Классификация управленческой документации

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, акты, договоры, уставы и т. д.

По стадии созданиядокументы подразделяются на черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки и отпуски.

Стр. 16

Черновик – это документ в предварительной редакции.

Подлинник – это первый экземпляр документа. Он должен быть подписан должностным лицом и в случае необходимости заверен печатью (штампом). Копией называют документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их, с пометкой в правом углу «Копия».

По способу воспроизведения подлинника различают факсимильные и свободные копии.

Факсимильная копия четко отражает все особенности расположения элементов подлинника (реквизитов), например, фотокопия.

Свободная копия полностью передает содержащуюся в документе информацию, но без графического соответствия подлиннику.

Если необходимо воспроизвести часть документа, делают не копию, а выписку (выписка из протокола, приказа).

Копии и выписки имеют юридическую силу, если они заверены в установленном порядке (нотариальной конторой, отделом кадров, канцелярией).

Разновидностью копии является дубликат, который имеет одинаковую юридическую силу с подлинником. Дубликат выдается в случае утраты подлинника документа.

Отпуском называется копия исходящего документа (письма) остающегося в учреждении. Отпуск изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаге и заверяется. Отпуски используются для организации справочного учета документов.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление и содержание которых не соответствует истине.

Подлинные документы в свою очередь делят на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу, например, при истечении срока действия.

По роду деятельности документы классифицируются на системы документации: плановую, управленческую (главным образом в виде организационно-распорядительных документов), расчетно-денежную, конструкторскую, технологическую и т.д.

В текущей работе классификацию документов необходимо производить при их группировке в дела.

Таким образом, делопроизводство представляет собой деятельность, которая охватывает документирование и организацию работы с документами.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями

Стр. 17

действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

1) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

2) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

3) документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книж-ки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

4) плановые документы (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, анализы отчетных данных);

5) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

6) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

7) нормативные документы вышестоящих органов – документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т. д.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

8) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

9) контракты (договоры), соглашения, предложения.