Порядок работы с внутренними документами

Если готовый документ не передается за пределы предприятия, он является внутренним документом. Проект внутреннего документа разрабатывает его исполнитель, на которого возлагается вся ответственность по документу:

- за сохранность документа и используемых при подготовке сведений в процессе работы с ним;

- за своевременную, полную и качественную подготовку проекта документа;

- за самоконтроль за подготовкой проекта документа;

- за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.

Помимо исполнителя, назначается ответственный исполнитель, который осуществляет общее руководство подготовкой проекта документа. Им зачастую может являться руководитель структурного подразделения. На ответственного руководителя возлагается ответственность:

- за рациональное распределение обязанностей между соисполнителями;

- за координацию работы соисполнителей;

- за текущий контроль за надлежащей подготовкой проекта документа;

- за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.

- за достоверность, актуальность и полноту сведений, использованных при подготовке проекта документа.

При подготовке предварительного текста документа необходимо определиться с видом и темой документа, подобрать материал для документа, определиться со структурой документа и только потом составить предварительный вариант. Поскольку предварительный вариант может подлежать корректировке, то с целью сокращения времени на его составление корректировку можно делать параллельно. В первую очередь при составлении документа проверяется соответствие основного текста правилам грамматики русского языка. Все выявленные в процессе редактирования и корректирования ошибки (неточности) устраняются исполнителем документа. Затем уточненная версия основного текста документа в обязательном порядке копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.

Подвергаются проверке приложения к проекту документа: определяется состав приложений, их количество, последовательность расположения. Подготовленные предварительные варианты приложения (приложений) редактируются и корректируются. После устранения исполнителем выявленных ошибок (неточностей) уточненная версия каждого приложения также копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.

Проект документа распечатывается: первый лист документа на бланке предприятия, последующие, а также приложения - на писчей бумаге. Затем проект документа согласовывается определенным кругом лиц. Если проект согласовывает не один человек, то необходимо определить последовательность согласования. Если между сторонами или исполнителями возникают разногласия, исполнитель документа докладывает об этом руководителю организации, который принимает решение о дальнейшем порядке подготовки проекта документа.

Подготовленный проект документа передается на рассмотрение уполномоченному лицу. Если уполномоченное лицо выявляет какие-либо недостатки проекта документа, то он возвращается исполнительному лицу на доработку. Вместе с проектом документа на рассмотрение могут быть представлены следующие документы:

- письменное обоснование необходимости рассмотрения проекта, включающее характеристику проекта, его целей и основных положений, места документа в системе документации предприятия;

- справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования со ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы предприятия, в целях реализации и (или) в соответствии с которыми подготовлен проект документа;

- перечень действующих локальных нормативных актов и (или) организационно-распорядительных документов предприятия, отмена, изменение или дополнение которых (в целом или их отдельных положений) потребуется в связи с введением в действие документа, представленного на рассмотрение;

- финансово-экономическое обоснование - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;

- заключение юрисконсульта - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;

- проект сопроводительного письма - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение.

Внутренние документы также подлежат регистрации в журнале регистрации внутренних документов, поэтому внутренним документам присваивается внутренний номер. Журнал ведется как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Нумерация внутренних документов ведется в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.

Копии внутренних документов рассылаются по структурным подразделениям в соответствии с их назначением.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.