Что такое Microsoft Excel

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows. Мы будем рассматривать все положения применительно к Microsoft Excel 2000.

Документом (т. е. объектом обработки) Excel является файл с произ­вольным именем и расширением.XLS. В терминах Excel такой файл на­зывается рабочей книгой (Workbook). В каждом файле XLS может разме­щаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet).

В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 65536 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти ком­пьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а стол­бцы обозначены буквами латинского алфавита А, В,..., Z, АА, АВ,.... IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структур­ный элемент таблицы — ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести ис­ходные данные — число или текст, — а также формулу для расчета про­изводной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пере­сечении которых эта ячейка находится (например, Al, F8, С24, АА2 и т.д.). В некоторых табличных процессорах ячейка называется клеткой, а ад­рес — координатами клетки.

Примечание. Буквенные обозначения столбца расположены по алфавиту, обозначение, как и номер, может увеличиваться и уменьшаться. Поэтому да­лее для простоты мы называем обозначение столбца номером.

Запуск и завершение программы Excel. Ссылка на Excel обычно нахо­дится в группе Microsoft Office Диспетчера программ Windows 3.11 или в подчиненном меню пункта Главного меню Программы (Windows 95/98). Запуск и завершение программы Excel выполняется любым из стандарт­ных способов. Например, для запуска программы можно щелкнуть кноп­ку Пуск и в Главном меню Windows 95/98 выбрать команду Microsoft Excel. После этого на экране раскроется окно, как показано на рис.1

Рис. 1 Окно Microsoft Excel

Если в момент закрытия окна Excel обнаружит, что вы внесли изме­нения в документ, но не сохранили его в файле, на экран поступит диало­говое окно. Вы можете сохранить изменения в файле (ответ Да), не со­хранять изменения (Нет) или продолжить редактирование (Отмена).

Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Excel аналогичны принципам создания, загрузки и сохранения докумен­тов в текстовом процессоре Word.

Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Excel заключаются в следующем:

1. Если вы запустили Excel без аргумента командной строки (т. е. не указав имя файла), программа по умолчанию предлагает вам начать создание нового документа под условным наименованием Книга1.

2. Вы можете подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (команда Файл-Сохранить как...) в виде файла с произвольным именем и расширением.XLS. Сохранение файлов-документов выполняется по стандартным правилам Windows.

3. Если вы хотите продолжить обработку уже существующего файла-документа, выберите команду Файл-Открыть.... Откроется стандартное диалоговое окно, в котором нужно выбрать папку и указать имя файла .XLS для обработки.

Примечание. При сохранении и загрузке документов не забывайте о пра­вильной установке каталога, в который помещается или из которого читается файл.XLS. При запуске Excel с аргументом командной строки программа сразу откроет для обработки файл, имя которого вы указали в командной строке.

4. Иногда вы редактируете попеременно несколько файлов-докумен­тов. Excel, как и Word, запоминает имена файлов, которые вы обрабаты­вали за последнее время, и выдает их на экран в качестве команд пункта меню Файл. Число файлов в списке определяется пользователем и не пре­вышает 9. Для открытия любого из таких файлов достаточно щелкнуть мышью на его имени в меню Файл.

5. Если вы решили создать новый документ, выберите команду Файл-Создать..., затем выберите шаблон и щелкните ОК. Для создания нового документа можно щелкнуть кнопку Создать в панели инструментов Стандартная.

6. Как и Word, Excel является многооконной программой. Это означа­ет, что вы можете одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть -заготовками (без имени, но с обозначениями Книга1, Книга2 и т. д.).

7. Основные правила работы с окнами документов аналогичны пра­вилам работы с окнами документов в текстовом процессоре Word. На­пример, Excel позволяет разделить окно таблицы на два или четыре по­докна и одновременно работать с разными частями одной и той же таб­лицы. Расщепить окно таблицы можно либо с помощью разделителей окна, либо командой Разделить в меню Окно.

Окно программы Excel. Как видно на рис. 1, окно приложения Excel (совместно с окном документа) содержит все стандартные элементы окна приложения Windows. Перечислим элементы окна, специфичные для про­граммы Excel. Ниже панели Форматирование располагается строка фор­мул, в которой вы будете набирать и редактировать данные и формулы, вводимые в ячейку. В левой части этой строки находится раскрываю­щийся список — поле имени, в котором высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы.

