Ввод и редактирование данных в ячейке таблицы

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Появляется мерца­ющий текстовый курсор, и можно набирать информацию, пользуясь при этом знакомым вам основным стандартом редактирования (перемеще­ние с помощью клавиш ← и →, удаление символов Backspace, Del). Вво­димые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке. Про­грамма Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (вырав­нивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраичес­кое выражение, которому должен предшествовать знак равенства =.

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода с (X — отмена, ν — Enter, = — изменить формулу). Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекращается, а данные, по­ступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются. Если щелкнуть на кнопке со значком =, на экран поступит диалоговое окно Мастера функций, и вы можете ввести функцию.

Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке лю­бым из трех способов: нажав клавишу Enter или щелкнув на кнопке с галочкой или щелкнув мышью на другой ячейке.

Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выб­ранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. В этом случае допускаются только ввод символов и удаление их клавишей Backspace. Для фиксации данных можно либо воспользоваться одним из описанных выше трех способов, либо сместить курсорную рамку на дру­гую ячейку любой из клавиш управления курсором.

Можно для ввода новых или для исправления старых данных просто начать их набор в текущей ячейке. Ячейка очищается, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул. Адреса ячеек и имена функ­ций вы можете набирать на любом регистре — верхнем или нижнем. Можно при вводе формулы вместо перечисления адресов ячеек, об­разующих эту группу, указать ее имя. Например, если столбцу Е присво­ено имя «Сумма» и нужно вычислить сумму ячеек в этом столбце, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: = Сумм (Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть мышью по имени «Сумма». Програм­ма Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести правую скоб­ку и нажать клавишу Enter, чтобы завершить ввод формулы.

В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результаты вычислений по формулам. Для просмотра формул и поиска ошибок мож­но изменить этот режим и ввести текстовый индикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш Ctrl+~. После этого на экране ста­новятся видны не результаты вычислений, а тексты самих формул и фун­кций. В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и найти ошибку.

Если вы хотите внести исправления в данные текущей ячейки, то на­жмите клавишу F2, при этом активизируется строка формул, в которой отображается содержимое текущей ячейки для редактирования.

Вводя данные в ячейку Excel, вы можете выбирать различные атри­буты оформления текста: гарнитуру и размер шрифта, его начертание и цвет, и т.п. Параметры стандартного шрифта вы можете установить с помощью диалогового окна команды Сервис-Параметры..., на вкладке Общие. Именно этот шрифт Excel всегда использует при воспроизведе­нии набираемой информации в строке формул. Для конкретной таблицы или для текущего сеанса работы вы можете установить другой шрифт, если выберете команду Формат-Стиль....

Чтобы изменить шрифт ячеек, нужно выделить ячейки, а затем вос­пользоваться кнопками на панели Форматирование или вызвать коман­ду Ячейка из меню Формат. В диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладку Шрифт, в которой можно выбрать из предлагаемого списка вид шрифта и задать другие параметры форматирования символов.

Ширина столбца измеряется в символах. Например, ширина 8,5 озна­чает, что в ячейку данного столбца можно ввести в среднем 8,5 симво­лов стандартного шрифта (для пропорционального шрифта точная оцен­ка невозможна). Ширина столбца — от 0 до 255 символов.

Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409).

Примечание. 1 пункт примерно равен 1/72 дюйма.

Чаще всего вам придется изменять ширину столбца (например, чтобы разместить тексты или использовать длинные числа). Для изменения размеров столбца (строки) в Excel предусмотрены два способа. Чтобы изме­нить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет форму черного крестика с двунап­равленной стрелкой влево-вправо) и переместите границу влево или впра­во методом «Drag-and-Drop». Чтобы изменить высоту строки, установи­те указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (указатель примет форму черного крестика с двунаправленной стрелкой вверх-вниз* и переместите границу вверх или вниз. В поле имени при перемещении границы высвечивается текущая ширина столбца (высота строки) в со­ответствующих единицах измерения (символах или пунктах).

