Протокол заседания

Деловая корреспонденция

Заявление

- это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наимено­вание подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение суще­ства вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтвержда­ющие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образо­вании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

- это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Более подробно деловая корреспонденция рассмотрена в Теме 9 Учебно-методического комплекса.

— это документ, содержащий запись хода об­суждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От про­токолов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания посто­янно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофон­ную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государ­ственных архивов с кинофотофонодокументами.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность за­писей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) кол­легиального органа или секретарь руководителя.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный про­токол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, прини­мают руководитель коллегиального органа или руководитель органи­зации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» — или на специаль­ном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фа­милии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников меньше 15 – их фамилии с инициалами в алфавитном порядке указываются в графе «Присутствовали», если больше 15 – фамилии с инициалами оформляются на отдельном листе, а в графе «Присутствовали» указывается их численное количество и делается отметка — «Список участников прилагается»), повестка дня. В протоколах постоянно действующих совещаний и комис­сий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы фор­мулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его долж­ности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНО­ВИЛИ: (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фа­милия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, со­держание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(Текст доклада прилагается)».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных про­токолах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. При этом слово «ПОСТАНОВИЛИ» указывается в том случае, когда по решению данного вопроса повестки дня впоследствии будет издан организационно-правовой или распорядительный документ. «РЕШИЛИ» указывается при решении рядовых вопросов.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения де­лается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи вы­ступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указыва­ют даты начала и окончания заседания.