II. Структура делового письма

Большое число компаний при оформлении деловых писем используют стандартное расположение абзацев и свободную пунктуацию.

Приведем пример письма со стандартным расположением строк принятый в Великобритании (Layout: British Style):

1. RELIANCE HOLDINGS FINANCE GROUP 88 Martins Lane London EC2V 6BH Telephone 01 – 588 3782 2. Your ref: LE/N Our ref: HCD/RP 3. 14^th November 20__ 4. Messrs Watson & Bruce Hardware Dealers 14 Castle Road Edinburgh 5. Attention: Mr. P. James 6. Dear Sirs, 7. Up-to-date list of addresses 8. Thank you for your letter of 11th November, asking for an up-to-date list of addresses of our branches. We have pleasure in enclosing this brochure, showing the location of all our branches and agencies at home and abroad. 9. Yours faithfully, (signature) 10. S.S. Carson Group Organization RELIANCE HOLDINGS 11. George Black Chief Executive 12. Enc.

Цифры, указанные с левой стороны вышеприведенного письма, обозначают следующие части письма:

1. Заголовок бланка компании или адрес отправителя (Letterhead)

Стр. 42

Printed letter head includes name, address, telephone number of the sender, and may contain a description of the business, trade-mark, telegraphic address, telex, etc.

Название компании Reliance Holdings Finance Group

Номер дома, название улицы 88 Martins Lane

Город, штат/ графство, индекс London EC2V 6BH

Страна (может отсутствовать)

Номер телефона / факса 01-588 23782

В США индекс представлен пятью цифрами, в Великобритании – цифрами и буквами.

2. Ссылки (References). Слова «Наша ссылка на» с последующими инициалами (Your Ref.: LE/N) используются только в ответе на письмо, содержащее эту ссылку. «Наша ссылка на» (Our Ref.) обычно состоит из инициалов отправителя и секретаря (может отсутствовать).

3. Дата (Date). Письмо всегда должно быть датировано, причем может быть использовано как количественное, так и порядковое числительное. Например: 14 November или 14 th November.

4. Имя и адрес получателя (Inside address).

5. Специальное обращение (Attention line). Например: «Срочно», «Секретно» (может отсутствовать).

6. Приветствие (Salutation). Starts with a capital letter and is usually followed by a comma.

7. Указание на общее содержание письма (Subject line). May also be omitted.

8. Основной текст письма, разделенный на абзацы (Body of the letter). Обычно основной текст письма делится на четыре части: вступление (opening), где говориться почему Вы пишите; цель (purpose), где Вы указываете причину написания письма; предложение / действие (action), где предлагаются Ваши действия; выражение вежливости (polite expressions), где Вы благодарите читателя.

9. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close). Заключительная формула вежливости может быть официальной и неофициальной.

Английский:

официальный Dear sir / madam Yours faithfully,

стандартный Dear Mr. Watson Yours sincerely,

неофициальный Dear Tom, Yours sincerely,

Yours truly,

Американский:

официальный Dear Sir / Madam: Yours very truly,

Very truly yours,

стандартный Dear Mr. Watson: Sincerely,

Стр. 43

Sincerely yours,