Виробничі протоколи

Проведенню зборів, нарад, конференцій та інших засідань передує велика підготовча робота, у процесі якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тези або тексти доповідей, проекти рішень із кожного питання порядку денного.

Протокол – це документ, у якому фіксують ся хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Оформляють протоколи на чистих аркушах або на спеціальних бланках підприємства чи організації.

Під час засідання складається чорновий варіант протоколу. Уточнюють, редагують і оформляють протокол у п’ятиденний термін. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

• слухали;

• виступили;

• ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного або кількох пунктів або з констатуючої й революційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).