Классификация документов. Классификация управленческой документации

Для того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы сними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, ускоряет исполнение и контроль.

В текущей работе классификацию документов необходимо производить при группировке их в дела. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Нельзя подшивать в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, приказы и письма об исполнении.

Существуют различные признаки классификации документов.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, фото и кинодокументы, акустические.

Письменные (рукописно-печатные) включают документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные в типографии и на множительных аппаратах.

Графические документы – графики, карты, схемы, планы.

Фото– и кинодокументы фиксируют на специальных носителях (кино-, фотопленка) и позволяют запечатлеть объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации при протоколировании собраний, совещаний и т. п.

По степени сложности выделяют простые и сложные документы. Простые документы содержат один вопрос, сложные – два и более вопросов.

Стр. 15

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу.

Организационно-распорядительные документы делятся в свою очередь на организационные, распорядительные и информационно-справочные.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящим органом для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные – также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Постоянная информация трафаретных документов изготавливается типографским способом, а для переменной информации оставляют свободные места.

По месту составления документы классифицируются на внутренние и внешние (входящие и исходящие).

Внутренние документы – документы, создаваемые учреждением.

Внешние документы – входящая и исходящая корреспонденция.

По срочности различают срочные и несрочные документы.

Срочные – документы, на которых установлен срок использования или доставки меньше, чем предусмотрено нормативными актами. К этой группе относятся документы с установленным сроком действия. Например, доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой «срочно».

Документы, которые используют в срок, установленный администрацией, считаются несрочными.

По происхождению документы подразделяют на служебные и личные.

Служебные документы исходят от учреждений и должностных лиц.

Личные – только от граждан (письма, жалобы, личные заявления).

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

На секретных документах и для служебного пользования проставляется гриф ограничения доступа к документу.

По срокам хранения различают документы постоянного, долгосрочного (свыше 10-ти лет) и временного (до 10-ти лет) хранения.