Пример ввода данных и формул

Рассмотрим решение в EXCEL следующей задачи начинающего бухгалтера – «Разработка ведомости начисления зарплаты».

Пусть на предприятии работают всего три сотрудника: Иванов, Петрова и Сидоров. В ведомости нужно указать пол сотрудника, дату рождения, сумму начисленной заработной платы, возможной премии, размер подоходного налога, сумму к выдаче.

Отведем для каждого работника одну строку таблицы. В первом столбце будем вводить фамилии работников; во втором столбце – пол работника; в третьем – дату его рождения; в четвёртом столбце – оклад работника; в пятом столбце вычислим возможную премию (процент для начисления премии для удобства разместим в отдельной ячейке); в шестом столбце рассчитаем размер подоходного налога (13%) от суммы данных из второго и третьего столбцов; в последнем столбце рассчитаем сумму к получению (оклад плюс премия, минус налог).

Начнем с создания нового документа: если Excel не был запущен ранее, то выполняем

Ø Пуск Ø Все программы Ø Microsoft Office Ø Microsoft Office Excel 2003

Если же какой либо документ Excel уже открыт, то выполним

Ø Файл Ø Создать  OK

Сразу после создания пустой документ рекомендуется сохранить с заданным именем, а затем, время от времени, нажимать мышкой на кнопку сохранения файла. Этим вы обезопасите себя от потери результатов вашей работы в случае, например, зависания компьютера.

Сохраним наш документ с именем «Ведомость зарплаты.xls». Выполним:

Ø Файл Ø Сохранить как… Имя файла: Ведомость зарплаты q ОК

при этом появляется стандартное окно сохранения файла, рассмотренное в предыдущих лабораторных работах.

Каждая рабочая книга, как уже говорилось выше, состоит из одного или нескольких рабочих листов. По умолчанию таких листов 3 (с именами "Лист1"–"Лист3") и все они пусты. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов, расположенных внизу окна рабочей книги.

Указатель ячейки с самого начала установлен на Листе1 в ячейке А1. Введём с клавиатуры название первой колонки (например, Фамилия). Каждый символ, введенный с клавиатуры, одновременно отражается в самой ячейке и в области формул. Ввод и редактирование (с помощью клавиши <BackSpase>) можно продолжать до тех пор, пока не нажата клавиша <Enter> на клавиатуре. После этого процесс ввода данных в ячейку заканчивается, а активной становится ячейка, расположенная на следующей строке (А2). Пользователь, конечно, имеет возможность вернуться и изменить содержимое первой ячейки.

В ячейке А2 вводим таким же образом фамилию Иванов, в ячейке А3 – Петрова, в ячейке А4 – Сидоров. На этом формирование данных в колонке А можно считать законченным.

Переходим к колонке В, для чего делаем активной ячейку В1 и вводим туда заголовок столбца (Пол). В ячейках В2, В3, В4 вводим буквы (м или ж), соответствующие полу каждого сотрудника: в ячейку В2 для Иванова (м), в ячейку В3 – для Петровой (ж), и ячейку В4 – для Сидорова (м).

Затем делаем активной ячейку С1 и вводим туда заголовок столбца (например, Дата рождения). В ячейку С2 вводим дату рождения для Иванова, например, 20.05.1972, в ячейку С3 – для Петровой (3.08.1980), и ячейку С4 – для Сидорова (15.10.1976).

Теперь заполним колонку D. Делаем активной ячейку D1 и введём туда заголовок столбца (например, Начислено). В ячейку D2 вводим сумму начисленной заработной платы для Иванова, например, 2000, в ячейку D3 – для Петровой (3000), и ячейку D4 – для Сидорова (5000).

Для удобства вычисления размера премии в ячейку А7 введём фразу «% премии», а в ячейку В7 введём само значение процента, например, 10% (рисунок 5.4).

Далее в ячейку Е1 введём заголовок колонки Е (Премия) и приступим к её заполнению. В ячейке Е2 создадим формулу для расчета премии =D2*$B$7. Ссылка на ячейку D2 остаётся относительной, так как размер оклада у каждого сотрудника свой, а ссылку на ячейку В7 необходимо сделать абсолютной, так как значение процента начисляемой премии, в нашем примере, для всех одинаковое и находится в ячейке В7. После полного ввода формулы нажмем клавишу <Enter>. В ячейке E2 появится результат вычислений, то есть 200, а в области формул останется текст введенной формулы. Для заполнения остальных ячеек столбца E воспользуемся автозаполнением: сделаем активной ячейку E2, наведём указатель мыши на маркер заполнения и буксировкой мыши переместим его в ячейку E4. После выполнения этой операции в ячейке E3 будет создана формула =D3*$B$7 (отобразится 300), а в ячейке E4 - формула =D4*$B$7 (отобразится 500).

