.

Після виконання даної команди активізується діалогове вікно "Сортировка".

Фільтрація даних дозволяє відібрати частину даних: у відфільтрованій колонці на екран виводяться тільки ті рядки, в яких містяться дані, які відповідають заданим критеріям фільтру. При цьому всі інші рядки не знищуються, а просто залишаються прихованими.

В Excel для фільтрації даних використовується:

· простий фільтр (Главная, Редактирование, Сортировка и фильтр, Фильтр або Данные, Сортировка и фильтр, Фильтр) для простої умови відбору;

При цьому в рядку з назвами колонок з’являються кнопки-стрілки. При натисканні кнопки, розкривається список, в якому можна вибрати одну з команд: Выделить всё – на екран виводяться всі рядки колонки, також можна вибрати окремі рядки таблиці, вмикаючи потрібні прапорці. В залежності від типу даних – Текстовые фильтры або Числовые фильтры містять різні умови.

При виборі команди Первые 10 з’явиться діалогове вікно "Наложение условия по списку", в якому необхідно вибрати кількість або найбільших, або найменших елементів вибраного списку даних.

Вибір команди Настраиваемый фильтр відображає діалогове вікно «Пользовательский автофильтр», в якому можна задавати логічні умови, що визначають режими фільтрації. Зокрема, в лівій частині вікна, в першому списку, необхідно вибрати потрібну умову («равно», «больше», «меньше» тощо), а в правій – або вибрати значення зі списку, або задати власне. Для повернення до початкового стану таблиці (без фільтру), необхідно виконати команду Снять фильтр с.

· розширений фільтр (Данные, Сортировка и фильтр, Дополнительно) для складної умови відбору.

Як правило, робота по створенню таблиць завершується підведенням різного роду підсумків. Проміжні підсумки розраховуються для полів, які мають значення, що повторюються. Такими підсумками можуть бути сума, середнє значення, мінімальне або максимальне значення і т. д. Перед виконанням операції проміжних підсумків дані таблиці обов’язково потрібно відсортувати!!! по колонках, в яких дані повторюються.

Операція обчислення проміжних підсумків виконується так:

1. Здійснюється сортування даних для колонок, в яких дані повторюються. Курсор залишається у будь-якій комірці даних.

2. Виконується команда Данные,Структура, Промежуточные итоги.

3. У вікні діалогу, що з’явиться, в полі «При каждом изменении в» із списку вибрати поле в якому є дані, що повторюються і були заздалегідь відсортовані.

4. В полі "Операция" вибирають потрібну математичну дію, за якою буде розраховуватися підсумок.

5. В полі "Добавить итоги по" активізуються індикатори навпроти назв полів, в яких проводиться розрахунок.

При розрахунку декількох операцій по підсумках, або для створення підсумків за іншими критеріями, потрібно знову виконати команду Данные,Структура, Промежуточные итоги. У випадку, коли вже існуючі підсумки необхідно змінити новими, потрібно в діалоговому вікні <»ромежуточные итоги» активізувати опцію «Заменить текущие итоги», а у випадку, коли необхідно зберегти попередні підсумки потрібно не активізовувати дану опцію. Бажано для зручного перегляду підсумків, завжди активізувати опцію «Итоги под данными».

Після виконання описаних вище дій, в таблиці з’являться додаткові рядки-підсумки, як правило вони виділені жирним шрифтом. В основній частини таблиці, також одночасно з’явиться в лівому верхньому куті листа Excel кнопка вкладеності рівнів групування даних. Натискаючи кнопку відповідно з числом 1, 2 чи 3 отримаємо або всю таблицю, або тільки один рівень підсумків.

Для видалення обчислених проміжних підсумків потрібно виділити таблицю і виконати команду Данные,Структура, Промежуточные итоги, Убрать всё.

В Excel існують засоби, які дозволяють виводити на екран тільки потрібні дані і поля. Це, так звані, засоби групування, вони дозволяють згрупувати непотрібні записи і поля, і тимчасово вилучити їх з екрану, тим самим створюючи потрібні звіти.

Процедура групування полів (записів) така:

· виділяється колонка або група колонок таблиці поля яких потрібно включати в звіт;

· виконується команда Данные, Структура, Группировать. При цьому на екрані з’являються кнопки з номерами 1 та 2, властиві першому рівню групування;

· за допомогою кнопок 1 або “-“ згруповані колонки видаляються з екрану. Зворотня операція виконується за допомогою кнопок 2 та “+”;

· потім, якщо потрібно провести групування другого рівня, виділяються потрібні колонки і знову виконується команда Данные, Структура, Группировать. Після чого на екрані вже з’являються додатково кнопки 3 і 4.

Аналогічно здійснюється групування рядків таблиці. Скасувати групування можна за допомогою команди Данные, Структура, Разгруппировать.