Организационные основы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота и др.

При централизованной форме все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Данная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, в которых объём работы с документами небольшой.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть в этом случае ведёт делопроизводство самостоятельно.

При смешанной форме делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляются службой документационного обеспечения управления (ДОУ), а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) – как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Данная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, во всех структурных подразделениях.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления (ДОУ): управление делами, общий отдел, секретариат.

В состав управления делами включаются бюро правительственной переписки, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, инспекция при руководителе, центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В секретариат включаются приёмная, секретарь руководителя, секретари заместителей руководителя, секретари коллегии, протокольное бюро.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления (ДОУ), её функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) осуществляет следующие основные функции:

- внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

- разработка и внедрение рациональных форм документов;

- контроль за соблюдением стандартов на документы;

- оформление, издание и рассылка документов;

- регистрация документов;

- учётно-справочная работа;

- контроль за исполнением документов;

- формирование, оформление, хранение дел и выдача их для использования;

- машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ) регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.