2015-07-04
294
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
1.экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
2.оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения;
3.обеспечение их сохранности;
4. передачу дел в архив учреждения,
т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.)
Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается:
- рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу,
-актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению,
-о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
-вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
-подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
-рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации
1. сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
2. акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению
Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится:
- полное оформление дел.
- частичное оформление дел
Частичное оформление.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляют частично:
- их не подшивают, а хранят в скоросшивателях,
- разрешено хранить без внутренней систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
Полное оформление
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При полном оформлении необходимо
-подшить или переплести дела в твердую обложку,
-пронумеровать листы в деле,
-составить заверительную надпись
- составить внутреннюю опись документов.
Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.
Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ.
Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый. Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный (его называют литерным). Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения обо всех изменениях в нумерации заносят в лист - заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке.
Обложку дела оформляют так:
- на верхнем поле указывают полное название фирмы (если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках) и наименование структурного подразделения;
- затем пишут порядковый номер дела по описи (архивный шифр);
- индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел. Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. На делах постоянного срока хранения пишут: "хранить постоянно";
- даты дела проставляют тоже в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело. Даты личного дела - это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника.
Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.
При составлении описи необходимо соблюдать такие правила:
- заголовки дел вносят в опись, строго придерживаясь систематизации, установленной в номенклатуре дел;
- каждому делу присваивают самостоятельный номер, а если оно состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивают отдельный номер;
- сведения в графах описи должны точно соответствовать сведениям на обложке дела;
- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишут только заголовок первого дела, а остальные обозначают словами "то же". Другие сведения об этих делах приводят полностью;
- в графе "Примечание" делают отметки о приеме дел, о передаче их другим подразделениям и др.
В конце каждого дела на отдельном листе (лист - заверитель дела) составляют заверительную надпись.
В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов).
Приведем образец заполнения внутренней описи (на следующей странице):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Внутренняя опись │
│ 05-02 │
│ документов дела N ----- │
│ │
│┌─────┬─────────┬──────────┬───────────────────┬─────────────┬──────────┐│
││N п/п│ Индекс │ Дата │ Заголовок │Номера листов│Примечание││
││ │документа│ документа│ документа │ дела │ ││
│├─────┼─────────┼──────────┼───────────────────┼─────────────┼──────────┤│
││ 1 │ 1-к │20.03.2005│О приеме на работу │ │ ││
│├─────┼─────────┼──────────┼───────────────────┼─────────────┼──────────┤│
││ 2 │ 2-к │25.03.2005│Об установлении │ │ ││
││ │ │ │должностных окладов│ │ ││
│├─────┼─────────┼──────────┼───────────────────┼─────────────┼──────────┤│
││... │... │... │... │... │... ││
│└─────┴─────────┴──────────┴───────────────────┴─────────────┴──────────┘│
│ 87 (Восемьдесят семь) │
│Итого ------------------------------------------------- документов. │
│ 8 (Восемь) │
│Количество листов внутренней описи -------------------------------. │
│ │
│ специалист по кадрам Плахов Плахов И.А. │
│---------------------------- -------- -----------------│
│наименование должности лица, подпись фамилия, инициалы│
│ составившего опись │
│ │
│ 25 июня 10 │
│"--" ---- 20-- г. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления.
Вот пример оформления листа - заверителя дела:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 05-14 │
│ Лист - заверитель дела N ----- │
│ │
│ 118 (Сто восемнадцать) │
│В деле прошито, вложено и пронумеровано ---------------------- листов,│
│ цифрами и прописью │
│в том числе: │
│ 12а, 33а, 64а │
│литерные номера ------------------------------------------------- листов;│
│пропущенные номера ______________________________________________ листов;│
│ 2 (Два) │
│+ листов внутренней описи ----------------------------------------------.│
│┌───────────────────────────────────────────────────────────┬───────────┐│
││ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера ││
││ │ листов ││
│├───────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤│
││ │ ││
│├───────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤│
││ │ ││
│└───────────────────────────────────────────────────────────┴───────────┘│
│ │
│ специалист по кадрам Плахов Плахов И.А. │
│----------------------------------------- ------------- -----------------│
│наименование должности лица, составившего подпись фамилия, инициалы│
│ заверительную надпись │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.
Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
