В учетных регистрах

В условиях широкой автоматизации учета человеческий фактор по-прежнему является определяющим в части правильности, своевремен­ности и полноты сбора, обработки и обобщения информации на всех этапах учетного процесса. При этом возможны ошибки в счетных запи­сях, такие, как неправильно составленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов и др.

Граница действия ошибки определяется ее содержанием. Если влия­ние ошибки ограничивается одним учетным регистром, то ее можно рассматривать как местную, локальную, последствия которой чаще всего несущественны (например, неправильно указана дата в учетном ре­гистре). Ошибка, допущенная по ходу осуществления учетного процесса и отражаемая в нескольких учетных регистрах, называется транзит­ной. Так, неправильно разнесенная сумма по приходу материалов в со­ответствующий учетный регистр автоматически будет отражена в обо­ротной ведомости, Главной книге, бухгалтерском балансе. Работа над ошибками разделяется на два этапа.

В начале находят ошибку. Бухгалтер должен определиться, каким способом он намерен отыскать допущенную ошибку и на какой стадии учетного процесса. Ошибка может иметь место в тексте документа. На­пример, в выписке банка указана одна сумма на списание денежных средств, а в приходе по кассе – другая. Не исключается наличие ошиб­ки на этапе разноски данных из первичного документа в учетный ре­гистр, при подсчете итогов в учетных регистрах и т.п.

Для нахождения ошибки существует несколько способов. Наиболее распространенные из них: сплошной, последовательной проверки, логи­ческий.

Сплошной способ предусматривает сверку соответствующей бухгал­терской записи в учетном регистре с первичным документом, явившим­ся основанием для данной записи. Данный метод целесообразно исполь­зовать в процессе сверки между собой оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов. Полученный итог должен подтвердить их равен­ство, отсутствие которого – сигнал о том, что допущена ошибка. Такой подход применим и при подсчете остатков по всем синтетическим счетам, и при сличении оборотов и (или) остатков по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями субсчетов и аналитических счетов, открытыми в развитие того или иного синтетического счета.

Способ последовательной проверки счетных записей предусматри­вает сверку каждого дебетуемого и корреспондирующего с ним креди­туемого синтетического и (или) аналитического счета. Если такая разно­ска произведена правильно, ставится знак "V" (галочка).

Логический способ целесообразно использовать, например, когда в оборотной ведомости по синтетическим счетам итого графы "Обороты за месяц" в результате подсчета по дебету и кредиту не равны между со­бой. В данном случае следует исчислить сумму превышения, которую затем надо разделить на два. Полученный итог сравнивается с бухгал­терскими проводками за отчетный период. Нахождение такой суммы в какой-то из них показывает, что при разноске бухгалтерской проводки в учетные регистры сумма отнесена или только по дебету или только по кредиту счетов.

Логический способ можно использовать и в тех случаях, когда со­ставленная бухгалтерская проводка показывает корреспонденцию сче­тов, природа которых исключает такую взаимосвязь. Например, невоз­можна такая запись в учете:

Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 50 «Касса».