Понятие делопроизводства. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Документы, поступающие в организации и учреждения, проходят ряд взаимосвязанных стадий. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. Все документы делятся на три группы.

1. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

2. Исходящий документ – документ, созданный в данном учреждении и отправленный адресату.

3. Внутренний документ – документ создается и функционирует в данном учреждении. Более широким, чем понятие «документооборот», является понятие «делопроизводство».

Делопроизводство – деятельность по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Например:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия.

3. Унифицированная система документации по труду и т.д.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документации по принятым для этой системы

Стр. 14

правилам, стандартам, оформленный и зарегистрированный в установленном порядке.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.