Требования к формированию дел

ГОСТ определяет формирование дела как групирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел предриятия. При формировании дел должны соблюдаться следующие требования:

	в дело помещаются только правильно оформленные документы, работа по которым проведена
	в дело подшиваются только подлинники документов или их заверенные копии
	в одно дело подшиваются документы с одинаковым сроком хранения
	документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело
	в дело включается один экземпляр документа
	в дело включаются как правило документы одного года, при ведении дела на протяжении нескольких лет, внутри него устанавливаются годовые разделители
	документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности (по датам), в порядке нумерации или в алфавитном порядке
Порядок формирования дел: Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу Протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Переписку формируют за календарный год в хронологической последовательности, помещая документ-ответ после документа-запроса. Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или поступления. Документы в отчетах помещают в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения. Финансовые денежные документы группируют по номерам. Документы в личном деле размещают в такой последовательности: внутренняя опись, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному листку по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.п. в личное дело не подшиваются, т.к. эти сведения записываются в дополнение личному листку по учету кадров.

Индексация дел, т.е. присвоение им условных индексов, имеет большое практическое значение.
В небольших организациях индекс дела является его порядковым номером в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
Если номенклатура дел строится для предприятия в целом, дела делятся на тематические разделы, например, организация управления, финансирование, учет и отчетность, работа с кадрами и пр., каждому из которых присваивается номер. При этом индексы дел включают номер раздела и номер дела, например, 3-02. Такой подход используется в приведенном нами примере.

Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения, ст. по перечню Примечание 1. Организация управления 1-01 Устав; нотариально заверенные копии уставных документов Постоянно, ст. 13.а 1-02 Приказы руководства по основной деятельности Постоянно, ст. 6 а 1-3 Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной д-ти 5 лет ст. 6 в 1-04 Должностные инструкции работников предприятия Постоянно, ст.35 а 1-05 Докладные записки сотрудников, представляемые руководству 5 лет ЭПК ст. 43 1-06 Документы ревизий Постоянно, ст.49 1-07 Решения местных органов власти и управления ДМН, ст.16 2. Документационное обеспечение управления 2-01 Журнал регистрации исходящих документов 3 года, ст. 72 б 2-02 Журнал регистрации входящих документов 3 года, ст. 72 б 2-03 Номенклатура дел Постоянно, ст. 67 а 2-04 Инструкция по ведению делопроизводства Постоянно ст. 10 2-05 Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами) ДМН 2-06 Переписка 5 лет ЭПК, ст. 41 2-07 Документы по различным вопросам деятельности ДМН 3. Организация производственной деятельности 3-01 Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности 5 лет ЭПК ст. 224 3-02 Счета-фактуры на реализацию 5 лет ст, 150 3-03 Договоры на реализацию 5 лет ЭПК ст. 391 4. Работа с кадрами 4-01 Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании 75 лет ЭПК, ст. 336 4-02 Приказы о предоставлении от пусков, взысканиях, команди-ровках 5 лет ст. 343, 352 4-03 Книга учета трудовых книжек 50 лет, ст. 358 е Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений 5 лет, ст. 358 з 5. Учет и отчетность 5-01 Годовые отчеты по основным видам деятельности Постоянно ст. 135 б 5-02 Лицевые счета по заработной плате 75 ЭПК ст.153 5-03 Годовые бухгалтерские отчеты и балансы Постоянно ст.199 5-04 Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы 5 лет ст. 136 б 5-05 Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии) 5-06 Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии) 5-07 Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов 5 лет ст. 152 5-08 Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей 5 лет ст. 150 5-09 Авансовые отчеты 5 лет ст. 150 5-10 Главная книга 5 лет ст.148 При условии завершения проверки (ревизии) 5-11 Кассовая книга 5 лет ст. 148 При условии завершения проверки (ревизии) 5-12 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности Постоянно ст. 49 5-13 Акты приема-сдачи выполненных работ 5 лет ст. 188 (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет) 5-14 Хозяйственные договоры 5 лет ЭПК ст. 186 5-15 Договоры о материальной ответственности 5 лет ст. 189 После увольнения материально- ответственного лица

Если номенклатура дел предприятия объединяет дела отдельных подразделений, индекс 04-02 может означать, что в номенклатуре дел подразделения, имеющего обозначение 04, дело располагается нод номером 02.