Запись контактной информации

Когда людей, с которыми мы общаемся, много, не грех последовать примеру великих и учитывать важные подробности, с этими людьми связанные. Для этого, естественно, такие по дробности нужно зафиксировать. Обычная адресная книжка или визитница для этого не приспособлены – в них сохраняются только адреса и телефоны. Лучше сохранять подробности в контактах Outlook.

Предположим, вы побывали на конференции, переговорах, семинаре. Познакомились с интересным человеком, узнали что-то друг о друге. Скорее всего, обменялись визитками. Возможно, когда-то вы сможете быть друг другу полезны. Возможно, вам пока просто интересно продолжить общение. А может быть, уже в ходе первой встречи вы договорились о каких-то совместных действиях.

Всю важную информацию нужно немедленно зафиксировать. Можно это сделать прямо на обороте бумажной визитки или в том же блокноте, с которым вы работали в ходе встречи. А вечером, «по свежим следам», перенесите информацию в электронный вид. При этом бумажный носитель не выбрасывайте, сохраните его в отдельной папке.

Если вы еще не пользовались контактами в Outlook, создайте в вашей папке «Контакты» несколько новых контактов. Для этого просто перейдите в папку «Контакты» и дважды кликните на белом поле, на котором пока нет ни одного контакта.

Создавая электронный контакт, во-первых, внесите на вкладке «Контакт» (в Outlook 2003 – на вкладке «Общие») все «формальные» контактные данные – полное имя вашего знакомого, название организации, должность, телефоны, e-mail и т.д. Если есть возможность – добавьте фотографию. (см. раздел «Примеры».)

Во-вторых, в поле заметок обязательно отметьте дату и обстоятельства знакомства. Например, «12.05.2006. Конференция с дилерами. Познакомил Иванов, обсуждали новую региональную политику». Если первым контактом было электронное письмо с каким-либо предложением, можно скопировать в это поле текст письма.

Например, в контакте композитора Милия Балакирева, бывшего управляющим Придворной певческой капеллой, в адресной книге о. Иоанна Кронштадтского в поле заметок можно было бы скопировать из раздела «Почта» следующее письмо (цитируем подлинный текст):

«Достопочтеннейший раб Божий – Милий!

От всей души благодарю Вас за вашу любовь и желание Ваше подарить мне часок Вашего придворного, прекрасного, образцового пения.

Этим счастливым временем для меня могут быть числа Декабрь 16 или 17, и лучше вечером, часов в 5 или 6-ть. Вы меня известите, когда для Вас удобнее, в эти или другие дни или часы.

Преданный Ваш слуга и смиренный богомолец,

протоиерей Иоанн Сергиев.

19 Ноября 1893»

Кроме обстоятельств знакомства внесите в поле заметок также личную информацию о человеке, которая представляется вам значимой. Есть ли у него дети? Каковы его вкусы и предпочтения, если эта тематика прозвучала в вашей беседе?

День рождения лучше задать в одноименном поле на вкладке «Подробности», тогда соответствующее событие будет автоматически появляться в нужный день в вашем Календаре.

Если при следующей встрече с этим человеком вы перечитаете свои заметки и вспомните, что он любит футбол или собирается писать книгу, это будет самым лучшим выражением вашего уважения к нему. И не стесняйтесь того, что вы всего лишь освежили в памяти информацию, вписанную в контакт. Наша память несовершенна, мы вряд ли физически сможем запомнить все, что наш знакомый считает для себя важным. Важен ваш интерес к человеку, а не то, в голове вы храните информацию или где-то еще.

Не торопитесь переносить сразу все имеющиеся контакты с бумажных носителей: это большая рутинная работа, которая быстро наскучит. Лучше примите за правило: каждый новый контакт этим же вечером вносить в Outlook. Постепенно к этим новым контактам вы будете добавлять старые и таким образом перенесете контактную информацию со всех бумажных источников в единое электронное хранилище.