Если вы хотите явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите хотя бы одну ячейку в столбце или стро­ке, затем выберите команду Формат-Столбец-Ширина... или Формат-Строка-Высота... и укажите в соответствующем диалоговом окне необ­ходимое значение ширины столбца (высоты строки).

Вид данных, вводимых в ячейку таблицы. В любую ячейку электрон­ной таблицы можно ввести: число, формулу, текстовую (алфавитно-циф­ровую) информацию.

Microsoft Excel отличает один вид информации от другого следую­щим образом: если вы набрали некую последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «-» (в начале последователь­ности) или «,» (как разделитель целой и дробной части), эта последова­тельность считается числом.

В Microsoft Excel число может состоять только из следующих симво­лов: 0123456789+ —(),/$%. Ее Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая ин­терпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие соче­тания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматри­ваются как текст. Примеры чисел: 257; -145,2; +4890,859.

По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой гра­нице ячейки, но вы можете выровнять его по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания. Кроме того, вы можете записать число в экспоненциальной форме (в виде мантиссы и по­рядка). Например, число 48900 можно представить как 4.89Е+04.

Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) шири­ны столбца (обычно это 8—12 символов). Слишком большие или слиш­ком малые числа Excel попытается представить в экспоненциальной форме (например, вместо 48900000 в ячейке может появиться 4.89Е+Ф7, т. е. 4.89x10), а при дальнейшем увеличении количества знаков в числе Excel отобразит число как цепочку символов «#» (##...#).

Точность числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование».

Примечания.

1. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), что­бы избежать ее интерпретации как формата даты, например вводите 01/2.

2. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ().

3. Число хранится в числовом формате, даже если была использована ко­манда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как
текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то на­значьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем - клавишу Enter, чтобы ввести заново данные.

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Вычис­ления задаются формулами. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства =, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячей­ку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифмети­ческих операций могут использоваться следующие символы: + (сложе­ние); — (вычитание); * (умножение); / (деление); ^Л (возведение в степень).

При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением трех уровней приоритета: сначала выполняется возведение в степень, затем — умножение и деле­ние, затем — сложение и вычитание. Последовательность выполнения операций можно изменить с помощью круглых скобок. При наличии ско­бок сначала вычисляются значения выражений, записанных внутри ско­бок низшего уровня (в самых внутренних скобках) и

т. д.

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встро­енный Мастер функций помогает пользователю найти ошибку или не­правильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными фор­мулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул. Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится чис­ло 100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобы разделить первое число на вто­рое и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соот­ветствующую формулу =А1/В1 и нажать Enter.

Примечание. Если во введенной формуле имеется синтаксическая ошиб­ка, то в ячейке выводится сообщение «#ИМЯ?». Самыми распространенным! ошибками являются: ввод аргументов формулы в русском регистре, пропуск знака операции.

Мастер функций. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встре­чаются очень часто, то программа Excel предлагает более 400 заранее зап­рограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встро­енный Мастер функций помогает на всех этапах работы правильно приме­нять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага. В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный спи­сок всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям.

Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при по­иске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями фун­кций, которые предлагает Мастер функций.

Функция оперирует некоторыми данными, т. е. аргументами. Аргу­мент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой груп­пе ячеек. Мастер функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов. Выделите ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Мастер функций (fx) от­кройте диалоговое окно Мастера функций.

В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в пра­вом — функции, соответствующие выбранной категории. Для того что­бы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Полный алфавитный перечень в поле категорий.

Щелкните мышью по названию нужной вам функции (например, СУММ), тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргумен­тов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОК.

На втором шаге в диалоговом окне Масте­ра функций указываются аргументы функции. Мастер функций различа­ет аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязатель­ные (опциональные) аргументы.

Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с кла­виатуры, либо в таблице выделить область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогово­го окна Мастера функций. Если все аргументы функции были указаны правильно, в нижней части окна появляется результат вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Мастера функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычис­лений, но ячейка останется маркированной. В строке формул можно уви­деть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

Примечание. В русифицированной версии Microsoft Excel имена большин­ства функций, исключая небольшую часть (18) математических записывают­ся на русском языке, например =СУММ(), =ЕСЛИ0, =ВЕРОЯТНОСТЬ(), и т.п. Распространенной ошибкой начинающих является ввод на русском языке не только имен функций, но и аргументов.

Если набранная вами последовательность в представлении Excel не является ни числом, ни формулой, она считается текстом и не подверга­ется каким-либо преобразованиям. Например, последовательность -145.2 будет считаться числом, а — 145s2 или vl45.2 — текстом. Последова­тельность =А1+А2 — это формула, а А1+А2 — текст.

Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

• следующие ячейки в строке пусты, — тогда визуально текст накроет эти ячейки;

• в следующих ячейках есть данные, — тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Основные манипуляции с таблицами

Перемещение по таблице. Для выделения любой ячейки таблицы дос­таточно щелкнуть на ней мышью. Кроме того, курсорную рамку можно перемещать в любом направлении клавишами курсора (→, ←, ↑, ↓). Для перемещения по рабочему листу можно использовать стандартный меха­низм полос прокрутки (стрелки и бегунки).

Чтобы мгновенно перейти к нужной ячейке таблицы, можно выбрать команду Правка-Перейти..., а затем в диалоговом окне в поле Ссылка указать адрес ячейки и щелкнуть кнопку ОК. Если искомая ячейка имеет имя, можно просто выбрать его в раскрывающемся списке поля имени.

Для перехода к другому листу рабочей книги нужно щелкнуть мы­шью на ярлыке листа в списке листов в левой нижней части окна табли­цы. Если ярлык нужного листа не виден, то для его вывода используйте кнопки прокрутки листов.

Выделение фрагментов электронной таблицы. Выделение фрагментов документа в Excel играет ту же роль, что и в других приложениях Windows, именно к таким фрагментам применяются выдаваемые вами команды ко­пирования, удаления, форматирования и т.п. Ячейка электронной табли­цы, окаймленная серой рамкой, является выделенной (текущей). Передви­гать рамку можно с. помощью клавиш управления курсором, поэтому ее часто называют курсорной рамкой (с этим понятием вы также знакомы). Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть на ней мышью.

Очень часто вам придется выделять блок ячеек, т. е. прямоугольный сек­тор таблицы, вырезающий несколько строк и столбцов. Для выделения блока необходимо установить указатель внутри левой верхней ячейки, нажать ле­вую кнопку мыши и смещать указатель по диагонали к правому нижнему углу блока. При этом первая ячейка внешне не изменяется, а остальные окра­шиваются в черный цвет. Текущий размер блока в процессе выделения выс­вечивается в поле имени (например, 4Rx3C, т. е. четыре строки, три столбца). Чтобы выделить:

• целый столбец — щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке столбца;

• целую строку — щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке строки;

• всю таблицу — щелкните на левой пустой кнопке в заголовке столбца.
Обратите внимание, что выделенная ячейка, столбец, строка, табли­ца — частный случай выделенного блока ячеек.

Примечание. Если необходимо отформатировать часть ячейки, вы можете выделить эту часть в строке формул с помощью клавиши Shift и стрелок кур­сора, так же, как это делается в документах Word.

Для очистки выделенного блока ячеек можно воспользоваться коман­дой Правка-Очистить, которая позволяет удалить либо все содержимое ячеек, либо какие-то его элементы (примечание, формат). Для этой же цели вы можете нажать клавишу Del.

Для вставки ячеек, столбцов или строк можно воспользоваться командами меню Вставка: Ячейки, Строки, Столбцы, Лист. Для удале­ния выделенных столбцов, строк, ячеек можно воспользоваться коман­дами меню Правка-Удалить. Для удаления листа используйте команду Правка-Уд алить лист.

