Распределение средств

В рамках этого бюджета создаются более конкретные дополнительные бюджеты, и только их итоговые суммы отражены в общем бюджете для PR-кампании.

Официальное открытие штаб-квартиры, ежегодный финансовый отчёт, выпуск журнала – все это требует составления своих дополнительных бюджетов.

Скажем, расходы на официальное открытие будут зависеть от места проведения, числа гостей, обширности программы; от того, предусматривается ли размещение на ночь, оплата проезда, а также арендные платежи за использование тентов, стульев, микрофонов; почасовой оплаты привлеченного персонала.

Расходы на составление ежегодного отчета учитывают составление, печать, распространение отчета. Эти расходы зависят от числа страниц, числа копий, размеров страниц, качества печати, наличия иллюстраций, качества бумаги; а также стоимости распространения, которое может включать стоимость конвертов, марок и другие расходы.

Издание ежеквартального журнала предполагает только что описанные расходы для выпуска ежегодного финансового отчета; однако, возможны дополнительные расходы на фотографии и дизайн.

Составление бюджета отделом по связям о общественностью внутри фирмы

А сейчас давайте рассмотрим гипотетический бюджет для внутрифирменного отдела PR. В этом случае мы не принимаем во внимание почасовую оплату, которая должна покрывать зарплату, затраты на обслуживание офиса и получение дохода.

Можно подумать, что работа PR-отдела внутри фирмы обходится дешевле работы PR-агентства, если сравнивать только зарплату персонала, и не учитывать того, что PR-отдел также должен быть оборудован и, соответственно, обслуживаться. Любая деятельность компании сколько-то стоит; это легче проследить на примере маленького PR-агентства, чем большой организации. Таким образом, деятельность PR-отдела может оказаться дороже, чем найм агентства, чьи услуги будут предоставляться лишь определенное время.

Приведенный ниже в качестве примера бюджет составляется для большой организации, различные виды деятельности в нем разделены тематически. Для маленьких организаций этих статей будет гораздо меньше.

Статьи бюджета для большой организации с собственным отделом по связям с общественностью

Зарплата: PR-менеджеры, помощники, редактор корпоративного журнала, фотограф, секретари и др.
Платежи за аренду и обслуживание: аренда, электричество, отопление, вентиляция, уборка, плата за телефон и др. виды связи.
Амортизационные платежи: мебель и оборудование (персональные компьютеры, копировальные аппараты, видеокамеры, принтеры, транспортные средства.
Страховка: машины, оборудование, поездки, пенсионное обеспечение, медицинская страховка.
Приемы для прессы: приглашения, материалы.
Выпуск корпоративного журнала: редактирование, дизайн, фотографии, художественное оформление, печать и распространение.
Внешний журнал: то же самое.
Презентация: подготовка слайдов, сценарий, фотографии, музыка, копирование, приглашения, проведение.
Производство видеофильма: сценарий, актеры, музыка, съемка, режиссура, монтаж, копии, распространение.

Новостные релизы:

поиск информации, создание, рассылка.
Подготовка статей: поиск авторов и изданий, переговоры, создание, опубликование.
Обзор прессы: плата за доступ к базам данных, тиражирование, подготовка отчета.
Информационная служба: распространение информации.
Аудиозапись для радио: интервьюирование, тиражирование, распространение.
Телевидение: подготовка информации для ТV.
Печатные издания: листовки, проспекты, брошюры, плакаты, календари, отчеты.
Спонсорство: призы, награды, меценатство.

Профессиональные конференции и семинары: материалы, приглашения, оборудование, аренда, мелкие расходы, транспорт.

Фотоматериалы: съемка, печать.

Поездки: транспорт, оборудование, приглашение прессы, проживание в отеле, мелкие расходы.

Выставки: охрана, плакаты, модели.

Транспорт: легковые автомобили, грузовые машины.

Канцелярские расходы: материалы.

Телефон, факс, телекс.
Почтовые расходы.
Непредвиденные расходы.