Методические рекомендации

Тема посвящена завершающему этапу работы с документами в делопроизводстве – подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение в архиве организации.

Основные требования к порядку работы с документами на этом этапе содержатся в нормативно-методических документах, разработанных архивными органами. С их проработки следует начинать изучение данной темы.

Студенты должны знать, что правила подготовки документов для передачи в архив организации касаются не всей документации. Так, дела с документами временных (до 10 лет) сроков хранения могут храниться в тех структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечению срока хранения уничтожены. Та их часть, которая передается в архив, так же после окончания сроков хранения уничтожается. Поэтому правила подготовки дел распространяются только на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые обязательно должны передаться в архив организации. Важно понимать, что от соблюдения установленных в настоящее время требований во многом зависит будущая сохранность документации и возможность ее дальнейшего использования.

Подготовка дел предусматривает их полное оформление. Прежде всего, следует знать, что полное оформления дела складывается из ряда операций, таких, как подшивка дела или его переплет, нумерация листов и т.д. Каждая операция производится по соответствующим правилам, сформированным с учетом последующего хранения дел в архиве. Следует обратить внимание на форму и состав информации листа – заверителя дела и внутренней описи, их назначение. Кроме того, на данном этапе работы с документами предусматривается полное оформление обложек дел. Часть реквизитов выноситься на обложку дела при его заведении, поэтому нужно знать, какие сведения уточняются, корректируются или дополнительно вносятся при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Изучая данную тему, студент должен знать, какие виды описей составляются в современных организациях и каково конкретное назначение каждой из них, правила их составления и оформления.

Студенту следует обратить внимание на различия в формах разных видов описей, последовательность расположения дел в описи и т.д.

Также нужно знать, что при заполнении определенных граф описи, например графы «заголовок дела», опираются на номенклатуру дел. Кроме того, в номенклатуре зафиксированы сроки хранения документов. Это позволяет разделить дела в описи на отдельные категории по срокам хранения (для долговременного хранения).

Не менее важным вопросом является оформление описей. Описи дел постоянного и временного хранения оформляются в соответствии с требованиями нормативных документов. Следует обязательно учитывать то, что разные виды описи имеют свои особенности в оформлении и удостоверении. Поэтому нужно уметь определять состав должностных лиц, принимающих участие в составлении, визировании и согласовании этих документов.

Вопросы и задания:

1. При подготовке дел ЗАО «Полет» к передаче в архив общества обнаружились повреждения ряда документов. Поврежденные документы были изъяты, и на их место вложены листы бумаги, на которые перенесли ряд реквизитов поврежденных документов: название вида документа, его дату и номер, краткое содержание и т.д. Листы, содержащие сведения о документах, были подписаны секретарем директора общества Новиковой Е.М., которая отвечала за оформление дел.

Однако заведующая архивом отказалась принять дела с изъятыми документами и потребовала заменить поврежденные документы копиями.

Должна ли Новикова Е.М. выполнить требование? В каких случаях можно допускать хранение в архиве общества не подлинники, а копии документов и требуется ли, в этом случает их дополнительное оформление?

2. Проверяя дела с документами постоянных сроков хранения перед передачей в архив акционерного общества, инспектор по делопроизводству отдела Москвина И.А. обнаружила, что в одном из дел нет двух документов. Выяснилось, что документы выдавались одному из специалистов отдела во временное пользование и были им потеряны.

Москвина И.А. составила акт, в котором указала причину утраты документа. Однако руководитель отдела отказался подписывать акт, т.к. посчитал, что он не нужен. По его мнению, следовало вложить дело сохранившиеся копии утраченных документов и указать их наличие во внутренней описи.

Как следует поступить инспектору по делопроизводству в данном случает? В каком акте содержаться нормы, регулирующие порядок передачи в архив акционерного общества дел в случае утраты документов?

3. Большая часть входящих и исходящих документов организации представлена в электронной форме. При подготовке дел к передаче в архив встал вопрос о том, в каком виде их нужно сдавать и как подготовить.

Руководитель службы ДОУ Кондратьева Л.С. предложила перенести документы с жесткого диска компьютера на оптические диски и передать в архив. Однако, по мнению заведующей архивом Тучковой М.Е., электронные документы следовало перенести в традиционную бумажную форму, сформировать из них дела и оформить их в установленном порядке. Свой отказ принять на хранение документы в электронной форме она объяснила тем, что сложно определить сроки хранения таких документов, и не известно, по какой форме должна быть составлена их опись.

Какая форма описи должна использоваться в данном случае и как можно определить сроки хранения документов в электронной форме?

4. На основании докладной записки заведующей архивом Громовой Г.К. руководитель организации потребовал от секретаря одного из отделов Шаповаловой В.Г. представить письменные объяснения причины, по которой она нарушила график передачи документов в ведомственный архив.

