Первинний облік

Всі господарські операції пов’язані з рухом запасів оформлюють первинними документами форми яких затверджені Наказом Мінстату України від 21.06.96. №193 “Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів”.

Первинні документи на отримання і відпуск запасів складають відповідно Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджене Наказом Міністра України від 24.05.95. №88.

Для надання їм юридичної сили первинні документи повинні мати всі необхідні обов’язкові реквізити.

Виробничі запаси надходять на склади підприємства з різних джерел:

· від постачальників:

· виготовлені у власних виробничих підрозділах;

· повернення виробничих запасів з виробничих підрозділів на склади;

· оприбуткування відходів виробництва;

· залишки виявленні при інвентаризації;

· оприбуткування ТМЦ, отриманих від ліквідації основних засобів і МШП;

· надходження через підзвітних осіб.

Кожна господарська операція щодо надходження запасів повинна бути оформлена відповідним первинним документом визначеної форми.

Від постачальників, взаємовідносини з якими формуються на підставі договорів, постачання одночасно з надходженням ТМЦ надходять документи: рахунки – фактури, товарно – транспортні накладні, залізничні накладні, вантажні митні декларації, Накладні – вимоги на відпуск), Накладні на відпуск товарно - матеріальних цінностей (ф №М-20) податкові накладні, сертифікати, специфікації, паспорти, посвідчення про якість та інше.

Ці документи обов’язково реєструють в Журналі обліку вантажів, що надійшли (ф №М-1), який Застосовується для обліку та контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей.

Записи в журналі виконуються відділом постачання в міру надходження матеріальних цінностей на склад підприємства на основі товарно-транспортних документів, прибуткових ордерів, актів приймання матеріалів. У журналі також роблять відмітки про запитання, що пов'язані з розшуком вантажів, які не надійшли.

.

У випадках, коли підприємству більш доцільно окремі партії матеріалів направляти відразу безпосередньо у цехи, або інші підрозділи, в обліку їх показують як отриманні на склад і переданні до виробничого підрозділу.

У прибуткових і видаткових документах на такі партії матеріалів роблять відмітку, що вони передані до цеху транзитом (без завозу до складу).

Але, перелік матеріалів, які можуть завозити транзитом в підрозділи повинен бути затвердженим наказом по підприємству.

При придбанні запасів підзвітною особою за готівкові кошти, підставою для визначення вартості при оприбуткуванні можуть бути: товарні чеки, чеки РРО, квитанції прибуткових ордерів, податкові накладні, акти закупівлі (у випадку придбання запасів власного виробництва у громадян) та інше.

МВО приймає матеріали і після зважування, підрахунку, замирювання і порівняння фактично прийнятої кількості з даними зазначеними у супровідних та платіжних документах оформлює Прибутковий ордер (ф.№М-4) або накладну.

Прибутковий ордер складають у двох примірниках, перший залишається на складі і використовується для складського обліку, а другий підписом МВО, що підтверджує одержання цінностей, разом із документами постачальника експедитор здає до бухгалтерії.

На підставі цих документів здійснюється звіт експедитора про використання виданої Довіреності для отримання ТМЦ у постачальника.

У випадках при невідповідності кількісним і якісним показникам за отриманими запасами з супровідними документами складають Акт про приймання матеріалів ф.№ М-7, який є в подальшому підставою для пред’явлення претензії винуватцю (постачальнику, транспортній організації та інше).

На підприємствах мають місце випадки, коли ТМЦ надходять без супровідних документів постачальника – невідфактуровані поставки.

У випадку коли можливо поцінити ТМЦ (виходячи з цін у договорі) їх зараховують на баланс підприємства оформлюючи Акт приймання матеріалів ф.№ М-7, а після надходження документів від постачальника цей запис сторнується, а роблять звичайний запис. При відсутності можливості здійснити оцінку запасів, які надійшли, їх обліковують на за балансовому рахунку 023 “Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні” до отримання документів від постачальника.

Надходження на склад запасів, виготовлених у цехах підприємства оформлюють Накладною – вимогою на відпуск (внутрішнє – переміщення) матеріалів (ф. №М-11) або Накладну на здачу готової продукції на склад. В даному випадку накладні виписує у двох примірниках МВО підрозділу, яка здає цінності. Перший є підставою для списання запасів з МВО цеху, а другий передається на склад для їх оприбуткування.

Так само оформляється продукція допоміжних та обслуговуючих виробництв, матеріали отримані від ліквідації основних засобів, відходи від браку, невикористані у виробництві матеріали та інше.

Виробничі запаси зі складів підприємства відпускають:

· в цехи для виготовлення продукції;

· на господарські потреби;

· на сторону для переробки;

· на реалізацію надлишків.

Відпуск матеріалів, які систематично використовують у виробництві, оформлюють Лімітно – забірними картками ф.№ М-8 і ф. № М-9.

Одноразовий відпуск здійснюється за Накладними – вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів М-11 або Актами – вимогами на заміну (додатковий відпуск) матеріалів М- 10.

Для списання використання у виробництві матеріалів служить Відомість розподілу витрат матеріалів і палива за рахунками і статтями витрат. Відомість складається за первинними видатковими документами (лімітні – заробітними картками, вимогами, актами). Накладна на здачу готової продукції на склад. Опис – акт уцінки товарів і продукції, які залежались і лишків запасів.