Тема 9. Етикет службового листування

1. Службові листи

2. Реквізити службових листів

3. Мовні формули службового листування

4. Види листів

Службові листи

Службові листи слугують для розв’язання різноманітних питань, які виникають в управлінській діяльності. Головна мета службового листа -спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Структурними елементами змісту листа є вступ, докази, висновки й закінчення. Службовий лист повинен бути чітким, стислим, зрозумілим.

Службовий лист – це довідково-інформаційний документ, за допомогою якого відбувається спілкування між юридичними та фізичними особами.

В управлінській діяльності службові листи розрізняють за функціональними ознаками: листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиції, лист-вимоги, лист-підтвердження, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження, рекомендаційні та інші. За кількістю адресатів: звичайні та колективні (надсилаються на одну адресу, але колективні мають декількох адресатів), циркулярні листи (надсилаються керівною установою до структурних підрозділів). За терміном виконання: термінові (якщо в них зазначається термін виконання, встановлений законом, пра­вовим актом, розпорядженням, наказом) й нетермінові (якщо вони не містять посвідчення про термін). Незважаючи на низький рівень уніфі­кації та стандартизації, ділові листи складають за типовими та трафаретними стандартами. За призначенням: службові листи бу­вають звичайними, секретними та призначеними для служ­бового користування.

Оформлення листів здійснюється у вигляді лінійного за­пису на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. Текст службового листа повинен бути простим і висвітлювати лише одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Тон листа має бути нейтральним.