Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит облегчить восприятие документов.
Создавать шаблоны рационально в такой последовательности - сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий бланк, бланк для письма, бланк для отдельных видов документов), а на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.
|
|
Использование шаблонов позволяет экономить время при подготовке документов. По умолчанию новый документ или шаблон создается на основе шаблона Обычный (Normal.dot), который доступен из любого документа.
Существует два основных видов шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов (письма и факсы, записки отчеты, публикации, Web-страницы). Выбрать необходимый шаблон можно: Файл – Создать – окно Создание документов – Создание с помощью шаблона - Выбрать необходимую вкладку.