Ячейка таблицы, окаймленная серой рамкой, является выделенной (текущей). Правее поля имени находится небольшая область (ограниченная справа вертикальной чертой), в кото­рой на время ввода данных появля­ются три кнопки управления процес­сом ввода (X — отмена, ν — Enter, = — изменить формулу). Во время ввода данных в поле имени выводится список фун­кций, который можно просмотреть, щелкнув кнопку ▲. Ниже строки фор­мул находится заголовок столбца (с обозначениями-номерами А, В, С,...), а в левой части экрана — заголовок строки (с номерами 1, 2, 3,...).

В левой части заголовка столбца (или в верхней части заголовка стро­ки) имеется пустая кнопка для выделения всей таблицы.

В правой части окна вы видите стандартные полосы прокрутки, пред­назначенные для перемещения по рабочему листу (вверх-вниз, влево-впра­во). Наконец, строка с ярлычками листов позволяет переходить от одно­го рабочего листа к другому в пределах рабочей книги.

Главное меню Excel почти полностью совпадает с горизонтальным меню Word. Это связано с единством объектно-ориентированной техно­логии Windows, которое предполагает, что интерфейс одного приложе­ния отличается от интерфейса другого приложения только специфичес­кими операциями. Например, в Excel пункты меню Файл, Вид и Окно почти ничем не отличаются от соответствующих пунктов Word. В дру­гих пунктах имеются некоторые отличия. Например, в пункте Правка есть команды Заполнить (ячейки формулами), Очистить (ячейки); в пун­кте Вставка — команды Ячейки..., Строки, Столбцы, Лист, Функция..., Имя и т. д. Вместо пункта Таблица в Word в Excel включен пункт Дан­ные, который предназначен для сложных манипуляций с содержимым ячеек таблицы.

Панели инструментов. Работая с Excel, вы будете использовать, в ос­новном, две панели инструментов: панель Стандартная и панель Форма­тирование. Большинство кнопок на этих панелях выполняют те же функ­ции, что и в соответствующей панели редактора Word. На рис. 11.2 по­казаны кнопки панелей инструментов Excel, отличающиеся от кнопок в Word:

Назначение некоторых кнопок панели Стандартная: с помощью пары кнопок Автосумма и Мастер функций выполняются операции, упроща­ющие ввод функций в ячейку электронной таблицы. Если вы щелкнете на кнопке со знаком суммы, то в текущей ячейке появится заготовка фун­кции =SUM(...), аргументы которой Excel подставит по соглашению. Вы можете отредактировать эту функцию или зафиксировать в ячейке без редактирования. После щелчка на кнопке fx на экран поступит диалого­вое окно Мастера функций, и вы сможете выбрать и отредактировать функцию, вводимую в текущую ячейку.

Кнопки сортировок позволяют сортировать выделенные столбцы по строкам в порядке возрастания (А->Я) или убывания (Я->А).

Кнопки группы Мастер диаграмм и Карта обслуживают графичес­кие операции Excel:

• после щелчка на кнопке Мастер диаграмм можно «нарисовать» на ра­бочем листе прямоугольную рамку, а затем, после ответов на вопросы диалоговых окон мастера диаграмм, построить в рамке произвольную диаграмму:

• кнопка Карта используется для отображения данных на географи­ческой карте.

Назначение некоторых кнопок панели Форматирование:

кнопка Объе­динить и поместить в центре объединяет выделенные ячейки и помещает данные в центре объединенной ячейки.

Кнопка Денежный формат нужна для включения отображения симво­лов валюты.

Кнопка Процентный формат служит для отображения процентов.

Кнопка Формат с разделителями служит для вывода числа с разделе­нием групп разрядов.

Кнопки Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность служат для уве­личения или уменьшения числа знаков в дробной части числа (после запятой).

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована (выделена) некоторая об­ласть таблицы. Эти меню содержат много команд обработки и форматирования таблиц. Команды форматирования можно также вызвать на па­нели форматирования (вторая строка пиктографического меню на рис. 1) мышью по соответствующей пиктограмме.