Шаповалова В.Г. объяснила, что были допущены ошибки в нумерации нескольких дел. Несмотря на то, что ошибок было немного, ей пришлось просматривать дела, зачеркивая все номера листов и проставляя заново. Новая нумерация потребовала также замены заверительных надписей в делах, т.к. в них должно быть указано точное количество пронумерованных листов. Эти операции заняли очень много времени, поэтому график передачи дел в архиве был нарушен.

Можно ли посчитать такое объяснение обоснованным? Что следует предпринять, если обнаружились ошибки в нумерации листов дела?

5. Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя Мирошниченко Н.В. подготовила дела, содержащие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет) сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены, о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены картотеки с регистрационно-контрольными карточками на все эти документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив).

Все дела были подшиты Мирошниченко Н.В. в твердую обложку, листы документа пронумерованы. В каждом деле была составлена заверительная надпись, указывающая на общее количество листов включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел.

Мирошниченко Н.В. внесла дела в две описи: в опись дел постоянного хранения – соответственно дела с документами постоянного хранения; в опись дел временного хранения - вначале дел с документами со сроком свыше 10 лет, затем дела с документами со сроками хранения от 5 до 10 лет.

Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным требованиям? Каким документом должна была руководствоваться Мирошниченко Н.В., выполняя эту работу?

6. Чтобы избежать утери документов, при оформлении дел секретарь подразделения Климова Т.М. подклеивала в каждую папку лист бумаги, на которой она вносила сведения о каждом подшитом деле документа. В состав сведений включались следующие реквизиты:

а) номер и дата документа;

б) краткое содержание;

в) корреспондент или адресат (для входящих и исходящих документов);

г) фамилия подписавшего документ должностного лица;

д) исполнитель.

В конце проставлялось общее количество включенных в дело документов.

Можно ли считать перечень этих сведений внутренней описью дела? На каком этапе работы с документами должна составляться внутренняя опись и в чем ее назначение?

7. Дело было сформировано в информационно-рекламном отделе закрытого акционерного общества «Консалтинг». Индекс информационно-рекламного отдела по классификатору подразделений ЗАО «Консалтинг» - 06.

В деле были сгруппированы протоколы заседания коллегиального исполнительного органа общества – правления. Заголовок была, помещался в номенклатуре дел под номером 10, там же был определен срок его хранения – постоянный.

Оформите обложку дела в соответствии с представленными данными и определите, какие дополнительные сведения необходимы для ее полного оформления. Какими документами определяются перечень сведений, выносимых на обложку дела, порядок их расположения и правила заполнения?

8. Структурным подразделениям в архив организации были переданы на хранение дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения. Дела передавались по двум описям: по описи дел постоянного хранения и по описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи, сгруппированные в отдельное дело, хранились в архиве вместе с делами данного подразделения. После истечения сроков временного хранения соответствующие дела вместе с описями были уничтожены. Описи дел постоянного хранения вместе с делами были оставлены на постоянное хранение.

Определите, были ли соблюдены правила хранения описей дел в архиве организации.

9. ЗАО «Вымпел» не имеет внутренней организационной структуры. Объем его документооборота составляет около 5 тыс. документов в год. В секретариате, который является службой делопроизводства общества, считают, что в такой небольшой организации не обязательно составлять опись дел. Для передачи дел, законченных делопроизводством, на дальнейшее хранение в ЗАО «Вымпел» используют так называемую выписку из номенклатуры дел. В нее включают дела с постоянными и долговременными сроками хранения, делая их выборку из номенклатуры дел организации. Эта выписка хранится в архиве вместе с делами и является основным архивным учетным и справочным документом.

Является ли опись обязательным документом для любых организаций, в т.ч. для акционерных обществ? Может ли номенклатура дел заменить опись при решении задач учета и раскрытия содержания дел?

10. Составляя опись дел своего подразделения, секретарь перенесла в нее сведения из номенклатуры дел, ничего не меняя. В графу «индекс дела» были занесены присвоенные делам в номенклатуре индексы. Формулировки заголовком дел и очередность их расположения точно соответствовала номенклатуре дел. Также остались без изменения сроки хранения дел.

Каждое дело (заголовок дела) было внесено в опись под самостоятельным порядковым номеров. Если дело состояло и нескольких томов, их количество было указано в скобках под заголовком. Например:

5.03-05 «Переписка с компанией «Корн» о поставке продукции»

6.03-06 «Переписка с компанией «Снежана» о поставке продукции»

В графу «крайние даты» были внесены даты первого и последнего документа в деле или дата первого документа в первом томе и последнего документа в последнем томе, когда дело состояло из нескольких томов. Количество листов также подсчитывалось суммарно по всем томам дела.

Какие правила составления описи были нарушены в данном случае? Объясните, что означает требование составления описи дел на основе номенклатуры дел.