Выполнение операций перемеще­ния, копирования и вставки фрагмен­тов таблицы удобно выполнять с по­мощью буфера обмена. Достаточно выделить фрагмент таблицы и, щел­кнув правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню.

В контекстном меню можно выб­рать команду выполнения нужной операции: Вырезать (поместить в бу­фер обмена, удалив из таблицы), Ко­пировать (поместить в буфер обмена копию выделенного фрагмента таб­лицы), Вставить (из буфера обмена в таблицу).

В некоторых случаях адреса ячеек при выполнении этих команд могут изменяться. Как и в других приложениях Windows, вы можете переместить (скопировать) выделенный блок ячеек методом «Взять и оттащить». Чтобы воспользоваться этим методом, указатель мыши следует установить на рамку выделенного блока (указатель примет форму стрелки) и «тащить» блок

Помните, что при копировании следует удерживать прижатой клавишу Ctrl.

Поиск и замена. В Excel существует возможность находить указан­ный текст или числа и автоматически замещать найденные данные. Можно найти все ячейки, содержащие один и тот же вид данных, например фор­мулы, а также ячейки, чье содержимое не совпадает с содержимым теку­щей ячейки. Для поиска данных в списке Excel позволяет использовать фильтры, показывающие строки с нужными данными. Например, из спис­ка оборудования можно извлечь данные по наименованиям оборудова­ния, которые приобретены в одном экземпляре.

Поиск текста и чисел. Для поиска текста и чисел выделите диапазон яче­ек, в котором будет проводиться поиск, или наведите указатель на любую ячейку и нажмите кнопку мыши, если требуется провести поиск по всем> листу. В меню Правка выберите команду Найти. В поле Что диалогового окна Найти введите текст или числа, которые нужно найти, затем в списке Область поиска выберите тип данных, среди которых будет производиться поиск, укажите по строкам или столбцам как выполнять поиск, учитывать ли регистр, включить или выключить поиск случаев полного совпадения образца поиска с содержимым ячейки. Для начала поиска щелкните кнопку Найти далее. Если нужно будет остановить поиск, нажмите клавишу Esc.

Для замены текста и чисел выделите диапазон, в котором будет про­водиться поиск, или наведите указатель на любую ячейку и нажмите кноп­ку мыши, если требуется провести поиск по всему листу. В меню Правка выберите команду Заменить. После этого на экране будет раскрыто диа­логовое окно Заменить (рис. 11.7).

Рис. 11.7. Окно поиска и замены

В поле Что введите текст или числа, которые нужно найти, затем в поле Заменить на введите чем заменить. Если вы хотите удалить симво­лы, то в поле Что оставьте поле Заменить на пустым. Для начала поиска щелкните кнопку Найти далее. Если заданный вами образ поиска отсут­ствует, то поиск заканчивается и об этом выводится сообщение. Как толь­ко будет найдено первое вхождение заданного в поле Что образа поиска, поиск приостановится, а ячейка с найденным фрагментом будет выделена. Чтобы заменить найденные символы, выберите команду Заменить. Если вы хотите заменить все вхождения, щелкнуть кнопку Заменить все. Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу Esc.

Отображение строк таблицы с использованием фильтра. Фильтры могут быть использованы только для одной таблицы на листе. Для отбо­ра отображаемых строк укажите ячейки в фильтруемой таблице, затем выберите команду Фильтр в меню Данные, а затем — команду Авто­фильтр. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значе­ние, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся иско­мые данные, и выберите значение в списке.

Выбирая другие столбцы и задавая значения для фильтрации, вы може­те ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кноп­ку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие.

Примечания: 1. Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

2. С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения.

Отмена и повторение команд. Excel, как и Word, в большинстве слу­чаев позволяет отменить неудачно выполненную команду, а также по­вторить последнюю выполненную команду (кнопки Отменить и Вернуть на панели инструментов Стандартная). Обратите внимание, что в отли­чие от Word в Excel допускается отмена только одной команды.