2015-06-30
2032
Основою службового документа є текст – головний реквізит документа, що відображає його зміст. Тому підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документації та діловодстві.
Досконалий текст відзначають:
· достовірність (викладені в ньому факти відображають реальний стан справ);
· точність мовлення і логічність висловлювання (точне і правильне вживання слів, словосполучень, грамотна побудова речень);
· аргументованість і переконливість (положення, прохання, пропозиції мусять бути належним чином аргументовані і переконувати адресата в доцільності їх прийняття чи виконання);
· емоційна нейтральність і відсутність індивідуальних особливостей стилю автора.
Умовно композицію кожного документа можна розмежувати на зовнішню та внутрішню.
| Композиція тексту документа | |
| Завнішня | Внутрішня |
| Визначається типовим формуляром, який регламентує склад обов’язкових елементів (реквізитів) та логічну схему документа, тобто таке розташування його частин, при якому створюються найкращі умови при роботі з документом. До зовнішніх композиційних елементів належать реквізити, типовий формуляр, а токож рубрикація. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої за допомогою заголовків, нумерації та ін. Найпростішою рубрикою є абзац, тобто відступ вправо на початку першого рядка тексту, об’єднаного однією мікротемою. Поділ тексту на абзаци має практичне значення: це допомагає читачеві робити невеликі паузи, вдумуючись у зміст попередньої частини тексту чи готуватися до сприйняття іншої. | Визначається логікою побудови тексту, порядком викладу матеріалу у смисловій послідовності. Текст будь-якого документа повинен складатися не менше, ніж з двох основних частин. У першій повідомляється обґрунтування чи підстава складання документа, у другій – пропозиції, рішення, розпорядження, висновки чи прохання. У вступі зазначаються причини та безпосередній привід для складання службового документа. У цій частині тексту нерідко роблять посилання на інші, раніше отримані документи, які стали підставою для створення нового. У доказах зазначається сутність питання, наводяться факти, цифрові дані для його обґрунтування. Доказ повинен переконувати в необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги. Висновки – головна логічна складова, в якій формулюється основна мета документа, його найважливіша суть, пропозиція, погодження, відмова. |
|
|
|
