Значение параметров

Цель

Проблема

1 2 3

Время

Рис. 5.5. Влияние стадии развития проблемы на формирование решения

Проблема формируется как разность между значениями цели и ситуации, пунктиром на рисунке показаны пути возможного из­менения ситуации.

Механизм формирования решения следующий:

1) вначале руководитель или специалист ведет поиск в базе данных аналогичных версий развития целей, ситуаций и проблем, вариантов реализованных решений и полученных при этом резуль­татов;

2) если найденная версия полностью совпадает с имеющейся, то руководитель без изменений использует набор мероприятий, со­ставляющих найденное решение;

3) если версия отличается лишь несущественными элемента­ми, то руководитель принимает найденный вариант решения за ос­нову и вводит необходимые коррективы;

4) если похожей версии нет, то руководитель или специалист должен взяться за разработку нового решения.

При РУР одновременно идут два процесса: творческая дея­тельность, направленная на решение новых задач, и технократиче­ская деятельность, основанная на пунктуальном выполнении оправ­давших себя управленческих процедур. Эти процессы, постоянно обновляясь, составляют основу управления. Часть элементов тех­нократической деятельности постепенно устаревает, и их заменяют устоявшиеся элементы творческой деятельности (рис. 5.6).

Для устаревших

идей

[21 |

Рис. 5.6. Схема взаимодействия творческой и технократической деятель­ности

при подготовке управленческих решений

В отличие от технологий в электронной промышленности, металлообработке и машиностроении управленческие технологии довольно консервативны. По расчетам аналитиков, соотношение между творческой и технократической деятельностью руководителя должно составлять примерно 1: 3, т.е. 25% времени руководитель должен затрачивать на разработку и реализацию новых решений и 75% — на выбор и реализацию типовых решений. В настоящее время реальное соотношение этих видов деятельности в компаниях варьируется от 1: 1 до 5: 1. При этом новые, по мнению руководи­теля, решения могут, по сути, и не являться таковыми, поскольку уже в течение ряда лет успешно реализовывались другими органи­зациями.

Схема алгоритма формирования нового УР. Методика фор­мирования новых решений может быть представлена в виде схемы алгоритма, включающего 24 этапа (рис. 5.7) [19, с. 180—186].

Этап 1. Руководитель или специалист в области управления должны либо измерять параметры текущих процессов, либо хорошо «чувствовать» их значения. В случае еле заметных отклонений па­раметров текущей ситуации от запланированных, необходимо вы­явить тенденцию их дальнейшего развития.

Этап 2. Отклонения могут быть несущественные либо сами по себе с течением времени могут уменьшиться (см. рис. 5.5, об­ласть 2 — пунктирная линия уменьшения проблемы), и тогда ника­ких новых решений принимать не следует. Если отклонения пара­метров ситуации существенны (см. рис. 5.5, область 2 — сплошная линия), то это должно насторожить руководителя.

Этап 3. Руководитель должен сравнить конкретные парамет­ры ситуации с плановыми (с целью) и определить состояние про­блемы. Напомним, что проблема оценивается как разность между параметрами цели и конкретной ситуацией. Такими параметрами могут быть время, качество выполняемых поручений, дисциплина работников, эффективность управленческой деятельности, состоя­ние контактов с заказчиками и поставщиками и др.

Этап 4. Руководитель должен установить приоритеты отклонений ключевых параметров проблемы от допустимых значений. По наиболее важным отклонениям руководитель должен составить для вышестоящего руководства и внешних заинтересованных лиц аналитическое заключение о причинах и возможных изменениях от­клонений.

Этап 5. Производится согласование аналитического заключе­ния с заинтересованными сторонами с целью выявления приоритет­ных отклонений.

Этап 6. Руководитель должен сформировать идею решения для уменьшения негативных тенденций развития проблемы. После этого он определяет вид целевой технологии для РУР. Выбор осу­ществляется среди трех технологий: инициативно-целевой, программ­но-целевой и регламентной.

Этап 7. Для выбранной целевой технологии формируется со­став процессорных технологий в качестве инструментария для РУР. Набор формируется из следующих технологий: по результатам, на базе потребностей и интересов, путем постоянных проверок и указаний, в исключительных случаях, на базе «искусственного интеллекта», на базе активизации деятельности персонала.

Рис. 5.7. Модель формирования нового решения

Этап 8. Руководитель разрабатывает на базе идеи решения (этап 6) набор средств и методов для уменьшения отклонений в раз­витии проблемы.

Этап 9. Руководитель прогнозирует возможные результаты реализации УР при предложенном наборе средств и методов.

Этап 10. При удачных прогнозах руководитель утверждает технологии РУР у вышестоящего руководства. Если результаты прогнозов отрицательные, то руководитель должен перейти к этапу 11. В результате возможных замечаний при утверждении вышестоящим руководством руководитель должен скорректировать набор средств и методов для РУР.

Этап 12. Руководитель должен на время отложить выполнен­ную работу и подумать о новой идее решения. Если он нашел более эффективную идею решения, ему необходимо возвратиться на этап 6. Если более эффективных идей решения не найдено, то формирова­ние решения продолжается.

Этап 13. Руководитель или специалист в области управления выбирают критерии оценки либо одного решения, либо нескольких решений, полученных в результате многократного прохождения по этапам 6—12.

Этап 14. Для каждого критерия формируется модель оценки и шкалы (единицы измерения). Результаты согласовываются с за­интересованными лицами.

Этап 15. По результатам оценки руководитель выбирает УР для реализации.

Этап 16. Выбранное УР утверждается вышестоящими органа­ми компании.

Этап 17. Руководитель создает рабочие материалы, раскрыва­ющие смысл УР, его формулировку, перечисляет набор необходи­мых средств и методов.

Этап 18. Руководитель юридически оформляет УР в форме приказа, доверенности, договора и т.д.

Этап 19. Руководитель организует подготовку к выполнению УР, в том числе распределяет права и ответственность, ресурсы, инструкции среди участвующего в выполнении УР персонала. Ука­зывается время начала и конца процесса реализации УР,

Этап 20. Руководитель объявляет о начале практической ре­ализации УР.

Этап 21. Уполномоченные руководителем лица проводят про­межуточный контроль хода выполнения УР.

Этап 22. Уполномоченные лица или непосредственно испол­нители информируют инициатора решения о ходе выполнения УР.

Этап 23. По итогам выполнения УР составляется отчет, в ко­торый включаются сведения о конечном состоянии проблемы и прогнозе ее дальнейшего развития (благоприятном или неблаго­приятном).

Этап 24. Руководитель должен аккуратно по заданной структу­ре ввести в базу данных все сведения о формировании УР для воз­можного дальнейшего использования.