Порядок контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов предполагает совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов (предписываемых ими действий). Предварительно необходимо выявить документы, исполнение которых подлежит контролю. При осуществлении контроля необходимо:

- определить соответствие документов качеству и сроков исполнения;

- провести предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

- произвести учет, обобщение и анализ хода и результата контроля;

- поставить в известность директора организации и всех заинтересованных лиц о результатах контроля.

Стоит отметить, что наиболее тщательному контролю подлежат следующие документы:

- поступившие на предприятие от территориальных (отраслевых) органов управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение;

- требующие срочного или оперативного исполнения;

- входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия;

- иные документы - по решению руководителя предприятия (отдельные поручения, указания, приказы и распоряжения).

Для организации систематического контроля на предприятии руководителем назначается инспектор. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители) соответствующих документов.

В случае принятия решения о постановке документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка (штамп) "К" ("Контроль").

Документ снимается с контроля после фактического исполнения всех предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения исполнения соответствующих действий по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.