Понятие «документ». Функции документа

На современном этапе развития общества огромное значение приобрела информация, важнейшими носителями которой, особенно в деловой сфере, являются различные виды документов.

Документы – одно из основных средств делового общения. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. При этом документы во многих случаях являются главным аргументом при решении спорных вопросов.

Слово «документ» происходит от латинского «документум» (documentum), что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху, документами стали называться деловые бумаги, имеющие значимость. В дальнейшем у слова «документ» появились два новых значения: узкое – паспорт, удостоверение личности и расширенное – все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо.

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Функциями документа являются:

1. Функция документирования процессов, событий, действий и фактов.

2. Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях – аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, являются основой характеристик при определении возможностей и перспективности работников, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

Стр. 13

5. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

6. Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие историческую ценность, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.