Затем в ячейку F1 вводим заголовок колонки F (Налог) и переходим к ее заполнению. В ячейку F2 надо ввести формулу для расчета подоходного налога первого сотрудника – 13% от суммы его оклада и премии. Получается формула =0,13*(D2+E2). По окончании ввода формулы нажмем клавишу <Enter>, - в ячейке F2 появится результат вычислений (число 286), а в области формул останется текст введенной формулы. Для заполнения остальных ячеек столбца F опять воспользуемся автозаполнением. В результате в ячейке F3 будет создана формула =0,13*(D3+E3) (отобразится 429), а в ячейке F4 - формула =0,13*(D4+E4) (отобразится 715).

Колонка G должна содержать сумму начисленной заработной платы и премии минус величина подоходного налога. В ячейку G1 вводим заголовок колонки (например, К выдаче), а в ячейку G2 – формулу =D2+E2-F2. C помощью автозаполнения получаем формулы в ячейках G3 и G4, - они должны иметь вид =D3+E3-F3 и =D4+E4-F4, соответственно.

Если все операции выполнены правильно, то на экране появляется двухмерная таблица, показанная на рисунке 5.4.

Рисунок 5.4 – Пример ведомости начисления зарплаты

Для лучшей наглядности добавим к полученной таблице заголовок, к числовым значениям применим денежный формат, а ячейки оформим границами.

Чтобы добавить заголовок:

- выделяем первую строку, щёлкнув мышью по её номеру слева;

- выполняем команду Ø Вставка Ø Строки;

- в ячейку А1 введём заголовок таблицы «Ведомость начисления зарплаты».

Поместим заголовок по центру созданной таблицы и выделим его. Для этого:

- выделяем диапазон ячеек А1:G1;

- выполняем команду Ø Формат Ø Ячейки… 0 Выравнивание;

- выбираем в раскрывающихся списках Выравнивание по горизонтали: по центру выделения, по вертикали: по центру;

- перейдём на вкладку Шрифт и выберем Начертание: полужирный;

- щёлкаем по кнопке <ОК>;

- увеличим высоту первой строки в два раза (с помощью буксировки мышью за границу между номерами строк 1 и 2)

Чтобы числовые значения отображались в денежном формате, выделяем диапазон D3:G5 и щёлкаем на кнопке Денежный формат на панели Форматирование.

Для оформления полученной таблицы границами:

- выделяем диапазон А2:G5;

- на панели Форматирование в раскрывающемся списке кнопки Границы выбираем кнопку Все границы .

Чтобы данные созданной таблицы лучше воспринимались, сделаем ширину всех столбцов с данными 12 символов. Для этого: выделяем столбцы от А до G (с помощью мыши в области заголовков) и перемещаем мышью за любую правую границу в области заголовков, пока во всплывающей подсказке не установится ширина 12.

Выделим диапазон А2:Е2, содержащий названия столбцов данных, и, пользуясь кнопками панели инструментов Форматирование, применим выравнивание По центру и начертание Полужирный .

Название колонки С (Дата рождения) разместим в две строки. Для этого: выделим ячейку С2, выполним команду Ø Формат Ø Ячейки… 0 Выравнивание и активизируем флажок переносить по словам.

Зададим рабочему листу имя «Ведомость». Для этого:

- выполним двойной щелчок мышью на ярлычке листа с именем Лист1;

- введём на клавиатуре Ведомость;

- нажмём на клавишу <Enter>.

В результате применения такого форматирования должна получиться двухмерная таблица, показанная на рисунке 5.5.

Для сохранения созданной таблицы выполняем команду

Ø Файл Ø Сохранить

Вообще рекомендуется выработать привычку нажимать кнопку Сохранить каждый раз перед тем, как вы убираете руки с клавиатуры и откидываетесь на спинку стула, чтобы полюбоваться результатами своей работы на экране.

Рисунок 5.5 – Результат форматирования таблицы

Созданная таблица может быть названа простой или двухмерной таблицей. Но даже небольшой опыт ее создания позволяет определить минимальный набор знаний, дающих возможность начинающему пользователю уверенно работать с EXCEL.