Документ - основний вид офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль обслуговує сферу ділових стосунків і спілкування на офіційному рівні. Він акумулює у собі ознаки книжної функціонально-стильової сфери більшою мірою, ніж інші стилі, бо тут на чільне місце виходить прагнення до точності, унормованості, стандартизації.

З-поміж загальних вимог до текстів офіційно-ділового стилю насамперед слід виділити: точність, конкретність і лаконічність викладу інформації, документованість (доказовість) тверджень, дотримання формальних вимог оформлення документів (стандартів).

З мовного погляду, стилістичні ознаки офіційно-ділового стилю полягають у:

• наявності нейтральної лексики;

• використанні спеціальної термінології;

• застосуванні в основному простих речень, ускладнених однорідними членами. Функціонують також складносурядні та складнопідрядні речення, здебільшого неускладненого типу;

• збереженні прямого порядку слів у реченні;

• використанні синтаксичного паралелізму – побудови речень за однаковою структурною схемою з метою полегшення сприймання однорідної інформації.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ.

З латинської dokumentum означає взірець, посвідчення, доказ. У сучасній українській мові документ – це:

1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

3) письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе;

4) фарматований паперовий носій даних, що його заповнюють автоматично або вручну.

Документ – це джерело інформації, об’єкт дослідження (для вчених,наприклад), засіб фіксації, передачі інформації та керування суспільством у цілому, колективом чи окремою особою, засіб доказу (для првника) тощо.

Отже, документ – це матеріальний об’єкт, що містить закріплену певним способом на спеціальному матеріалі інформацію для її фіксації та передавання у часі і просторі.

У людському суспільстві документи виконують ряд функцій, серед них:

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення якихось фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів,які використовуються у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.

Оскільки велика частина робочого часу працівника у будь-якій сфері життя суспільства пов’язана з роботою над документами (написання, опрацювання, виконання), тому майбутні фахівці повинні мати знання з основ справо ведення, вміти працювати з документами різних типів.